Wanneer zijn kosten voor eten en drinken aftrekbaar?
Beoordeel twee vragen apart: verlaagt de uitgave je belastbare winst, en mag je de btw terugvragen? Het zakelijke doel, de plaats en de ontvanger bepalen de behandeling.
| Situatie | Inkomstenbelasting | Btw |
|---|---|---|
| Gewone lunch voor jezelf | Privé, geen winstaftrek | Niet aftrekbaar |
| Zakelijk etentje met een klant in een restaurant | Gemengde zakelijke kosten | Voor de eindgebruiker niet aftrekbaar |
| Lunch voor relaties op kantoor | Gemengde zakelijke kosten | Afhankelijk van de verstrekkings- en aftrekvoorwaarden |
| Maaltijden voor personeel | Afzonderlijke beoordeling van kosten en loon | Eigen regeling; zie hieronder |
Voor de inkomstenbelasting: 80% of een drempel
Zakelijke maaltijden vallen doorgaans onder de gemengde kosten. Voor de inkomstenbelasting kies je in 2026 voor 80% aftrek of voor aftrek van het bedrag boven €5.700. De keuze geldt voor het gezamenlijke jaartotaal van de kosten onder deze regeling, niet per bon of alleen voor diners. Zie de berekening bij beperkt aftrekbare kosten.
Voor de omzetbelasting (btw)
Eten en drinken in horeca of bij catering
Gebruik je eten en drinken in een horecagelegenheid, of verzorgt een cateraar het in een speciaal daarvoor ingerichte ruimte? Dan mag je als eindgebruiker de btw niet aftrekken. Ook een volledig zakelijk gesprek verandert dat niet. Bij doorbelasting aan een derde met btw kunnen andere regels gelden. Bekijk de btw-regels voor horeca-uitgaven.
Eten en drinken op kantoor
Kantoor als locatie geeft geen automatisch recht op btw-aftrek. Buiten de genoemde horeca- en cateringsituaties gelden voor verstrekkingen aan relaties de regels voor giften en relatiegeschenken. Voor personeel geldt een eigen berekening. Je eigen consumpties geven geen btw-aftrek.
Eten en drinken bij eigen gebruik
Een gewone eigen lunch is privé. Maar maaltijden tijdens verblijf elders dat door zakelijke belangen wordt opgeroepen, kunnen voor de inkomstenbelasting gemengde zakelijke kosten zijn. De Hoge Raad bevestigde dit op 18 oktober 2024. Dit maakt niet iedere werkdaglunch zakelijk: leg het zakelijke verblijf en de kosten vast en pas de aftrekbeperking toe. De btw beoordeel je afzonderlijk.
Eten en drinken bij zakelijke maaltijden (representatiekosten)
Een maaltijd met een zakelijk doel kan onder representatiekosten vallen. Onderstaande fictieve voorbeelden gebruiken de 80%-methode voor de inkomstenbelasting.
Voorbeeld 1: zakelijke restaurantrekening
Je betaalt €109 inclusief btw voor een zakelijke maaltijd met een klant, zonder doorbelasting. De btw is niet aftrekbaar. De kosten zijn €109 en de winstaftrek bedraagt 80% × €109 = €87,20.
Voorbeeld 2: lunch voor relaties op kantoor
Je betaalt €109 inclusief 9% btw voor een zakelijke lunch voor relaties op kantoor, buiten een speciaal voor catering ingerichte ruimte. Alleen als je aan alle btw-aftrekvoorwaarden voldoet, is €109 × 9/109 = €9 btw aftrekbaar. De kosten zijn dan €100; daarvan trek je 80% = €80 af van je winst. Ontbreekt btw-aftrekrecht, dan hoort de niet-aftrekbare btw bij de kosten. Eigen consumpties splits je uit.
Eten en drinken aftrekken bij personeel
Personeelsmaaltijden vragen een aparte beoordeling. Voor verstrekkingen buiten de uitgesloten horeca- en cateringsituaties bereken je de bevoordeling voor de btw: inkoop exclusief btw plus 25%, minus ontvangen vergoedingen inclusief btw. Verdeel een positieve uitkomst over de werknemers die de voorziening kunnen gebruiken.
Beoordeel daarnaast andere personeelsvoorzieningen. De grens van €227 is dus niet simpelweg de totale maaltijdrekening per medewerker. Gebruik de officiële berekening en correctieregels voor personeel. Loonheffingen en winstaftrek beoordeel je afzonderlijk.
Overwerken tijdens etenstijd
Leg vast waarom een maaltijd tijdens overwerk wordt verstrekt en aan wie. Alleen het label overwerk maakt niet automatisch alle kosten en btw aftrekbaar. Laat de personeels- en loonregels voor die situatie beoordelen.
Koffie en thee op kantoor
Eigen koffie thuis blijft privé. Voor koffie en thee voor zakelijke relaties of personeel gelden de regels van de betreffende situatie hierboven. Gebruik geen algemene 100%-regel voor zowel kosten als btw.
Zo leg je maaltijdkosten vast
Bewaar de bon of factuur en noteer het zakelijke doel, de deelnemers en de locatie. Dat helpt om btw en winstaftrek afzonderlijk te verwerken. Bij Van Passe lever je deze informatie bij je administratie aan. Bekijk welke administratie en aangiften in ons pakket zijn inbegrepen.
