Wat is urenregistratie?
Urenregistratie betekent dat je alle uren die je aan je bedrijf werkt vastlegt. Je noteert welke taak je doet, hoe lang je eraan werkt en wanneer je die uren hebt gemaakt. Het kan gaan om directe uren voor klanten of indirecte uren die nodig zijn om je bedrijf goed te laten draaien. Je bepaalt zelf hoe je dit bijhoudt zolang je overzichtelijk kunt laten zien wat je hebt gedaan. De registratie vormt een hulpmiddel om grip te houden op je werkzaamheden en helpt je bij het beoordelen van je inzet per maand of jaar.
Waarom is urenregistratie belangrijk?
Als je je uren vastlegt krijg je een duidelijk beeld van je inzet en kun je beter plannen. Je ziet hoeveel tijd je kwijt bent aan bepaalde opdrachten en kunt je tarieven en offertes hierop aanpassen. Het is ook nuttig richting klanten omdat je kunt laten zien welke werkzaamheden je hebt gedaan. Voor de Belastingdienst is de registratie belangrijk omdat je moet kunnen aantonen hoeveel uren je aan je bedrijf hebt besteed. Dit speelt een rol bij belastingvoordelen voor ondernemers en bepaalt of je aan de voorwaarden voldoet.
Is urenregistratie verplicht?
Er is geen verplicht standaardformulier voor je uren. Wil je een aftrek toepassen waarvoor het urencriterium geldt, dan moet je de bestede tijd aannemelijk kunnen maken. Een bijgehouden urenoverzicht met agenda, offertes, mails en facturen helpt daarbij. Een overzicht dat alleen achteraf globale aantallen noemt, is moeilijker te onderbouwen.
Urencriterium voor zzp’ers
Voor bepaalde ondernemersaftrekken geldt het urencriterium: minimaal 1.225 uur per kalenderjaar aan je onderneming(en). Ook als je later in het jaar start, wordt dit aantal niet naar rato verlaagd.
Daarnaast besteed je in beginsel meer tijd aan je onderneming dan aan andere werkzaamheden, zoals loondienst. Was je in één van de vijf voorafgaande jaren geen ondernemer, dan vervalt die tweede eis. Voor de mkb-winstvrijstelling geldt geen urencriterium. Je moet steeds ook aan de overige voorwaarden van de betreffende regeling voldoen. Zie de voorwaarden van de Belastingdienst.
Welke uren tellen mee?
Je mag alle uren meetellen waarin je actief aan je onderneming werkt. Het gaat om directe en indirecte uren die bijdragen aan je bedrijf. Ook voorbereidingsuren vóór je start tellen mee zolang ze gericht zijn op jouw onderneming. Uren waarin je beschikbaar bent zonder werkzaamheden tellen niet mee. De Belastingdienst kijkt of je aannemelijk kunt maken dat je deze uren echt hebt gewerkt.
Fictief dagvoorbeeld: je werkt 2,5 uur aan een klantopdracht en 45 minuten aan offertes en administratie. Je noteert 2,5 directe en 0,75 indirecte uren: samen 3,25 uur. Alleen de werkelijk gewerkte tijd telt; beschikbaarheid zonder werkzaamheden niet.
Voorbeelden van uren die wel en niet meetellen
| Soort uren | Tellen mee | Toelichting |
|---|---|---|
| Directe uren | Ja | Werk voor klanten, factureerbaar |
| Indirecte uren | Ja | Administratie, reistijd, marketing, offertes |
| Voorbereidingsuren | Ja | Werk vóór inschrijving bij KvK |
| Standby zonder taak | Nee | Alleen beschikbaar zijn telt niet |
| Privé activiteiten | Nee | Geen zakelijke activiteit |
Hoe kun je jouw uren bijhouden?
