Als echte ondernemer geef je geld uit om je bedrijf soepel te laten lopen. Een deel daarvan zijn representatiekosten. Daarmee bedoelen we kosten zoals zakelijke lunches, cadeaus voor klanten en feestjes voor het team. Handig voor je netwerk? Ab-so-luut. Maar is het ook helemaal aftrekbaar? Dat helaas niet. De Belastingdienst ziet deze kosten deels als privé-uitgaven. In dit artikel leggen we je haarfijn uit wat representatiekosten zijn, welke uitgaven hieronder vallen en hoe je ze slim verwerkt in je boekhouding.
Wat zijn representatiekosten?
Representatiekosten zijn uitgaven om je netwerk warm te houden of je bedrijf in de spotlight te zetten, zonder dat je daar gelijk iets voor terugkrijgt. Denk dan aan een chique lunch, een leuk geschenk of een mooi bedrijfsfeest. Dat klinkt goed, maar de Belastingdienst vindt daar wel iets van. Deze kosten zijn namelijk maar deels aftrekbaar, omdat er vaak een privé-tintje aan zit. Om die reden is het slim om precies te weten welke uitgaven hieronder vallen en hoe je ze op de juiste manier verwerkt in je administratie.
Welke representatiekosten vallen hieronder?
Representatiekosten komen in allerlei vormen. Het zijn uitgaven voor je zakelijke contacten, maar zonder directe invloed op je omzet. En daar stelt de Belastingdienst grenzen aan. Want niet alles mag zomaar van de belasting af. Hier een paar veelvoorkomende voorbeelden.
Voorbeelden
- Zakelijke lunches en diners – Eten en drinken met (potentiële) klanten of zakenpartners.
- Relatiegeschenken – Cadeaus voor klanten of leveranciers, zoals een fles wijn of een goed boek. Maar hier gelden altijd wat aanvullende regels, lees hier.
- Bedrijfsfeesten en evenementen – Bijeenkomsten om je zakelijke netwerk of team te versterken.
- Vakliteratuur en studiekosten – Boeken, tijdschriften of trainingen om je kennis en vaardigheden op peil te houden.
Kan je representatiekosten aftrekken?
Je mag representatiekosten niet volledig van je winst aftrekken. Meestal is maar 80% namelijk aftrekbaar. De rest blijft voor eigen rekening. Maar let op: er zijn uitzonderingen. Bijvoorbeeld bij studiereizen of congressen, daar kunnen andere regels gelden. Check dus goed wat de Belastingdienst toestaat, zodat je geen onnodige fouten maakt.
Hoe verwerk je representatiekosten in je boekhouding?
Om je representatiekosten goed in je administratie te verwerken, is het slim ze apart op te schrijven. Op die manier houd je overzicht, voorkom je onterechte aftrek en ben je klaar voor een eventuele belastingcontrole. Let hierbij op de volgende punten.
Juiste categorisering
Zet de representatiekosten in een aparte categorie in je administratie. Op die manier zie je in één oogopslag welk deel aftrekbaar is en welk niet. Zorg dat je duidelijke omschrijvingen gebruikt. Zo weet je op een later moment nog precies waar de uitgaven voor waren.
Bewijsstukken en facturen bewaren
Bewaar altijd de bonnetjes en facturen van representatiekosten. Schrijf op wie erbij was en wat het doel van de gelegenheid was. Dat is handig bij een belastingcontrole en zo mis je geen aftrekbare kosten.
Verschil tussen representatiekosten en reclamekosten
Representatiekosten en reclamekosten worden vaak door elkaar gehaald, maar de Belastingdienst ziet een duidelijk verschil. Reclamekosten, zoals advertenties, promotiemateriaal en sponsoring, zijn volledig aftrekbaar. Representatiekosten zijn maar deels aftrekbaar.
Conclusie
Representatiekosten maken deel uit van je zakelijke uitgaven, maar zijn niet volledig aftrekbaar. Het is daarom belangrijk om ze goed te onderscheiden van andere kosten, zoals reclame. Met een nette administratie en de juiste bewijsstukken voorkom je problemen bij een eventuele belastingcontrole. Zorg er dus voor dat je de regels kent en haal het maximale uit de aftrekbaarheid binnen de wettelijke grenzen.
