Wat zijn zakelijke reiskosten?
Zakelijke reiskosten zijn kosten die je maakt voor reizen die direct samenhangen met je onderneming. Denk aan ritten naar klanten, leveranciers, vergaderingen, zakelijke evenementen of trainingen. Het maakt niet uit welk vervoermiddel je gebruikt, auto, trein, bus, taxi of zelfs de fiets, zolang het doel van de reis zakelijk is, zijn de kosten in principe aftrekbaar.
Om reiskosten te kunnen onderbouwen, bewaar je de zakelijke afspraak en de bijbehorende tickets, facturen of ritgegevens. Noteer bij autoritten de datum, vertrek- en aankomstadres, het zakelijke doel en de kilometers. Een app kan helpen bij vastleggen; controleer of je registratie volledig en juist is.
Auto op de zaak
Heb je een auto die tot je zakelijke vermogen behoort? Dan heb je te maken met een auto op de zaak. In dat geval mag je vrijwel alle autokosten opvoeren als bedrijfskosten. Denk aan:
- Brandstof (benzine, diesel, elektriciteit)
- Onderhoud en reparaties
- Motorrijtuigenbelasting
- Verzekeringen
- Parkeerkosten
- Tolwegen en vignetten
- Afschrijving van de auto
Alle kosten die je maakt voor deze auto verwerk je in je boekhouding. Zo verlaag je je belastbare winst, wat uiteindelijk gunstig is voor je inkomstenbelasting.
Bijtelling
Gebruik je je zakelijke auto ook privé? Dan krijg je te maken met bijtelling. Rijd je meer dan 500 kilometer privé per jaar met de auto van de zaak, dan moet je een bedrag bij je winst optellen. Dat bedrag wordt bepaald als een percentage van de cataloguswaarde van de auto. In de meeste gevallen is dit 22%, tenzij je een elektrische auto hebt, dan geldt een lager percentage tot een bepaald bedrag.
Privéauto: zakelijke kilometers aftrekken
Gebruik je je privéauto voor zakelijke ritten? Dan kun je geen losse autokosten aftrekken, zoals brandstof of onderhoud. In plaats daarvan mag je per zakelijk gereden kilometer een vast bedrag aftrekken van je winst. Dat heet de kilometervergoeding en bedraagt in 2026 €0,25 per kilometer, met terugwerkende kracht vanaf 1 januari. Voor 2025 geldt €0,23.
Dit bedrag dekt alle autokosten: brandstof, onderhoud, verzekering en parkeerkosten. Houd je zakelijke ritten dus goed bij, want elke kilometer telt mee. Rijd je bijvoorbeeld 3.000 kilometer zakelijk? Dan mag je 3.000 × €0,25 = €750 aftrekken van je winst.
Rittenregistratie en bewijs voor de Belastingdienst
Om je reiskosten te kunnen aftrekken, moet je kunnen aantonen dat je de ritten ook daadwerkelijk hebt gemaakt. Een goede rittenregistratie is dus onmisbaar. Hierin noteer je per rit:
- De datum
- Het vertrek- en aankomstadres
- Het aantal gereden kilometers
- Of het om een zakelijke of privérit gaat
Gebruik je een auto van de zaak en wil je bijtelling voorkomen? Dan moet je ook de kilometerstand bijhouden aan het begin en einde van het jaar en per rit. Dit kan handmatig in Excel, maar er zijn ook apps en boekhoudprogramma’s.
Zorg er ook voor dat je bonnen, tickets of tankbewijzen bewaart. Bij een controle moet je kunnen aantonen dat de reiskosten die je hebt opgevoerd, daadwerkelijk zijn gemaakt.
Reiskosten van het openbaar vervoer aftrekken
Reis je zakelijk met de trein, bus, metro of tram? Voor gewone zakelijke afspraken zijn de werkelijke kosten in beginsel aftrekbaar. Voor congressen, seminars en studiereizen gelden aparte beperkingen, zoals hieronder uitgelegd. Er geldt geen vaste kilometervergoeding zoals bij de auto. Je mag de werkelijke kosten opvoeren. Denk aan losse kaartjes, abonnementen of OV-chipkaarttransacties.