Je kunt je uren op meerdere manieren registreren. Veel zzp’ers beginnen met een spreadsheet waarin zij per dag hun werkzaamheden en uren noteren. Je kunt ook een agenda gebruiken waarin je bijhoudt wat je hebt gedaan. Digitale oplossingen zijn vaak praktischer omdat ze automatisch totalen maken en overzicht geven. Het belangrijkste is dat jouw methode duidelijk maakt wanneer je hebt gewerkt en wat je hebt gedaan. Kies dus een oplossing die je dagelijks kunt bijhouden zonder veel moeite.
Apps voor urenregistratie
Kies een hulpmiddel dat je consequent gebruikt en waarvan je de gegevens kunt exporteren. Vergelijk vooral hoe je taken omschrijft, timers corrigeert, directe en indirecte uren onderscheidt en bewijs bewaart.
| Methode | Praktisch voordeel | Let op |
|---|---|---|
| Spreadsheet | Zelf velden en overzichten kiezen. | Regelmatig invullen en een reservekopie bewaren. |
| Timer-app | Start en stop bij een activiteit. | Vergeten timers en pauzes controleren. |
| Urenmodule in boekhoudsoftware | Uren bij klanten en projecten bewaren. | Beschikbare functies, export en pakketvoorwaarden controleren. |
Een app beoordeelt niet automatisch welke tijd fiscaal meetelt.
Urenregistratie in MoneyMonk
Gebruik je MoneyMonk voor je uren? Leg per activiteit vast voor wie je werkt en wat je doet. Controleer in je eigen pakket welke urenfuncties en exports beschikbaar zijn. Neem indirecte werkzaamheden mee en controleer correcties op timers; een softwaretotaal is op zichzelf geen bewijs dat je aan het urencriterium voldoet.
Urenregistratie in Excel
Excel is een handige keuze als je zelf je overzicht wilt beheren. Gebruik bijvoorbeeld ons gratis Excel-sjabloon voor urenregistratie. Het bevat 300 lege regels met datum, activiteit, klant of project, begin- en eindtijd, pauze, berekende duur, directe of indirecte uren en een verwijzing naar bewijs.
Vul per activiteit een regel in en noteer tijden als 09:00. Vul pauze in minuten in, ook 0 als je geen pauze nam. Werk je over middernacht, splits de registratie dan over twee dagen. Controleer de berekende duur en bewaar je onderliggende afspraken en documenten. Het sjabloon bepaalt niet of je recht hebt op een aftrekpost.
Wat moet je registreren voor de Belastingdienst
Voor de Belastingdienst is het belangrijk dat je kunt laten zien hoeveel uur je hebt gewerkt en waaraan. Je noteert daarom per dag de datum, soort taak, duur van de werkzaamheden en voor wie je die uren hebt gemaakt. Onderliggende informatie zoals afspraken, mails en facturen moeten aansluiten bij je registratie. Je bewaart dit minimaal zeven jaar omdat dit deel is van je administratie. De Belastingdienst kijkt bij controle of jouw registratie logisch en compleet is.
Veelgemaakte fouten
Veel zzp’ers maken fouten bij het bijhouden van uren. Dit gebeurt vooral wanneer de registratie niet dagelijks wordt bijgewerkt.
- Alleen factureerbare uren noteren terwijl indirecte uren ook meetellen
- Te weinig details opnemen waardoor activiteiten niet duidelijk zijn
- Te laat achteraf uren reconstrueren waardoor uren ontbreken
- Voorbereidingsuren vergeten terwijl deze meetellen
- Aannemen dat 1225 uur omlaaggaat bij een late start van het jaar
- De eis van meer tijd aan je onderneming dan aan ander werk vergeten, of de startersuitzondering daarop verkeerd toepassen
Ook als je de boekhouding uitbesteedt, houd je zelf je gewerkte uren bij. Je boekhouder kan niet achteraf bepalen hoe lang jij aan een opdracht hebt gewerkt. Bekijk welke werkzaamheden ons boekhoudpakket omvat.
