Eerst controleren: staat de factuur echt nog open?
Controleer je bank en administratie voordat je een herinnering verstuurt. Een betaling kan al binnen zijn zonder dat die aan de juiste factuur is gekoppeld. Kijk ook of de klant een deel heeft betaald, of je een creditfactuur hebt verstuurd en welke betaaldatum jullie hebben afgesproken.- Klopt het factuurnummer, de naam van de klant en het openstaande bedrag?
- Is de afgesproken betalingstermijn voorbij?
- Heeft de juiste contactpersoon de factuur ontvangen?
- Is er een klacht, ontbrekend inkoopnummer of andere afspraak die de betaling tegenhoudt?
Voorbeeld 1: vriendelijke betalingsherinnering per mail
Deze tekst past bij een eerste herinnering. Vul de blokhaken in en kies een concrete datum waarop je betaling vraagt. De datum hieronder is een nieuwe betaalverzoekdatum, geen algemene wettelijke termijn.Onderwerp: Herinnering factuur [factuurnummer] – € [openstaand bedrag]
Beste [naam],
Op [factuurdatum] stuurde ik je factuur [factuurnummer] voor [korte omschrijving]. De afgesproken betaaldatum was [oorspronkelijke vervaldatum]. Er staat nog € [openstaand bedrag] open.
Wil je dit bedrag uiterlijk op [nieuwe betaaldatum] overmaken naar [IBAN], ten name van [bedrijfsnaam]? Vermeld daarbij [factuurnummer]. De factuur zit nogmaals in de bijlage.
Heb je al betaald, of klopt er iets niet aan de factuur? Laat het me weten, dan kijk ik het na.
Alvast bedankt.
Met vriendelijke groet,
[naam]
[bedrijfsnaam en contactgegevens]
Voorbeeld 2: tweede herinnering voor een zakelijke klant
Heeft een eerste herinnering niets opgeleverd, bel dan de contactpersoon. Vraag naar de oorzaak en naar een concrete betaaldatum. Deze mail kun je daarna gebruiken om de afspraak vast te leggen of nogmaals duidelijk om betaling te vragen. Dit voorbeeld rekent geen rente of incassokosten.Onderwerp: Tweede herinnering – factuur [factuurnummer]
Beste [naam],
Op [datum eerste herinnering] heb ik je herinnerd aan factuur [factuurnummer]. Het openstaande bedrag is op dit moment € [bedrag]. Ik heb nog geen betaling ontvangen.
Ik verzoek je dit bedrag uiterlijk op [datum] te betalen op [IBAN], ten name van [bedrijfsnaam], met vermelding van [factuurnummer]. Een kopie van de factuur is bijgevoegd.
Kun je de betaling niet op die datum uitvoeren? Neem dan vóór die datum contact met me op om dit te bespreken. Heb je bezwaar tegen de factuur, geef dan aan welk onderdeel volgens jou niet klopt.
Als betaling en een reactie uitblijven, beoordeel ik welke vervolgstap nodig is om de vordering te innen.
Met vriendelijke groet,
[naam]
[bedrijfsnaam en contactgegevens]
Zakelijke klant of consument: wat is het verschil?
Bij een zakelijke klant geldt niet dezelfde verplichte kosteloze veertiendagenbrief als bij een consument. Controleer wel jullie overeenkomst en of de vordering opeisbaar is. Een herinnering is ook zakelijk vaak de verstandigste eerste stap. Een zzp’er die iets voor privé koopt, kan voor die aankoop consument zijn. Wil je bij een consument buitengerechtelijke incassokosten kunnen rekenen? Dan moet de klant eerst een correcte kosteloze aanmaning krijgen. De wettelijke betaalmogelijkheid loopt veertien dagen, gerekend vanaf de dag na ontvangst. Veertien dagen vanaf de verzenddatum is dus te kort. De brief moet ook het concrete bedrag aan incassokosten noemen dat volgt bij niet tijdig betalen. Zie de uitleg van KVK over incasso.Voorbeeld 3: de betaaltekst voor een veertiendagenbrief
Gebruik onderstaande tekst alleen voor een opeisbare consumentenvordering waarbij de klant in verzuim is. Dat betekent dat de klant juridisch te laat is met betalen; controleer daarvoor de betaalafspraak en het eerdere verloop. Bereken vóór verzending het juiste bedrag aan incassokosten en vul alle velden in. Bij meerdere schulden of eerdere deelbetalingen kan de berekening anders uitpakken.Onderwerp: Kosteloze aanmaning voor factuur [factuurnummer]
Beste [naam],
Voor [geleverde dienst of product] staat van factuur [factuurnummer] nog € [openstaand bedrag] open. De factuur dateert van [datum] en had uiterlijk op [oorspronkelijke vervaldatum] betaald moeten zijn. Je vindt een kopie in de bijlage.
