Wat is een uittreksel Handelsregister?
Een uittreksel Handelsregister is een officieel document met de belangrijkste gegevens van jouw onderneming zoals die bij de KvK zijn geregistreerd. Het document is een momentopname en toont de situatie op de dag van afgifte. Je gebruikt het om aan te tonen dat jouw bedrijf bestaat en correct staat ingeschreven. Het uittreksel heeft geen vaste einddatum, maar verliest zijn praktische waarde zodra gegevens wijzigen. Daarom wordt vaak om een recent uittreksel gevraagd.
Welke gegevens staan er op een KvK-uittreksel?
Op een KvK-uittreksel staan de kerngegevens van je onderneming. Het gaat om:
- bedrijfsnaam
- KvK-nummer
- rechtsvorm
- vestigingsadres
- eigenaar of bestuurder
- tekenbevoegde personen
- eventuele nevenvestigingen
Gevoelige privégegevens worden afgeschermd. Het document is bedoeld om zakelijke duidelijkheid te geven, niet om persoonlijke informatie te delen.
Waarom is een KvK-uittreksel nodig?
Een KvK-uittreksel wordt gebruikt om zekerheid te geven over jouw onderneming. Banken vragen het bij het openen van een zakelijke rekening of bij financiering. Overheidsinstanties kunnen het eisen bij subsidies of vergunningen. Ook opdrachtgevers gebruiken het om te controleren of zij met een bestaande en bevoegde ondernemer zaken doen. Zonder uittreksel kan een aanvraag of overeenkomst worden vertraagd of geweigerd.
Soorten uittreksels
De Kamer van Koophandel biedt verschillende soorten uittreksels aan. Niet elk uittreksel is geschikt voor officieel gebruik. Het verschil zit vooral in de mate van waarmerking en de manier waarop het document mag worden gebruikt. Daarom is het belangrijk om vooraf te bepalen waarvoor je het nodig hebt.
Online inzien
Deze variant gebruik je alleen om gegevens te bekijken. Het document is niet gewaarmerkt en niet geschikt als officieel bewijs.
Digitaal gewaarmerkt
Dit is een officieel PDF-document met digitale waarmerk. Je mag het digitaal delen, maar printen maakt het ongeldig.
Papier gewaarmerkt
Dit is een fysiek document op officieel papier. Het wordt vaak gevraagd wanneer een papieren bewijs nodig is.
Engelstalig uittreksel
Deze versie is deels vertaald naar het Engels. Niet elke buitenlandse instantie accepteert dit zonder aanvullende stappen.
Wat kun je met een KvK-uittreksel?
Met een KvK-uittreksel toon je aan dat jouw onderneming officieel staat ingeschreven. Het document wordt gebruikt om jouw zakelijke identiteit vast te stellen en om te controleren wie bevoegd is om te handelen. Veel organisaties vragen hier standaard om bij formele processen.
Je gebruikt een KvK-uittreksel onder andere voor:
- het openen van een zakelijke bankrekening
- het aanvragen van subsidies of financiering
- het afsluiten van contracten met opdrachtgevers
- inschrijving bij platforms of leveranciers
- controle van tekenbevoegdheid
Hoe lang is een KvK-uittreksel geldig?
Formeel heeft een KvK-uittreksel geen einddatum. In de praktijk vragen organisaties vrijwel altijd om een recent document. Vaak mag het uittreksel niet ouder zijn dan één maand. Dit komt doordat bedrijfsgegevens kunnen wijzigen. Zodra er iets verandert in je inschrijving, is een eerder uittreksel niet meer actueel. Voor officiële aanvragen is een nieuw uittreksel daarom verstandig.
KvK-uittreksel aanvragen
Je kunt een KvK-uittreksel online aanvragen via de website van de Kamer van Koophandel. Daar kies je het type uittreksel en betaal je direct. Een digitaal uittreksel ontvang je meestal binnen enkele minuten per e-mail. Een papieren versie wordt per post verstuurd. In sommige gevallen kun je het uittreksel ook op afspraak ophalen bij een KvK-kantoor. Online aanvragen is meestal het snelst.
Kosten van een uittreksel uit het Handelsregister
De KvK hanteert vaste tarieven voor uittreksels. Online inzage is het goedkoopst. Digitaal en papier gewaarmerkt zijn duurder omdat deze officieel bruikbaar zijn. De tarieven zijn vrijgesteld van btw. De KvK gebruikt deze inkomsten voor het beheer van het Handelsregister.
Gratis KvK-uittreksel
Via je KvK-account kun je meerdere keren per jaar gratis gegevens online inzien. Dit is geen officieel uittreksel.
KvK-uittreksel btw
Over een KvK-uittreksel betaal je geen btw. De dienst is vrijgesteld van omzetbelasting.
