Ben je een (zelfstandige) ondernemer? Dan zit je vast vaak in de auto. Onderweg naar een klant, netwerkborrel of je boekhouder. Dan hebben we goed nieuws voor jou: die ritten mag je aftrekken van je winst. In 2025 is er een vaste kilometervergoeding. Lekker makkelijk. In dit artikel lees je wat die vergoeding is, hoe het werkt én hoe je er handig gebruik van maakt.
Wat is een kilometervergoeding?
De kilometervergoeding is een vast bedrag dat je per zakelijke kilometer mag aftrekken van je winst. Rijd je dus met je auto, fiets of scooter voor het werk? Dan mag je die kilometers meetellen. Je krijgt het bedrag niet direct van de Belastingdienst op je rekening, maar je boekt het als kosten in je administratie. Op die manier verlaag je de winst en betaal je uiteindelijk minder belasting.
Hoe hoog is de kilometervergoeding?
In 2025 mag je €0,23 per zakelijke kilometer aftrekken. Dat geldt als je een eigen auto, fiets of scooter gebruikt, die niet op naam van je bedrijf staat. Want alleen zakelijke ritten tellen mee.
Voor welke ritten geldt de kilometervergoeding?
Je mag als ondernemer de kilometervergoeding alleen gebruiken voor ritten die echt met je werk te maken hebben. Denk dan aan:
- Naar een klant of opdrachtgever rijden
- Onderweg zijn naar een netwerkbijeenkomst of zakelijk event
- Inkopen doen of iets ophalen bij een leverancier
- Op weg naar je gehuurde kantoor of praktijkruimte
Werk je meestal thuis? Dan zijn afspraken buitenshuis nog steeds zakelijk. Ritten voor privézaken of naar je vaste baan mag je helaas niet meetellen.
Hoe werkt kilometervergoeding in de praktijk?
Kilometervergoeding betekent makkelijk gezegd dat je zakelijke ritten met je ‘privévoertuig’ opgeeft als kosten in je boekhouding. Je krijgt dan geen geld terug, maar je winst wordt wel lager. En dat scheelt je weer belasting. Hieronder lees je hoe je dat aanpakt en waar je uit kunt kiezen.
Zelf een kilometervergoeding uitkeren
Gebruik je jouw privévoertuig voor zakelijke ritten, dan mag je jezelf een kilometervergoeding toekennen. Tel hiervoor al je zakelijke kilometers bij elkaar op en vermenigvuldig dit met het geldende tarief (€0,23 in 2025). Dit bedrag voer je uiteindelijk in als zakelijke kosten.
Verwerken in je administratie
De totale vergoeding boek je dan als zakelijke kosten in je boekhouding. Dat kun je handmatig doen, maar ook via een boekhoudprogramma of in Excel. Een aparte factuur is dan niet nodig, maar zorg wel voor een complete kilometerregistratie.
Reiskosten doorberekenen aan je opdrachtgever
Als je de reiskosten doorberekent aan je klant, worden deze gezien als omzet. Je kunt wel tegelijkertijd de zakelijke kilometers à €0,23 per kilometer gebruiken als zakelijke kosten in je boekhouding. Hierdoor wordt je belastbare winst lager. Dit kan op twee manieren:
Verwerken op de factuur
De kosten zet je als een aparte post op de factuur. Bijvoorbeeld: “30 km x €0,23 = €6,90”. Voeg eventueel een korte tekst en uitleg toe of verwijs naar je kilometerregistratie.
Verwerken in je uurtarief
Je verhoogt je uurtarief zodat de reiskosten daarin verwerkt zitten. Zoiets vermeld je normaal niet apart op de factuur, maar het is wel slim om dit van tevoren goed af te stemmen met je klant.
Hoe houd je je kilometers bij?
Een goede kilometerregistratie is verplicht wanneer je de kilometervergoeding wilt gebruiken. Wil je het goed doen, dan moet je minimaal het volgende noteren:
- Datum van de rit
- Begin- en eindadres
- Aantal kilometers
- Zakelijk doel van de rit
Als je veel zakelijke kilometers maakt, dan is het handig om een app te gebruiken of dit automatisch bij te houden via je boekhoudsoftware. Je kunt natuurlijk ook een Excel-sheet gebruiken. Het gaat erom dat alles compleet en controleerbaar is.
Conclusie
De kilometervergoeding is een makkelijke manier om zakelijke kosten fiscaal te verrekenen. Door goed bij te houden wanneer en waarom je reist, kun je als zzp’er flink besparen op je belasting. Zorg daarom voor een complete registratie en verwerk alles netjes in je boekhouding. Want alleen zo profiteer je er optimaal van.
