Representatiekosten: wat mag je aftrekken?

Wat zijn representatiekosten?

Representatiekosten zijn kosten die je maakt om je bedrijf te presenteren of contacten te onderhouden zonder directe tegenprestatie. Het gaat om uitgaven voor eten en drinken met klanten, recepties, relatiegeschenken of andere vormen van gastvrijheid, oftewel beperkt aftrekbare kosten. De Belastingdienst ziet dit niet als puur zakelijke kosten, omdat ze vaak ook een persoonlijk voordeel opleveren. Alleen kosten die aantoonbaar een zakelijk doel hebben, mag je beperkt aftrekken. Privé-etentjes of luxe uitgaven voor jezelf vallen er niet onder.

Representatiekosten aftrekbaar

De Belastingdienst biedt twee methoden om representatiekosten af te trekken: de 80/20-regel of het drempelbedrag. Je kiest elk jaar wat voor jou het gunstigst is.

De 80/20-regel

Met deze regel mag je tachtig procent van je representatiekosten aftrekken. De overige twintig procent is niet aftrekbaar. Dit is de eenvoudigste methode en meestal gunstig bij lagere kosten.

Rekenvoorbeeld

Maak je in een jaar 4.000 euro aan representatiekosten, dan trek je 3.200 euro af en laat je 800 euro buiten beschouwing. Je hoeft hierbij geen drempel te berekenen.

Drempelbedrag

Je kunt ook kiezen voor de drempelmethode. Daarbij mag je pas kosten aftrekken zodra je boven een vast bedrag uitkomt. De drempel voor 2025 is 5.700 euro.

Rekenvoorbeeld

Bij 6.000 euro aan representatiekosten is alleen het bedrag boven de drempel aftrekbaar, dus 300 euro. In de meeste gevallen levert de 80/20-regel meer aftrek op, behalve bij zeer hoge kosten.

Welke representatiekosten zijn aftrekbaar?

De Belastingdienst ziet de volgende uitgaven als representatiekosten:

• Eten en drinken met klanten of zakenrelaties
• Recepties, evenementen en relatiegeschenken

Deze kosten zijn beperkt aftrekbaar via de gekozen methode. Uitgaven die geen zakelijk doel hebben, zoals persoonlijke cadeaus of privé-etentjes, kun je niet opvoeren. Bewaar bonnetjes en noteer bij elke uitgave het zakelijke doel, zodat het onderscheid duidelijk blijft.

Congressen en seminars

Kosten voor congressen, seminars en studiedagen zijn beperkt aftrekbaar. Ze hebben vaak een deels zakelijk, deels informeel karakter. Gaat het congres over je vakgebied of onderneming, dan mag je de kosten aftrekken. Denk aan inschrijfgeld, toegangstickets en reiskosten. Bewaar het programma of de uitnodiging als bewijs van zakelijk nut. Luxe of niet-vakgerelateerde events zijn niet aftrekbaar.

Reis- en verblijfkosten

Reis- en verblijfkosten voor zakelijke evenementen, klantenbezoeken of congressen zijn meestal voor 80% aftrekbaar (73,5% bij een bv). Dat geldt voor vervoer, hotelovernachtingen en maaltijden onderweg. Combineer je de reis met privédoelen, splits dan de kosten: alleen het zakelijke deel mag je aftrekken.

Representatiekosten en reclame

Reclamekosten zijn wel volledig aftrekbaar. Denk aan advertenties, online campagnes of sponsoring waarbij je bedrijfsnaam zichtbaar is. Zodra je er een duidelijke vorm van publiciteit voor terugkrijgt, vallen de kosten onder reclame. Representatiekosten daarentegen leveren geen directe zichtbaarheid op en zijn daardoor beperkt aftrekbaar.

Tegenprestatie

Het verschil tussen representatiekosten en reclamekosten hangt af van de tegenprestatie. Een tegenprestatie betekent dat je iets concreets terugkrijgt voor je betaling, bijvoorbeeld publiciteit of naamsvermelding. Betaal je voor zichtbaarheid, dan is het reclame. Krijg je niets tastbaars terug en draait het vooral om relatiebeheer of een goede indruk, dan gaat het om representatie.

Cadeaubonnen

Geef je klanten cadeaubonnen, dan vallen die onder representatiekosten. Je mag ze slechts gedeeltelijk aftrekken. Zorg dat de uitgave zakelijk te verantwoorden is, bijvoorbeeld als bedankje of attentie bij een samenwerking.

Relatiegeschenken

Relatiegeschenken zijn cadeaus aan klanten of zakenrelaties, zoals wijn, bloemen of een klein pakket. Ook deze kosten zijn maar beperkt aftrekbaar. Promotiemateriaal met je logo dat bedoeld is voor brede verspreiding valt juist onder volledig aftrekbare reclamekosten.

Btw op representatiekosten, wat mag je terugvragen?

De btw op representatiekosten is niet altijd aftrekbaar. Gebruik je iets zelf of geef je het aan je personeel, dan mag je de btw meestal niet terugvragen. Alleen als de totale kosten per persoon per jaar onder 227 euro exclusief btw blijven, mag je de btw aftrekken. Ga je daar overheen, dan vervalt het recht op aftrek.

Voor klanten en zakenrelaties ligt dat anders. Zolang de totale waarde van cadeaus, diners of evenementen per persoon per jaar onder 227 euro blijft, mag je de btw terugvragen. Geef je meer uit aan dezelfde klant, dan mag je over dat volledige bedrag geen btw meer aftrekken.

Verschil tussen representatiekosten en reclamekosten

Het verschil tussen representatiekosten en reclamekosten is belangrijk voor je belastingaangifte. Beide soorten uitgaven hebben te maken met het promoten van je bedrijf, maar de Belastingdienst behandelt ze anders. In onderstaande tabel zie je in één oogopslag wat onder welke categorie valt en hoe de aftrek werkt.

Hoe verwerk je representatiekosten in je boekhouding?

Boek representatiekosten op een aparte grootboekrekening, zodat je ze makkelijk kunt terugvinden. Bij de aangifte inkomstenbelasting kies je de 80/20-regel of de drempelmethode. De niet-aftrekbare bedragen tel je bij je winst op. Voor de btw houd je rekening met de grens van 227 euro per ontvanger. Ga je daaroverheen, dan corrigeer je de btw in je administratie. Veel boekhoudprogramma’s hebben hiervoor een automatische berekening.

Veelgestelde vragen