Betaal het openstaande bedrag binnen veertien dagen, gerekend vanaf de dag nadat je deze brief hebt ontvangen. Maak het over naar [IBAN], ten name van [bedrijfsnaam], onder vermelding van [factuurnummer].
Ontvangen wij het volledige openstaande bedrag binnen deze termijn, dan brengen wij geen incassokosten in rekening. Bij uitblijven van tijdige volledige betaling maken wij aanspraak op € [voor deze vordering berekende incassokosten] aan buitengerechtelijke incassokosten.
Heb je vragen over de factuur of denk je dat het bedrag niet klopt? Neem contact op via [contactgegevens].
Met vriendelijke groet,
[naam]
[bedrijfsnaam en adres]
Wat doe je als de klant nog steeds niet betaalt?
De klant betwist de factuur
Vraag welk bedrag of welke prestatie ter discussie staat. Verzamel de offerte, opdrachtbevestiging, bewijs van levering en correspondentie. Los een factuurfout eerst op. Extra herinneringen sturen verduidelijkt een inhoudelijk geschil niet.De klant kan tijdelijk niet betalen
Bespreek of een betalingsregeling haalbaar is. Leg het openstaande bedrag, de termijnbedragen, betaaldatums en gemaakte afspraken schriftelijk vast. Pas je herinneringen daarop aan, zodat je geen standaardbericht verstuurt terwijl de klant de regeling nakomt.De klant reageert niet
Bundel de factuur en het bewijs van de opdracht, levering en herinneringen. Bekijk het stappenplan voor een klant die je factuur niet betaalt en beoordeel met een incassodienstverlener of juridisch adviseur de vervolgstap en de kosten. Een incassobureau kan zelf geen beslag leggen; daarvoor is een gerechtsdeurwaarder nodig met de vereiste juridische grondslag. De Rijksoverheid beschrijft dit verschil.Houd je openstaande facturen overzichtelijk
Controleer iedere week welke facturen hun betaaldatum zijn gepasseerd. Noteer per klant de laatste actie en de volgende afspraak. Zo zie je ook of een factuur werkelijk onbetaald is of alleen nog verkeerd in je administratie staat. Een verzonden factuur kan al omzet opleveren terwijl het geld nog ontbreekt. Lees meer over het verschil tussen omzet, winst en cashflow.Veelgestelde vragen
Mag ik een betalingsherinnering via WhatsApp sturen?
Voor een vriendelijke herinnering kan dat praktisch zijn als je dat kanaal al met de klant gebruikt. Vermeld het factuurnummer en bedrag en bewaar het gesprek bij je administratie. Voor een formele aanmaning moet je ook de inhoud en ontvangst kunnen onderbouwen; een kort appje is daarvoor niet vanzelf voldoende.
Wat als de klant een deel van de factuur heeft betaald?
Verwerk de ontvangen betaling en herinner alleen aan het restant. Vermeld eventueel het oorspronkelijke factuurbedrag, het betaalde deel en het saldo. Beoordeel een eventuele berekening van incassokosten opnieuw; neem niet blind het bedrag uit een eerdere brief over.
Moet ik drie herinneringen sturen voordat ik actie kan nemen?
Er bestaat geen algemene regel dat je eerst drie herinneringen moet versturen. De noodzakelijke stappen hangen af van het soort klant, de overeenkomst en de situatie. Bij consumenten is de correcte veertiendagenbrief van belang voordat je incassokosten kunt rekenen.
Kan ik herinneringen automatisch laten versturen?
Dat kan wanneer je software die mogelijkheid biedt. Controleer eerst of betalingen en creditfacturen zijn verwerkt. Pauzeer automatische berichten bij een inhoudelijk geschil of een afgesproken betalingsregeling en controleer de tekst voordat je de functie gebruikt.
