Wat zet je in een goede offerte?
Begin met de vraag van de klant. Welk resultaat verwacht die, wat moet er precies worden opgeleverd en wanneer? Werk dat uit in concrete afspraken over de werkzaamheden, prijs en uitvoering. Een offerte is een aanbod; na aanvaarding kunnen die afspraken je binden.- Jouw bedrijfsnaam, adres, contactgegevens en KVK-nummer.
- De juiste naam en het adres van de opdrachtgever.
- Offertenummer, versienummer en datum.
- Wat je precies levert, inclusief aantallen of omvang.
- De prijs, btw-behandeling en eventuele bijkomende kosten.
- Planning, geldigheidsduur en wat de klant zelf moet aanleveren.
- Afspraken over wijzigingen, meerwerk en betaling.
- Hoe de klant akkoord geeft en welke voorwaarden van toepassing zijn.
Voorbeeld van een offerte voor een zzp’er
Dit fictieve voorbeeld is voor een Nederlandse zakelijke opdracht: het inrichten van drie presentatiesjablonen. Het gaat om een vaste projectprijs met 21% btw. Vul de gegevens tussen blokhaken zelf in en pas de afspraken aan je eigen werk aan.OFFERTE O2026-018 · versie 1
Datum: 14 september 2026
Geldig voor aanvaarding tot en met 28 september 2026
Van: [jouw volledige bedrijfsnaam]
[straat en huisnummer], [postcode en plaats]
KVK: [jouw KVK-nummer]
Contact: [naam en e-mailadres]
Voor: [volledige naam opdrachtgever]
[straat en huisnummer], [postcode en plaats]
Contactpersoon: [naam]
Je vraag: je wilt drie presentatiesjablonen waarmee je team verkoopgesprekken, projectupdates en evaluaties kan voorbereiden. Ik richt de sjablonen in op basis van de door jou aangeleverde huisstijl en voorbeeldinhoud.
| Onderdeel | Wat is inbegrepen? | Prijs excl. btw |
|---|---|---|
| Voorbereiding | Intake van maximaal 1 uur en controle aangeleverde materialen | € 120,00 |
| Uitwerking | 3 sjablonen, elk met 5 vaste typen dia’s | € 480,00 |
| Aanpassing en overdracht | 1 gezamenlijke feedbackronde en uitleg van maximaal 1 uur | € 160,00 |
| Subtotaal | € 760,00 | |
| Btw 21% | € 159,60 | |
| Totaal | € 919,60 |
Planning: start op 5 oktober 2026. De eerste versie wordt op 12 oktober aangeleverd. Feedback ontvang ik uiterlijk 15 oktober; de definitieve bestanden lever ik op 19 oktober. Deze planning gaat ervan uit dat ik de complete huisstijl en voorbeeldinhoud uiterlijk 2 oktober ontvang. Bij latere aanlevering spreken we een nieuwe planning af.
Afbakening: de projectprijs omvat bovenstaande onderdelen. Nieuwe teksten schrijven, extra sjablonen en extra feedbackrondes vallen erbuiten. Wil je die toevoegen, dan ontvang je eerst een prijsopgave met het effect op de planning. Ik start het meerwerk pas na je schriftelijke akkoord.
Betaling: ik factureer de projectprijs na de definitieve oplevering. De afgesproken betalingstermijn is 14 dagen na factuurdatum. In dit voorbeeld zijn er geen reis- of materiaalkosten.
Akkoord: bevestig per e-mail dat je akkoord gaat met offerte O2026-018, versie 1, en het totaal van € 919,60 inclusief btw. Vermeld je naam en namens welke onderneming je akkoord geeft.
Vaste prijs, uurtarief of prijsinschatting?
Maak duidelijk hoe het uiteindelijke bedrag wordt bepaald. ‘Ongeveer € 760’ betekent iets anders dan ‘vaste projectprijs € 760’. Combineer geen vaste prijs met open formuleringen waardoor later onduidelijk is wat inbegrepen was.Werken met een vaste projectprijs
Je spreekt een bedrag af voor een omschreven resultaat. Neem daarom ook aantallen, opleverbestanden en feedbackrondes op. Loopt je eigen uitvoering uit zonder dat de opdracht verandert, dan ontstaat daardoor niet vanzelf afgesproken meerwerk.Werken op basis van uren
Vermeld het uurtarief, welke werkzaamheden factureerbaar zijn en hoe je uren verantwoordt. Geef eventueel een raming en spreek een moment af waarop je overlegt voordat die wordt overschreden. Bijvoorbeeld: ‘Naar verwachting 8 tot 10 uur à € 85 exclusief btw. Zodra ik verwacht meer dan 10 uur nodig te hebben, vraag ik eerst akkoord voor extra uren.’ Onderbouw je prijs vanuit kosten en beschikbare werktijd. Gebruik daarvoor onze uitleg over je uurtarief berekenen. Voor het verantwoorden van uren kun je een urenregistratie bijhouden.Offerte inclusief of exclusief btw?
