Controleer eerst of de factuur terecht openstaat
Een gemiste betaling kan een administratieve fout zijn, maar ook een klacht of geldprobleem. Kijk eerst of de afgesproken betaaldatum is verstreken. Controleer je bank, eventuele deelbetalingen, creditfacturen en het factuuradres. Staat het juiste opdrachtnummer op de factuur en heb je haar naar de afgesproken contactpersoon of het factuurportaal gestuurd? Pak vervolgens de offerte of overeenkomst erbij. Wat heb je geleverd en waarop is het bedrag gebaseerd? Verzamel het akkoord, de factuur, verzendgegevens, urenstaten of oplevering en eerdere correspondentie. Een compleet dossier bespaart tijd als iemand anders de vordering moet beoordelen.| Reactie van de klant | Praktische vervolgstap |
|---|---|
| Factuur niet ontvangen | Stuur een kopie en bevestig ontvangst. |
| Betaling vergeten | Spreek een concrete betaaldatum af. |
| Oneens met het werk of bedrag | Vraag welk onderdeel wordt betwist en beoordeel de klacht. |
| Tijdelijk geen geld | Bespreek een haalbare betalingsregeling. |
| Geen reactie | Stuur een schriftelijke aanmaning en beoordeel incasso. |
Neem contact op en bevestig de afspraak
Bel je contactpersoon of de financiële administratie. Vraag of de factuur is goedgekeurd, wat betaling tegenhoudt en op welke datum je het geld kunt verwachten. ‘Hij gaat mee in de betaalronde’ is minder bruikbaar dan een datum die je kunt bewaken. Bevestig een telefonische toezegging kort per e-mail.Voorbeeld: bevestiging na een telefoongesprek
Beste [naam],
Dank voor ons gesprek. Van factuur [nummer] staat nog € [bedrag] open. Je gaf aan dat de factuur is goedgekeurd en dat het bedrag uiterlijk [datum] op onze rekening staat. De factuur is bijgevoegd. Laat het weten als er nog informatie nodig is om dit af te ronden.
Met vriendelijke groet,
[naam en onderneming]
Stuur een herinnering en kies de juiste aanmaning
Vermeld het factuurnummer, oorspronkelijke vervaldatum, openstaande bedrag en je betaalgegevens. Voeg de factuur nogmaals toe en vraag om betaling of een concrete reactie. Bewaar wat je verstuurt en wat de klant terugstuurt. Gebruik zo nodig een van de voorbeelden voor een betalingsherinnering.Een zakelijke klant
Bij een handelsovereenkomst kunnen wettelijke handelsrente en incassokosten verschuldigd worden als betaling uitblijft. Daarvoor is niet altijd eerst een aanmaning nodig; controleer de overeenkomst en wettelijke voorwaarden. Een herinnering blijft vaak een verstandige eerste stap. Er is geen algemene wettelijke regel dat je drie herinneringen moet sturen.Een consument
Wil je incassokosten berekenen aan een particuliere klant, dan moet die na het intreden van verzuim eerst een correcte, kosteloze veertiendagenbrief krijgen. De veertien dagen beginnen op de dag na ontvangst. Vermeld welk bedrag aan incassokosten volgt als tijdige betaling uitblijft. Bewaar ook bewijs dat de brief de klant heeft bereikt. Een tekst met alleen ‘binnen 14 dagen na factuurdatum’ voldoet hiervoor niet. Een oorspronkelijke betaaltermijn van veertien dagen vervangt deze extra consumentenbescherming evenmin. De Rechtspraak licht de veertiendagenbrief toe. Laat bij twijfel de brief en de vraag of verzuim is ingetreden juridisch controleren.Rente en incassokosten: maak de berekening zichtbaar
Gebruik bij zakelijke handelstransacties de handelsrente en bij consumenten de gewone wettelijke rente, tenzij een geldige andere renteafspraak geldt. Percentages kunnen wijzigen; controleer de actuele wettelijke rente. Noteer hoofdsom, begindatum, einddatum en eventuele deelbetalingen, zodat je berekening controleerbaar is. Bij consumenten gelden wettelijke grenzen voor incassokosten. De eerste schijf bedraagt 15% over maximaal € 2.500, met een minimum van € 40. Op een onbetaalde hoofdsom van € 800 is dat bijvoorbeeld € 120, zodra aan de voorwaarden is voldaan. Je telt daar niet nog losse herinnerings- of administratiekosten bovenop. Voor zakelijke klanten kunnen geldige contractafspraken afwijken. Zie de uitleg over incassokosten.Wanneer is een betalingsregeling verstandig?
