Ben je net begonnen als zzp’er? Dan kom je snel het uittreksel uit het Handelsregister tegen. Misschien vraagt je bank er wel om als je een zakelijke rekening wilt openen. Of een opdrachtgever wil eerst een recent uittreksel zien voordat hij met je gaat samenwerken.
Maar wat is zo’n uittreksel eigenlijk? En wanneer heb je er zo een nodig? In dit artikel leggen we het je uit. We vertellen wat een uittreksel is, waarom het belangrijk is voor zpp’ers en hoe je er zelf makkelijk aan kunt komen.
Wat is een uittreksel Handelsregister?
Een uittreksel uit het Handelsregister is een officieel papier van de Kamer van Koophandel (KvK). Hierop staan de belangrijkste gegevens van jouw bedrijf. Denk dan aan het volgende.
- De naam van je bedrijf en de rechtsvorm
- Je inschrijfnummer en het adres van je vestiging
- De datum waarop je bedrijf is opgericht
- Welke activiteiten je bedrijf doet
- De eigenaar of de mensen die gemachtigd zijn
Je kunt het uittreksel dus zien als het ‘paspoort’ van je bedrijf. Het is het bewijs dat jouw onderneming officieel bij de KvK geregistreerd staat.
Wanneer heb je het nodig als zzp’er?
In het begin zul je misschien denken: “Waarom heb ik dit eigenlijk nodig?” Maar als zzp’er krijg je er toch vaak mee te maken. Dat kan gebeuren in deze gevallen:
- Als je een zakelijke rekening wilt openen bij de bank
- Wanneer je een bedrijfsauto gaat leasen of een verzekering afsluit
- Voor het huren van een kantoor of werkplek
- Bij het aanvragen van bepaalde overheidsregelingen of subsidies
- Soms ook als je samenwerkt met grotere opdrachtgevers
Meestal vragen ze om een recent uittreksel, dat niet ouder is dan 3 maanden. Heb je zoiets nou niet? Dan kun je vaak de aanvraag of afspraak niet afronden.
Hoe vraag je een uittreksel aan?
Een uittreksel aanvragen is gelukkig zo gepiept. Ga naar deze link en zoek op je bedrijfsnaam of KvK-nummer. Daarna kies je het type uittreksel dat je nodig hebt:
- Digitaal uittreksel (PDF)
Je kunt dit uittreksel direct downloaden. Voor de meeste situaties is dit meer dan voldoende. Kosten: €9,25 - Papieren uittreksel met stempel
Deze wordt per post verstuurd of kun je ophalen. Alleen nodig als een organisatie er specifiek om vraagt. Kosten: €18,55
De digitale versie is dus het snelst en handigst. Goed om te weten is dat je de kosten mag aftrekken als zakelijke uitgave.
Is een screenshot of printje ook goed?
Nee, een schermafbeelding van zo’n uittreksel is niet voldoende. Je hebt echt het officiële document van de KvK nodig. Een screenshot van je profielpagina telt niet. Vraag dus altijd de juiste versie aan en sla die op in je digitale administratie.
Handig om te weten
Je doet er als ondernemer goed aan om altijd een recent uittreksel klaar te hebben staan. Bijvoorbeeld in je digitale map met belangrijke bedrijfsdocumenten. Zo hoef je niet te stressen als iemand er ineens om vraagt.
Kleine tip: kijk af en toe even naar je gegevens bij de KvK. Ben je verhuisd? Doe je andere zaken met je bedrijf? Zorg dat je uittreksel klopt. Kloppen de gegevens niet, dan kan dat zorgen voor vertraging of verwarring bij aanvragen of samenwerkingen.
Conclusie
Een uittreksel uit het Handelsregister lijkt misschien iets kleins, maar als zzp’er heb je het echt nodig. Het is het bewijs dat jouw bedrijf officieel bestaat en je hebt het nodig bij allerlei zakelijke dingen. Gelukkig is het aanvragen zo geregeld. Met een beetje voorbereiding voorkom je stress. Zorg dat je altijd een recente versie hebt. Zo kom je professioneel en goed voorbereid over.