Bij zakelijke klanten kun je de prijs exclusief btw uitsplitsen en de btw plus het totaal eronder tonen, zoals in het voorbeeld. Bij een aanbod aan consumenten moet je de verkoopprijs inclusief btw en onvermijdbare bijkomende kosten vermelden. De ACM legt de regels voor prijsvermelding uit. Pas je de KOR toe, dan bereken je geen btw. Maak in de offerte duidelijk dat je prijs op die vrijstelling is gebaseerd. Ook bij btw verlegd of andere bijzondere situaties controleer je de juiste behandeling vóór je een totaalprijs afspreekt.Voorkom discussie over meerwerk
Omschrijf een verandering zo dat de klant kan kiezen. Vergelijk bijvoorbeeld deze twee zinnen:- Onduidelijk: ‘Extra werkzaamheden worden achteraf doorberekend.’
- Concreet: ‘Je vraagt een vierde sjabloon. Dat kost € 160 exclusief btw (€ 193,60 inclusief 21% btw) en verschuift de oplevering naar 21 oktober. Ik voeg het toe zodra je hiermee akkoord gaat.’
Geldigheid, akkoord en algemene voorwaarden
Kies een geldigheidsduur die past bij de planning en je prijsrisico. De termijn van 14 dagen in het voorbeeld is een keuze, geen standaardregel voor alle offertes. Is de termijn verstreken, bespreek dan eerst of prijs en beschikbaarheid nog kloppen en stuur zo nodig een nieuwe versie. Een handtekening is niet de enige manier waarop een overeenkomst kan ontstaan: ook een duidelijk akkoord per e-mail kan afspraken vastleggen. Maak herkenbaar op welk voorstel de klant akkoord geeft. KVK beschrijft het belang van afspraken schriftelijk vastleggen; akkoord op een offerte kan een overeenkomst opleveren. Algemene voorwaarden zijn niet voor iedere onderneming wettelijk verplicht. Gebruik je ze wel, verklaar ze dan vóór of bij het sluiten van de overeenkomst van toepassing en geef de klant gelegenheid ze te lezen en te bewaren. Stuur ze bijvoorbeeld als bijlage met de offerte mee. Alleen achteraf een verwijzing op de factuur toevoegen is daarvoor te laat. Lees de uitleg van KVK over algemene voorwaarden.Controleer je offerte vóór verzending
- Kan de klant zien welk resultaat hij krijgt en wat buiten de prijs valt?
- Kloppen aantallen, optellingen, btw en het totaal?
- Zijn extra kosten en de prijs van mogelijke uitbreidingen duidelijk?
- Is de planning haalbaar en staat erin wat je van de klant nodig hebt?
- Is herkenbaar hoe, wanneer en op welke versie de klant akkoord geeft?
- Zijn genoemde voorwaarden en bijlagen daadwerkelijk toegevoegd?
Veelgestelde vragen
Is een offerte hetzelfde als een factuur?
Nee. In de offerte doe je een aanbod over werk, prijs en voorwaarden. Met de factuur breng je het afgesproken bedrag in rekening op het daarvoor afgesproken moment. Bewaar beide documenten zodat je kunt zien waarop de factuur is gebaseerd.
Hoe lang is een offerte geldig?
Leg zelf een duidelijke termijn voor aanvaarding vast die past bij het aanbod. Er is geen algemene regel dat elke offerte precies 14 of 30 dagen geldig is. Bij een verlopen voorstel controleer je opnieuw of prijs en beschikbaarheid nog kloppen.
Kan een klant per e-mail akkoord geven?
Een duidelijk e-mailakkoord kan een overeenkomst tot stand brengen. Laat de klant het offertenummer en de versie noemen, zodat vaststaat welk aanbod is aanvaard. Voor bijzondere overeenkomsten kunnen aanvullende vormvereisten gelden.
Zijn algemene voorwaarden verplicht bij een offerte?
Niet als algemene wettelijke verplichting voor iedere ondernemer. Een brancheorganisatie of verzekeraar kan wel eisen stellen. Gebruik je voorwaarden, maak ze dan tijdig beschikbaar en verklaar ze van toepassing op de overeenkomst.
