Wanneer zijn kosten voor eten en drinken aftrekbaar?
Kosten voor eten en drinken hebben vaak een gemengd karakter. Je gebruikt ze deels privé en deels zakelijk. De Belastingdienst is daar scherp op en stelt duidelijke voorwaarden. De regels verschillen per belastingsoort. Bij de inkomstenbelasting draait het om aftrek van je winst. Voor de btw gaat het erom of je de voorbelasting mag terugvragen. Of en hoeveel je mag aftrekken, hangt vooral af van het doel van de maaltijd, de locatie en voor wie de consumptie bestemd is.
Voor de inkomstenbelasting
De meeste kosten voor eten en drinken vallen onder representatiekosten. Dat zijn uitgaven om zakelijke relaties te onderhouden, zoals lunches of diners met klanten. Omdat deze uitgaven niet volledig zakelijk zijn, mag je ze niet voor de volle 100% aftrekken in je aangifte inkomstenbelasting. Je hebt als ondernemer twee keuzes om ze toch deels mee te nemen in je aangifte.
Met drempel (volledige aftrek)
Bij deze methode mag je alle representatiekosten aftrekken voor zover ze boven de drempel van 5700 euro uitkomen. Geef je minder uit, dan kun je niets aftrekken. Kom je erboven, dan is het bedrag daarboven wél aftrekbaar. Deze methode is met name voordelig als je structureel hoge kosten maakt voor relatiebeheer of zakelijke diners.
Zonder drempel (gedeeltelijke aftrek)
De alternatieve methode is eenvoudiger. Je trekt dan standaard 80% van al je representatiekosten af, ongeacht het totaalbedrag. De overige 20% blijft niet-aftrekbaar. Deze methode is vaak praktischer als je onder de drempel blijft. Je maakt jaarlijks een keuze en past die op alle representatiekosten toe.
Voor de omzetbelasting (btw)
Voor de btw kijkt de Belastingdienst naar wie het eten of drinken nuttigt. Wordt het direct geconsumeerd door jou, je klant of je medewerker, dan is de btw meestal niet aftrekbaar. Alleen bij consumpties op kantoor of in het kader van personeelsvoorzieningen is er soms ruimte voor btw-aftrek. De plek waar het gebeurt en het doel van de uitgave maken dus het verschil.
Eten en drinken buiten kantoor
Als je een klant meeneemt naar een restaurant of zelf uit lunchen gaat, is de btw op die maaltijd niet aftrekbaar. Ook niet als het gesprek puur zakelijk is. De Belastingdienst ziet jou dan als consument, en in dat geval blijft de btw een kostenpost die je niet mag terugvragen.
Eten en drinken op kantoor
Laat je eten bezorgen op kantoor of verzorg je consumpties tijdens een vergadering, dan kun je de btw soms wel terugvragen. Voorwaarde is dat je per persoon onder de grens van 227 euro per jaar blijft. Overschrijd je die grens, dan moet je de eerder afgetrokken btw corrigeren bij je laatste aangifte van het jaar. Goed bijhouden is dus essentieel.
Eten en drinken bij eigen gebruik
Eten of drinken dat je voor jezelf koopt, valt onder privégebruik. Of je nu onderweg bent naar een klant, thuis aan het werk bent of pauze neemt tussen afspraken: deze kosten zijn niet aftrekbaar. De fiscus beschouwt ze als iets wat je toch al zou gebruiken, los van je werk. Ook de btw mag je in deze gevallen niet terugvragen. Alleen als het eten een functioneel onderdeel is van je werk, zoals bij een kookdemonstratie of foodfotografie, is er soms een uitzondering.
Eten en drinken bij zakelijke maaltijden (representatiekosten)
Een lunch of diner met een klant mag je als representatiekosten opvoeren. Je kiest daarbij tussen het aftrekken van 80% van het bedrag of alleen het deel boven de drempel. De btw op horecarekeningen mag je nooit terugvragen. Je verwerkt het volledige brutobedrag als zakelijke kosten, waarna je de gekozen aftrekbeperking toepast. Ook als het gesprek volledig zakelijk is, blijft de btw niet-aftrekbaar.
Eten en drinken aftrekken bij personeel
Verstrek je eten of drinken aan je personeel, dan zijn de regels soepeler. De kosten zijn volledig aftrekbaar voor de inkomstenbelasting. Dit geldt bijvoorbeeld voor lunch tijdens een werkdag, een maaltijd na overwerk of eten bij een teamuitje. Voor de btw geldt een jaarlijkse grens van 227 euro per medewerker. Blijf je daaronder, dan mag je de btw gewoon aftrekken. Ga je eroverheen, dan moet je dat deel corrigeren. Het is dus verstandig om uitgaven per werknemer apart bij te houden.
Koffie/thee op kantoor
Koffie, thee en water op kantoor worden gezien als normale kantoorvoorzieningen. De kosten en de btw zijn aftrekbaar, zolang de consumptie niet overdreven is. Heb je een kantoor buitenshuis, dan valt dit al snel onder zakelijke uitgaven. Werk je thuis en gebruik je de koffie alleen zelf, dan beschouwt de Belastingdienst dit als privégebruik. Alleen als je klanten ontvangt of personeel hebt, kan het zakelijk zijn. Bewaar in dat geval wel een sluitende administratie.
Overwerken tijdens etenstijd
Verzorg je maaltijden tijdens overwerk, dan vallen deze onder personeelsvoorzieningen. Je mag de kosten volledig aftrekken voor de inkomstenbelasting. De btw is ook aftrekbaar, zolang je binnen de 227 euro per medewerker per jaar blijft. De maaltijd moet wel echt bedoeld zijn om het werk mogelijk te maken. Een bezorgde avondmaaltijd op kantoor om een deadline te halen is daar een goed voorbeeld van. Zorg dat je duidelijk vastlegt dat het om zakelijke overwerkvoorziening gaat, en niet om representatie.
