Waarom een telefoon van de zaak?
Een zakelijke telefoon zorgt voor een overzichtelijke administratie en maakt het eenvoudiger om kosten op de juiste manier af te trekken. Gebruik je je telefoon vooral voor je werk, dan hoort hij bij je onderneming en kun je de zakelijke kosten volledig aftrekken. Je krijgt duidelijke facturen die je makkelijk kunt verwerken en je kunt btw terugvragen over het zakelijke deel van de aankoop. Het privégebruik laat je erbuiten zodat de berekening klopt. Zo verwerk je de kosten eenvoudig, blijft je administratie helder en haal je het maximale uit de regels.
Voordelen
- Je betaalt minder belasting doordat zakelijke kosten je winst verlagen.
- Je kunt de btw van het zakelijke gebruik terugvragen.
- Je administratie blijft overzichtelijk door de scheiding tussen privé en zakelijk.
- Je werkt professioneler met een telefoon die je echt voor je bedrijf gebruikt.
Btw terugvragen bij een nieuwe telefoon
Koop je een nieuwe telefoon voor je bedrijf, dan mag je de btw aftrekken in je btw-aangifte. Op een toestel zit 21 procent btw die je volledig mag aftrekken als je het toestel zakelijk gebruikt. Gebruik je het toestel ook privé, dan trek je alleen de btw van het zakelijke deel af. Je maakt hiervoor een redelijke schatting van je gebruik. De Belastingdienst verwacht dat je die schatting kunt uitleggen, maar niet dat je alles tot op de minuut bijhoudt. Zo verlaag je je kosten en verwerk je de telefoon volgens de regels.
Aftrekken bij de inkomstenbelasting
Voor de inkomstenbelasting kijk je altijd naar de kosten zonder btw. Of je de kosten in één keer mag aftrekken of moet afschrijven hangt af van de aanschafprijs. De Belastingdienst maakt onderscheid tussen kleine zakelijke aankopen en investeringen. Kleine aankopen trek je direct af, terwijl duurdere toestellen over meerdere jaren worden afgeschreven. Zo sluit de aftrek goed aan op de periode waarin je de telefoon gebruikt en blijft je winstberekening eerlijk verdeeld.
Aankoop lager dan 450 euro
Koop je een telefoon onder de €450 exclusief btw, dan mag je de kosten direct aftrekken. Je boekt het volledige bedrag in het jaar van aankoop. Je hoeft hierbij geen afschrijving bij te houden.
Aankoop hoger dan 450 euro
Is je telefoon duurder dan €450 exclusief btw, dan moet je afschrijven. Je verdeelt de kosten meestal over vijf jaar.
Privégebruik zakelijke telefoon
Gebruik je een zakelijke telefoon ook privé, dan moet je dat privédeel uit de kosten halen. Privégebruik hoort niet tot je zakelijke kosten en mag je dus niet aftrekken. Je schat hoeveel je privé belt of data verbruikt en haalt dat deel uit de aftrek. Voor de btw werkt dit hetzelfde. Heb je alle btw afgetrokken en gebruik je de telefoon ook privé, dan moet je later een correctie doen. Zo blijft je administratie kloppend en verwerk je alleen de zakelijke kosten in je boekhouding.
Privé telefoon omzetten naar de zaak
Heb je al een telefoon die je eerst privé kocht, dan kun je die alsnog inbrengen in je onderneming. Je zet het toestel dan op de zaak tegen de waarde die het op dat moment heeft. Vanaf dat moment mag je zakelijke kosten aftrekken, zoals afschrijving of gebruikskosten. Je kunt geen btw terugvragen omdat je geen nieuwe zakelijke aankoop doet. Dit werkt goed als je de telefoon voortaan vooral zakelijk gebruikt. Zo komt het toestel in je ondernemingsvermogen en kun je hem fiscaal correct verwerken.
Privé telefoon zakelijk gebruiken
Je kunt je privé telefoon blijven gebruiken voor je bedrijf. Dat mag, maar de regels werken dan anders. De Belastingdienst kijkt naar het onderscheid tussen het abonnement en het gebruik. Het abonnement blijft privé en mag je niet aftrekken. Het zakelijke gebruik mag je wel aftrekken. Zo verwerk je alleen de kosten die bij je onderneming horen. Dit werkt goed als je de telefoon deels zakelijk en deels privé inzet.
Telefoonabonnement
Een privé telefoonabonnement is niet aftrekbaar. De maandkosten blijven volledig privé, ook als je zakelijk belt. Alleen het daadwerkelijke zakelijke gebruik telt mee.
Zakelijk deel aftrekken
Het zakelijke deel van je privé telefoon mag je wel aftrekken. Je schat welk percentage zakelijk is en past dat toe op je kosten. Zolang de schatting redelijk is, accepteert de Belastingdienst dat.
Telefoonabonnement aftrekken
Een zakelijk telefoonabonnement op naam van je onderneming mag je aftrekken voor zover het zakelijk is. Privégebruik laat je eruit zodat de aftrek klopt. Een privé abonnement blijft privé. Je mag daarbij alleen het zakelijke gebruik aftrekken, zoals gesprekken of data voor je bedrijf. Zo blijft je administratie overzichtelijk en zorg je dat je kosten correct zijn verwerkt.
Zakelijk
Een zakelijk telefoonabonnement mag je aftrekken voor het deel dat je zakelijk gebruikt. Je laat het privédeel buiten de kosten. De btw trek je alleen af over het zakelijke gebruik.
Privé
Een privé telefoonabonnement blijft privé. Je mag alleen het zakelijke gebruik aftrekken, zoals gesprekken of data voor je werk. De vaste maandkosten blijven volledig voor je eigen rekening.
