Ben je ondernemer? Dan betaal je btw over je zakelijke uitgaven. Maar goed nieuws: die btw kun je vaak terugkrijgen. Dit heet voorbelasting. Dit kan je namelijk flink wat geld schelen. Toch laten veel ondernemers hier kansen liggen. En dat is zonde. In dit artikel vertellen we je alles over voorbelasting. Hoe het werkt, wanneer je het mag aftrekken en welke fouten je beter kunt vermijden.
Voorbelasting betekenis
Met voorbelasting bedoelen we de btw die je betaalt over je zakelijke uitgaven. Denk dan aan een laptop, een boekhoudabonnement of je werktelefoon. Goed te weten: die btw kun je terugkrijgen van de Belastingdienst. Je schiet het dus eerst voor, maar bij je btw-aangifte trek je het weer af. Dat doe je bij vakje 5b: voorbelasting. Zo makkelijk is het. Voor veel ondernemers is het een goede manier om kosten te drukken. Mis die kans dus niet.
Voorbelasting berekenen
Op een zakelijke factuur staat de btw meestal apart vermeld. Tel alle btw-bedragen van je zakelijke aankopen per kwartaal bij elkaar op. Dit totaal geef je op als voorbelasting bij je aangifte.
Even een voorbeeldje: je koopt een laptop voor €1.000 + €210 btw en een boekhoudpakket voor €20 + €4,20 btw. In totaal mag je €214,20 terugvragen. Dit wordt verrekend met de btw die je van klanten hebt ontvangen. Uiteindelijk betaal je alleen dus het verschil. Dat is makkelijk verdiend.
Zorg er dus voor dat je bonnen en facturen goed bewaart, zodat je altijd kunt aantonen wat je hebt gekocht.
Voorbelasting btw aftrekken
Je mag niet zomaar voor iedere aankoop de btw terugvragen. Daar zijn namelijk regels voor. Eerst dit: als je zelf geen btw rekent aan je klanten, mag je ook geen btw aftrekken. Ook moet je factuur kloppen. Het moet volledig zijn, foutloos en op naam van je bedrijf staan.
De btw aftrekken mag sowieso niet bij:
- Privékosten, zelfs als je die per ongeluk zakelijk hebt betaald
- Eten en drinken onderweg of bij klantafspraken
- Onvolledige of vage bonnen (zoals bijvoorbeeld een losse pinbon)
- Dure relatiegeschenken zonder juiste registratie
Check dus altijd goed of je de btw echt mag terugvragen. Dat scheelt gedoe achteraf.
Overzicht: wat mag wel en wat mag niet
| Uitgave | Voorbelasting aftrekbaar? | Opmerking |
| Laptop voor werk | Ja | Als factuur op naam staat |
| Zakelijke software | Ja | Denk aan boekhouding |
| Lunch met collega | Nee | Eten en drinken mag niet |
| Cadeau t.w.v. €80 voor klant | Nee | Boven de drempel, tenzij geregistreerd |
| Tankbon zonder bedrijfsnaam | Nee | Geen geldige factuur |
| Boekhouder of fiscalist | Ja | Volledig aftrekbaar |
Voorbelasting voorbeelden
Voorbeeld 1 – Wel voorbelasting
Heb je een nieuwe printer nodig? Je schaft er een aan voor €200 exclusief btw. De factuur van de printer staat op naam van je bedrijf en je gebruikt ‘m alleen zakelijk. Perfect dus. Die €42 btw mag je dus aftrekken bij je aangifte. Gewoon even invullen bij vakje 5b en klaar. De Belastingdienst stort het terug.
Voorbeeld 2 – Geen voorbelasting
Honger onderweg? Je koopt een broodje voor €8,50 en bewaart het bonnetje. Maar helaas. Het broodje staat niet op een bedrijfsnaam. En bovendien: eten en drinken mag je niet aftrekken. Zelfs niet als je het tussen twee klantafspraken door opeet. De Belastingdienst is hier erg streng in. Dus zet dit niet in je aangifte.
Conclusie
Als ondernemer mag je btw terugvragen over zakelijke uitgaven. Dit regel je bij je btw-aangifte onder vakje 5b. Klinkt simpel, maar niet iedere aankoop komt in aanmerking. De kosten moeten namelijk echt zakelijk zijn. Je moet zelf btw rekenen aan klanten en de factuur moet volledig en correct zijn.
Btw terugvragen op eten en drinken? Vergeet het maar. Ook privé-uitgaven en onduidelijke bonnen zonder details vallen buiten de boot. Door hier bewust mee om te gaan, voorkom je gedoe en haal je het meeste uit je btw-aangifte. Heb je twijfels hierover? Even checken of overleggen met je boekhouder kan nooit kwaad.
Hulp nodig? We reageren snel!