Zorg wel dat je je vervoersbewijzen bewaart. Je kunt bijvoorbeeld elke maand een overzicht downloaden van je OV-chipkaartgebruik. Daarmee laat je zien dat de ritten zakelijk waren.
Kosten van een taxi aftrekken
Heb je een taxi genomen om op tijd bij een klant of afspraak te komen? Dan zijn ook die kosten aftrekbaar, mits de rit zakelijk was. Bewaar de bon of de digitale factuur van bijvoorbeeld Uber. Btw die je als voorbelasting terugvraagt, neem je niet nogmaals als kosten op. Lees de voorwaarden voor btw op zakelijke taxikosten.
Reiskosten naar het buitenland
Voor een zakelijke afspraak in het buitenland kunnen bijvoorbeeld trein-, vliegtuig- en taxikosten aftrekbaar zijn. Maak onderscheid tussen een gewone klantreis en reizen voor congressen, seminars, symposia, excursies of studiereizen.
Bij die laatste categorie gelden beperkingen voor gemengde kosten én in beginsel een maximum van €1.500 voor reis- en verblijfkosten. Als deelname noodzakelijk is voor je werkzaamheden, geldt dat maximum niet; de overige aftrekbeperking moet je nog wel beoordelen. Zie het overzicht van de Belastingdienst en onze uitleg over beperkt aftrekbare kosten.
Zakelijke reis combineren met privé
Verleng je een klantbezoek met vakantie? Splits de kosten op basis van het werkelijke zakelijke en privédoel. Bewaar je afspraken, facturen en reisplanning. Een paar zakelijke e-mails tijdens een vakantie maken de hele reis niet zakelijk. Voor eten en drinken tijdens een zakelijke reis gelden afzonderlijke regels.
Woon-werkverkeer
Voor werknemers geldt woon-werkverkeer meestal niet als aftrekbare kosten. Maar als zzp’er mag je de kilometers die je maakt van huis naar je werkplek wél als zakelijke ritten opvoeren. Dus rijd je elke dag naar je atelier, kantoor of klant? Dan mag je die kilometers gewoon meetellen in je kilometervergoeding of in je rittenregistratie.
Let op: voor de btw worden woon-werkkilometers als privé gezien, maar voor de inkomstenbelasting zijn ze zakelijk. Dat maakt ze dus aftrekbaar.
Reiskosten doorbelasten aan je opdrachtgever
In sommige gevallen kun je je reiskosten doorbelasten aan je opdrachtgever. Dat kan op twee manieren:
- Je verwerkt de kosten in je uurtarief.
- Je specificeert de reiskosten apart op de factuur.
Doorbelaste reiskosten horen in beginsel bij de vergoeding voor je dienst en volgen het btw-tarief van die dienst. Bij vrijgestelde prestaties of toepassing van de KOR kunnen andere regels gelden. De kosten of kilometeraftrek verwerk je afzonderlijk volgens de regels voor jouw vervoermiddel. Spreek vooraf duidelijke afspraken af met je klant, bijvoorbeeld in je offerte of opdrachtbevestiging.
Reiskosten aftrekken bij de inkomstenbelasting
Je verwerkt zakelijke reiskosten in je administratie en houdt bij de fiscale winst rekening met eventuele aftrekbeperkingen. Ze verlagen je winst, waardoor je minder inkomstenbelasting betaalt. Er is geen speciaal vakje voor reiskosten in je aangifte. Ze maken gewoon deel uit van je totale bedrijfskosten.
Zorg dat je alleen kosten opvoert die echt zakelijk zijn. Twijfel je of een reis zakelijk is, beoordeel dan het doel, de noodzaak voor je onderneming en eventuele privéonderdelen. Alleen zeggen dat de reis nuttig was voor je werk is onvoldoende onderbouwing voor volledige aftrek.
Meer uitleg over zakelijk vervoer
Gebruik je verschillende vervoermiddelen? Vergelijk de zakelijke fiets en privéfiets. Voor het verzamelen van brandstoftransacties lees je de uitleg over een tankpas voor zzp’ers; een tankpas bepaalt op zichzelf niet je recht op aftrek. Rijd je uitsluitend zakelijk in een bestelauto, bekijk dan de voorwaarden voor de verklaring uitsluitend zakelijk gebruik.
