Wat is voorbelasting? (betekenis)
Voorbelasting is de btw op zakelijke inkopen, zoals apparatuur, software en advies. Het aftrekbare deel verwerk je in je btw-aangifte. De aankoop, het gebruik voor belaste omzet en de factuur moeten aan de voorwaarden voldoen. Het is niet automatisch alle btw die je betaalt.
Voorbelasting voorbeeld
De btw die je betaalt over zakelijke aankopen mag je aftrekken van de btw die je aan klanten rekent. Zo betaal je uiteindelijk alleen btw over wat je verkoopt, niet over je uitgaven. Een voorbeeld met een juiste factuur en volledig gebruik voor btw-belaste werkzaamheden:
- Je koopt een laptop voor 1.210 euro (inclusief btw)
- Daarin zit 210 euro btw
- Die 210 euro mag je aftrekken als voorbelasting in je aangifte
- Je bent 800 euro btw over omzet verschuldigd
- Je draagt dus 800 – 210 = 590 euro af aan de Belastingdienst
Voorbelasting berekenen en terugvragen
Tel per aangiftetijdvak de aftrekbare btw op. Bij een bedrag inclusief 21% btw is het btw-deel bedrag × 21/121; bij 9% is dat × 9/109. Voorbeeld: €1.210 × 21/121 = €210. Gebruik bij gemengde tarieven de factuurspecificatie en beoordeel daarna de aftrek.
Het aftrekbare totaal komt in rubriek 5b. Is in een eenvoudig voorbeeld €100 btw verschuldigd en €210 aftrekbaar, dan volgt €110 teruggaaf. Dit heet niet negatieve voorbelasting. Lees meer over btw-aangifte doen.
De ontvangen factuur is bepalend voor de inkoop-btw, met de gewone voorwaarden. Wacht niet uitsluitend op betaling. Uitgaande btw volgt bij het factuurstelsel in beginsel de factuurdatum; uitzonderingen en het kasstelsel hebben andere regels.
Btw aftrekken bij voorbelasting
Niet elke betaalde btw mag je terugvragen. De aankoop moet zakelijk zijn en gebruikt worden voor belaste omzet. Btw over privé-uitgaven mag je nooit aftrekken. Werk je deels vrijgesteld van btw, dan mag je de btw maar voor een deel aftrekken. Alleen kosten die je gebruikt voor activiteiten waar je btw over rekent, tellen volledig mee. Zo houd je je administratie zuiver en voorkom je fouten bij controle.
Juiste factuur (of bon)
Een normale factuur bevat onder meer leverancier, afnemer, datum, factuurnummer, prestatie en btw-specificatie. Bij maximaal €100 inclusief btw kan een vereenvoudigde factuur volstaan, mits de vereiste gegevens erop staan. Een willekeurige bon is niet automatisch voldoende. Voor onder meer openbaar vervoer gelden bijzondere regels. Controleer de officiële factuureisen.
Wanneer wel en wanneer niet?
Btw mag je aftrekken bij zakelijke aankopen zoals software of gereedschap. Niet bij privé-uitgaven; voor eten en drinken ter plaatse in de horeca geldt een aftrekbeperking. Werk je deels vrijgesteld, dan trek je alleen btw af over het deel dat hoort bij je belaste omzet.
| Situatie | Btw aftrekbaar | Toelichting |
|---|---|---|
| Aankoop voor belaste omzet | Ja | Gebruik voor jouw bedrijf waarop je btw rekent |
| Aankoop voor vrijgestelde omzet | Nee | Geen recht op aftrek bij vrijstelling |
| Gedeeld gebruik zakelijk en privé | Gedeeltelijk | Alleen het zakelijke deel aftrekbaar |
| Eten en drinken ter plaatse in de horeca | Doorgaans niet | Aftrekbeperking voor de eindgebruiker |
| Zakelijke hotelovernachting | Volgens voorwaarden | Afzonderlijk beoordelen bij gebruik voor belaste omzet |
| Relatiegeschenken | Afhankelijk van omstandigheden | Specifieke aftrekbeperking toetsen; niet automatisch uitgesloten |
Voorbelasting bij buitenlandse btw
Buitenlandse btw neem je niet op als Nederlandse voorbelasting. Vraag die via de toepasselijke teruggaafroute terug als je aan de voorwaarden voldoet. Moet je Nederlandse btw wegens verlegging aangeven, trek die dan alleen af voor zover je recht op aftrek hebt. Bij de KOR of vrijgestelde activiteiten kan dus btw verschuldigd zijn zonder aftrek.
Voorbelasting bij btw-verlegd
Staat op een factuur “btw verlegd”, dan rekent de leverancier geen btw. Jij moet die btw zelf aangeven in je btw-aangifte. Je berekent het bedrag en trekt het meteen af als voorbelasting. Zo hoef je niets extra te betalen zolang het om belaste omzet gaat. Gebruik je de aankoop voor vrijgestelde activiteiten, dan mag je de btw niet aftrekken en moet je deze zelf afdragen.
Lees meer over btw-verlegd.
Voorbelasting bij btw-vrijstelling
Beoordeel de concrete prestatie: een branche zoals zorg of onderwijs maakt niet automatisch al je activiteiten vrijgesteld. Reken kosten eerst toe aan uitsluitend belaste of uitsluitend vrijgestelde activiteiten. Alleen bij gemengde kosten bepaal je een aftrekbaar deel volgens de toepasselijke methode. Gebruik niet voor alle inkopen hetzelfde omzetpercentage. Lees meer over btw-vrijstelling.
Voorbelasting in de aanloopfase
Ook zonder omzet kun je btw terugvragen over je opstartkosten. Denk aan apparatuur, marketing of advies. Je moet kunnen aantonen dat je van plan bent om btw-belaste activiteiten te starten. Bewaar bijvoorbeeld offertes, facturen en eventueel een urenoverzicht als bewijs van je voorbereidingen. Heb je vóór je inschrijving bij de Kamer van Koophandel al kosten gemaakt? Controleer dan het juiste tijdvak en de aftrekvoorwaarden; de inschrijving alleen geeft geen aftrekrecht. Lees meer over aanloopkosten.
