Als zzp’er of ondernemer is het belangrijk om een goede rittenregistratie bij te houden. Dat is een overzicht van alle gereden kilometers. Zo’n overzicht is zeker belangrijk als je een auto van de zaak hebt of zakelijke kilometers maakt met je eigen auto. Want zo voorkom je problemen met de belasting en gebruik je de voordelen die er zijn. In dit artikel leggen we je uit waarom rittenregistratie belangrijk is, wanneer het moet en hoe je het makkelijk bijhoudt.
Waarom is rittenregistratie belangrijk?
Met een goede rittenregistratie zie je welke kilometers je privé rijdt en welke zakelijk zijn. Dat is belangrijk, want de Belastingdienst heeft duidelijke regels over het gebruik van een auto van de zaak of je eigen auto voor werk. Houd je je ritten goed bij, dan voorkom je dat je te veel belasting betaalt of belastingvoordeel misloopt.
Belangrijke situaties waarin rittenregistratie relevant is:
- Je hebt een auto van de zaak en wilt geen bijtelling betalen. In dat geval mag je niet meer dan 500 kilometer per jaar privé rijden.
- Je rijdt met je eigen auto voor werk en wilt €0,23 per kilometer aftrekken van de belasting. Meer weten over kilometervergoeding ? Lees hier.
- Je gebruikt je auto zowel privé als zakelijk en wilt geen extra btw betalen.
Bij een mogelijke controle moet je kunnen laten zien hoeveel zakelijke kilometers je hebt gereden. Klopt je administratie op dat moment niet? Dan kun je een boete of naheffing krijgen van de Belastingdienst.
Wanneer is rittenregistratie verplicht?
De rittenregistratie is verplicht als je wilt laten zien dat je met een zakelijke auto minder dan 500 kilometer per jaar privé rijdt. Zo voorkom je namelijk bijtelling. Ook als je een privéauto gebruikt voor werk en die kilometers wilt aftrekken, moet je de kilometers goed bijhouden. De Belastingdienst wil een duidelijke en complete registratie zien (zeker wanneer je de auto zowel privé als zakelijk gebruikt). Wil je meer weten over het verschil tussen zakelijk en privé rijden met je auto? Lees dan ons artikel over auto zakelijk of privé kopen.
Eisen van de Belastingdienst
De Belastingdienst heeft regels opgeschreven voor wat er in een goede rittenregistratie moet staan. Je moet de volgende gegevens precies opschrijven:
- De datum van de rit
- Kilometerstand bij vertrek en bij aankomst
- Het adres waar je vertrekt en waar je naartoe rijdt
- De route die je hebt gereden (als die anders is dan normaal)
- Of de rit zakelijk of privé is
- Eventuele extra kilometers die je privé hebt omgereden
Een sluitende administratie betekent dat je alle ritten duidelijk en volledig hebt opgeschreven. Zo weet de Belastingdienst zeker dat je gegevens kloppen en er geen reden is voor twijfel.
Manieren om ritten bij te houden
Als zzp’er of ondernemer zijn er verschillende manieren om je ritten bij te houden. Welke manier je kiest, hangt af van wat je fijn vindt en hoeveel ritten je per jaar maakt.
- Handmatig (op papier of in Excel): Deze manier is goedkoop. Je schrijft zelf elke rit op. Het kost je wel veel tijd en je kunt makkelijker een fout maken.
- Boekhoudprogramma’s (zoals MoneyMonk): Dit soort boekhoudtools hebben vaak een ingebouwde rittenregistratie functie. Ze zijn makkelijk in gebruik en koppelen je ritten aan je administratie.
Voor zzp’ers met weinig ritten is Excel vaak al genoeg. Maar rijd je veel, dan is een programma zoals MoneyMonk handiger en geeft het meer zekerheid.
Veelgemaakte fouten en hoe je die voorkomt
Een rittenregistratie bijhouden lijkt simpel, maar in de praktijk worden er vaak fouten gemaakt. Dit zijn veelvoorkomende fouten en tips om ze juist te voorkomen:
- Niet op tijd invullen – Schrijf iedere rit die je maakt meteen op. Zo voorkom je dat je iets vergeet.
- Verkeerde soort rit aangeven – Kijk goed of de rit zakelijk of privé is. Woon-werkverkeer telt trouwens als zakelijk.
- Foute kilometerstanden – Controleer of de begin- en eindstand van de ritten kloppen en logisch zijn.
- Geen back-up maken – Sla je gegevens regelmatig op, bijvoorbeeld online in de cloud. Zo raak je nooit iets kwijt.
Tips voor efficiënte rittenregistratie
Een goede rittenregistratie hoeft niet ingewikkeld te zijn, zolang je het maar handig aanpakt. Met deze tips maak je het jezelf makkelijker:
- Automatiseer zoveel mogelijk: Gebruik een boekhoudprogramma zoals MoneyMonk. Zo maak je minder fouten.
- Controleer iedere maand: Check of alles klopt en verbeter foutjes meteen.
- Maak back-ups: Zorg dat je je gegevens niet kwijtraakt (ook niet als je apparaat kapot gaat).
Doe je dit goed, dan voorkom je gedoe met de Belastingdienst en haal je het meeste voordeel uit de belastingregels.
