Wanneer is een rittenregistratie nodig?
Een rittenregistratie is nodig wanneer je moet aantonen hoeveel je privé en zakelijk rijdt. Heb je een auto van de zaak, dan kun je bijtelling voorkomen door onder de 500 privékilometers te blijven. Daar heb je een sluitende administratie voor nodig. Zonder volledig bewijs rekent de Belastingdienst automatisch bijtelling. Gebruik je een privéauto voor je bedrijf, dan heb je de registratie nodig om zakelijke kilometers te onderbouwen. Zo kun je aftrek of kilometervergoeding correct opvoeren. Met een duidelijke rittenregistratie blijft je administratie overzichtelijk en controleerbaar.
Bijtelling
Bijtelling geldt wanneer je met een zakelijke auto meer dan 500 kilometer privé rijdt. Je voorkomt dit door onder de grens te blijven en een sluitende rittenregistratie te hebben. Als je registratie niet volledig is, dan wordt bijtelling toegepast. Daarom noteer je elke rit en geef je duidelijk aan welke rit zakelijk en welke privé was. Zo voorkom je fouten en houd je grip op de fiscale gevolgen van je autogebruik.
Wat moet je bijhouden bij een rittenregistratie?
Een goede rittenregistratie bevat alle gegevens die de Belastingdienst vereist. Je noteert per rit in ieder geval:
- Datum
- Vertrekadres en aankomstadres
- Begin- en eindstand van de kilometerteller
- Of de rit zakelijk of privé was
- Splitsing van zakelijke en privékilometers bij gemengde ritten
- Afwijkingen van de normale route, met uitleg waarom
- Een sluitend kilometerverloop dat overeenkomt met de tellerstand
Met deze gegevens blijft je rittenregistratie compleet en voldoet deze aan de eisen voor controles.
App voor rittenregistratie
Een app maakt ritten registreren makkelijker en voorkomt fouten. Je voert adressen in of laat de app automatisch ritten meten via GPS. Je geeft per rit aan of die zakelijk of privé was en kunt eenvoudig rapporten maken. Boekhoudsoftware heeft vaak rittenregistratie ingebouwd. In MoneyMonk kun je ritten direct aan je administratie koppelen, waardoor je overzicht houdt en minder handmatig werk hebt. Deze manier van registreren werkt snel en sluit goed aan op je dagelijkse administratie.
Rittenregistratie voorbeeld
Een rit leg je vast door het vertrekadres en het aankomstadres in te voeren. De app berekent automatisch de afstand. Je kiest of de rit zakelijk of privé was en voegt indien nodig een korte omschrijving toe. Hiermee ontstaat automatisch een helder overzicht dat je kunt bewaren voor je administratie.
Overige aanbieders
Er zijn ook losse apps die ritten automatisch voor je vastleggen.
- Flitsmeister registreert ritten met GPS en bundelt ze direct in een overzicht.
- TripLog maakt professionele ritrapportages die je kunt exporteren.
Beide apps helpen je ritten snel en overzichtelijk te verwerken.
Kastje voor rittenregistratie
Een kastje in je auto registreert ritten automatisch zonder dat je iets hoeft in te voeren. Dit werkt handig wanneer je veel op pad bent of ritten vergeet te noteren. Het kastje registreert elke rit volledig, wat zorgt voor een sluitende administratie. Dit geeft rust en zekerheid bij een controle. Voor ondernemers die intensief rijden is dit vaak de meest betrouwbare manier om ritten bij te houden.
Formulier voor rittenregistratie
Je kunt ritten ook handmatig bijhouden met een formulier of een document. Zolang je alle verplichte gegevens noteert, voldoet dit aan de regels. Dit werkt goed als je weinig ritten maakt en graag zelf overzicht houdt. Met een papieren formulier of een digitaal document heb je controle over je administratie en kun je alles eenvoudig bewaren bij je boekhouding.
In Excel bijhouden
In Excel kun je een overzichtelijke tabel maken voor je ritten. Je noteert daarin de datum, adressen, kilometerstanden en of de rit zakelijk of privé was. Door dit na elke rit in te vullen blijft je registratie actueel en compleet. Excel werkt goed wanneer je een eenvoudige en flexibele manier zoekt om ritten bij te houden. Bewaar het bestand goed en maak regelmatig een back-up zodat je gegevens veilig blijven.
Rittenregistratie bij kilometervergoeding
Gebruik je een privéauto voor je bedrijf, dan mag je zakelijke kilometers aftrekken, dit is de kilometervergoeding. De rittenregistratie toont hoeveel zakelijke kilometers je hebt gereden. Deze gebruik je om je aftrek te onderbouwen. Je noteert alleen zakelijke ritten en houdt die bij in je administratie. Woon-werkkilometers mag je ook meetellen als zakelijke kilometers. Met een duidelijke rittenstaat verwerk je de aftrek eenvoudig en blijft je administratie netjes en controleerbaar.
Veelgemaakte fouten
Veel fouten ontstaan doordat ritten niet volledig of duidelijk worden vastgelegd.
- Ritten niet invullen waardoor de registratie niet sluitend is.
- Privéritten als zakelijk markeren of andersom.
- Geen begin- en eindstanden noteren waardoor ritten niet aansluiten.
- Afwijkende routes niet vermelden bij omrijden.
- Excel niet opslaan of geen back-up maken.
