Waarom een telefoon van de zaak?
Een apart gebruikt toestel of abonnement kan het gemakkelijker maken zakelijke kosten te onderbouwen. De fiscale aftrek hangt af van het werkelijke gebruik, de aanschaf en de btw-situatie. Alleen “zakelijk” op een factuur of abonnement geeft niet automatisch volledige aftrek.
Voordelen
- Je betaalt minder belasting doordat zakelijke kosten je winst verlagen.
- Je kunt de btw van het zakelijke gebruik terugvragen.
- Je administratie blijft overzichtelijk door de scheiding tussen privé en zakelijk.
- Je werkt professioneler met een telefoon die je echt voor je bedrijf gebruikt.
Btw terugvragen bij een nieuwe telefoon
Btw op het toestel kan aftrekbaar zijn voor gebruik voor belaste omzet, met een geschikte factuur. De factuurdatum bepaalt het aangiftetijdvak. Privégebruik, vrijgestelde omzet en de KOR beperken of verhinderen aftrek. Onderbouw de verdeling met je gebruik; lees de voorwaarden voor voorbelasting.
Aftrekken bij de inkomstenbelasting
Reken met de kosten zonder btw die je kunt aftrekken. Niet-aftrekbare btw hoort bij de kosten of aanschafwaarde, bijvoorbeeld bij de KOR. Bij meerjarig gebruik kunnen aanschafkosten een investering zijn in plaats van een directe kostenpost.
Aankoop lager dan 450 euro
Bij een zakelijke aanschaf onder €450, na aftrek van aftrekbare btw, kun je het zakelijke bedrag doorgaans direct als kosten verwerken. Niet-aftrekbare btw kan de aanschaf juist boven deze grens brengen.
Aankoop vanaf 450 euro
Bij €450 of meer en gebruik langer dan een jaar schrijf je het toestel in beginsel af. Bereken dit met aanschafwaarde, verwachte restwaarde en gebruiksduur; de jaarlijkse afschrijving is maximaal 20% van de aanschafkosten. Voorbeeld: volledig zakelijke telefoon €800, restwaarde €200, gebruiksduur vijf jaar: (€800 − €200) / 5 = €120 per volledig jaar. Bij latere ingebruikname neem je het evenredige deel. Zie de regels voor afschrijving.
Privégebruik zakelijke telefoon
Gebruik je een zakelijke telefoon ook privé, dan moet je dat privédeel uit de kosten halen. Privégebruik hoort niet tot je zakelijke kosten en mag je dus niet aftrekken. Je schat hoeveel je privé belt of data verbruikt en haalt dat deel uit de aftrek. Voor de btw werkt dit hetzelfde. Heb je alle btw afgetrokken en gebruik je de telefoon ook privé, dan moet je later een correctie doen. Zo blijft je administratie kloppend en verwerk je alleen de zakelijke kosten in je boekhouding.
Privé telefoon omzetten naar de zaak
Heb je al een telefoon die je eerst privé kocht, dan kun je die alsnog inbrengen in je onderneming. Je zet het toestel dan op de zaak tegen de waarde die het op dat moment heeft. Vanaf dat moment mag je zakelijke kosten aftrekken, zoals afschrijving of gebruikskosten. Je kunt geen btw terugvragen omdat je geen nieuwe zakelijke aankoop doet. Dit werkt goed als je de telefoon voortaan vooral zakelijk gebruikt. Zo komt het toestel in je ondernemingsvermogen en kun je hem fiscaal correct verwerken.
Privé telefoon zakelijk gebruiken
Je kunt je privé telefoon blijven gebruiken voor je bedrijf. Dat mag, maar de regels werken dan anders. De Belastingdienst kijkt naar het onderscheid tussen het abonnement en het gebruik. Het abonnement blijft privé en mag je niet aftrekken. Het zakelijke gebruik mag je wel aftrekken. Zo verwerk je alleen de kosten die bij je onderneming horen. Dit werkt goed als je de telefoon deels zakelijk en deels privé inzet.
Telefoonabonnement
Een privé telefoonabonnement is niet aftrekbaar. De maandkosten blijven volledig privé, ook als je zakelijk belt. Alleen het daadwerkelijke zakelijke gebruik telt mee.
Zakelijk deel aftrekken
Onderbouw je zakelijke gebruik bijvoorbeeld met gespreksgegevens en een representatieve meetperiode. Een vast percentage is geen algemeen geaccepteerde veilige norm. Trek niet zonder meer een percentage van alle privékosten af: vaste kosten van een privételefoonabonnement en zakelijke gesprekskosten worden verschillend behandeld.
Telefoonabonnement aftrekken
Een zakelijk telefoonabonnement op naam van je onderneming mag je aftrekken voor zover het zakelijk is. Privégebruik laat je eruit zodat de aftrek klopt. Een privé abonnement blijft privé. Je mag daarbij alleen het zakelijke gebruik aftrekken, zoals gesprekken of data voor je bedrijf. Zo blijft je administratie overzichtelijk en zorg je dat je kosten correct zijn verwerkt.
Zakelijk
Een zakelijk telefoonabonnement mag je aftrekken voor het deel dat je zakelijk gebruikt. Je laat het privédeel buiten de kosten. De btw trek je alleen af over het zakelijke gebruik.
Privé
Een privé telefoonabonnement blijft privé. Je mag alleen het zakelijke gebruik aftrekken, zoals gesprekken of data voor je werk. De vaste maandkosten blijven volledig voor je eigen rekening.
Bewaar factuur, aanschafdatum en de onderbouwing van het gebruik. Bekijk ook het laptopvoorbeeld en de regels voor thuiswerkkosten.