Een klant die de schuld erkent maar tijdelijk krap zit, kan soms beter in termijnen betalen. Spreek bedragen en data af en leg vast wat er gebeurt met rente en kosten. Maak een regeling die je kunt volgen; ‘zodra er geld is’ biedt weinig houvast.Voorbeeld: een openstaand bedrag van € 1.200
Je spreekt met een zakelijke klant drie betalingen van € 400 af, op 5 oktober, 5 november en 5 december. Je bevestigt dat dit om factuur F2026-031 gaat, of eventuele rente en kosten zijn inbegrepen en wat de gevolgen zijn als een termijn uitblijft. Na iedere ontvangst werk je het resterende saldo bij.Incassobureau, deurwaarder of rechter?
Een incassobureau vraagt namens jou om betaling, maar kan zelf geen beslag leggen. Een gerechtsdeurwaarder kan officiële stukken betekenen en een rechterlijke uitspraak uitvoeren. Voor gedwongen incasso is een executoriale titel nodig, meestal een vonnis. De verschillen tussen incassobureau en deurwaarder bepalen welke hulp past. Vraag vooraf naar kosten als de klant niet betaalt, eventuele proceskosten en wat jij moet aanleveren. Bij een inhoudelijk geschil is juridische beoordeling vaak nuttiger dan steeds strengere standaardbrieven. Een gewonnen zaak garandeert bovendien niet dat de klant verhaal biedt. Controleer ook de dekking van een bestaande zakelijke rechtsbijstandverzekering.Verwerk een onbetaalde factuur correct in je boekhouding
Maak geen creditfactuur alleen om een late betaler uit je openstaande posten te laten verdwijnen. De betalingsverplichting bestaat dan nog. Een prijsvermindering, retour of kwijtgescholden bedrag is een andere situatie dan een vordering die vermoedelijk oninbaar is. Bij het factuurstelsel kun je afgedragen btw terugvragen zodra oninbaarheid vaststaat, uiterlijk wanneer één jaar na de uiterste betaaldatum is verstreken. Verwerk dit in de aangifte van dat tijdvak. Wordt later alsnog betaald, dan geef je de bijbehorende btw weer aan. Bij het kasstelsel is niet-ontvangen btw doorgaans nog niet afgedragen. Zie de Belastingdienst over oninbare vorderingen. Het fiscale moment voor btw-teruggaaf betekent niet dat de civiele schuld automatisch vervalt. Bewaar het dossier en beoordeel apart de waardering van de vordering in je jaarcijfers. Wacht bij oude of betwiste vorderingen niet met juridisch advies tot mogelijke verjaring nadert.Veelgestelde vragen
Moet ik drie herinneringen sturen voordat ik incasso inschakel?
Nee. Er is geen algemene eis van drie herinneringen. Welke stappen nodig zijn hangt af van de overeenkomst, het verzuim en of je klant een consument is. Voor consumentenincassokosten is een correcte kosteloze veertiendagenbrief nodig.
Mag ik stoppen met werken als de klant niet betaalt?
Opschorting kan onder voorwaarden mogelijk zijn, maar is niet in iedere situatie toegestaan of verstandig. Controleer het contract, de samenhang tussen de verplichtingen en de ernst van de achterstand. Laat een betwiste of grote opdracht juridisch beoordelen voordat je het werk stillegt.
Moet ik btw betalen als mijn klant nog niet heeft betaald?
Bij het factuurstelsel geef je de btw normaal aan op basis van de factuur, ook als de klant nog niet heeft betaald. Voor een oninbare vordering bestaat een teruggaafregeling. Bij het kasstelsel werkt de verschuldigdheid anders.
Mag ik een factuur crediteren omdat de klant niet reageert?
Stilte is op zichzelf geen reden om de factuur te verminderen. Houd de vordering zichtbaar. Crediteer als er werkelijk een correctie, prijsvermindering of kwijtschelding is en leg vast waarom.
