What is a statement exclusive business use van
The statement formally lets you know that you only use your van for business trips. As a result, you do not need to apply an additional taxable benefit in your tax return and you are exempt from having a comprehensive trip administration. This scheme is particularly interesting for self-employed people who never use their van privately.
The declaration remains valid as long as you meet the conditions. So you do not have to resubmit it every year. Note: if at any time you do drive the van privately, you must first withdraw the declaration.
Advantages
Below you can see the benefits of the declaration in tabular form. This will give you a quick insight into what the scheme can do for you as an entrepreneur:
| Advantage | Notes |
|---|---|
| No additional charge | You do not need to calculate an additional taxable benefit for private use. |
| No trip registration | You don't need to keep track of rides as long as you comply with the rules. |
| Kosten en btw apart beoordelen | De normale regels voor kosten en afschrijving blijven gelden. De verklaring geeft geen algemene btw-aftrek. |
| Valid until revocation | The declaration is valid indefinitely, as long as you meet the conditions. |
| Simplicity and clarity | Je legt het uitsluitend zakelijke gebruik formeel vast; bewijs van het zakelijke karakter blijft nodig. |
Cons
We have also clearly tabulated the disadvantages of this scheme. This way, you can easily weigh up whether this approach suits your situation:
| Disadvantage | Notes |
|---|---|
| No private use allowed | Incidental private use is also not allowed. |
| Strict control | De Belastingdienst controleert actief, o.a. met camera’s. |
| Major consequences if breached | One private trip can lead to additional taxable income for the whole year. |
| No flexibility | Spontaneous private driving is excluded as long as the declaration is valid. |
| Duty to report changes | You must report any change to the Inland Revenue immediately. |
Terms
Not just any car qualifies for this scheme. The car must fall under the 'van category' and this is subject to a number of tax requirements set by the Tax Office..
Had je de bestelauto al eerder in het jaar? Dan moet je met een rittenregistratie aantonen dat je vóór de ingangsdatum, omgerekend naar jaarbasis, niet meer dan 500 kilometer privé reed. Vanaf het moment dat de verklaring ingaat, is elk privégebruik verboden. Ook ben je verplicht om veranderingen direct te melden en de verklaring in te trekken als je situatie verandert.
Submit statement
Dien de verklaring digitaal in via Mijn Belastingdienst Zakelijk. De ingangsdatum is de verzenddatum of een latere datum die je kiest. Bewaar de verklaring en ontvangstbevestiging. Gebruik de officiële uitleg voor indienen om het actuele formulier te vinden.
Revoke declaration
Trek de verklaring in voordat je privé gaat rijden, als je de bestelauto niet meer gebruikt of als de verklaring onjuist was. Bij een andere bestelauto trek je de oude verklaring in en dien je een nieuwe in. Beoordeel daarna het privégebruik voor en na de geldigheid van de verklaring: bij aantoonbaar maximaal 500 kilometer in het kalenderjaar is geen privécorrectie nodig. Daarboven beoordeel je de addition. Zie de regels voor intrekken.
Retroactivity not allowed
De verklaring werkt niet terug. Voor een eerdere periode moet je het privégebruik afzonderlijk kunnen onderbouwen, met herrekening naar jaarbasis waar nodig. Vanaf de ingangsdatum zijn geen privékilometers toegestaan. Woon-werkverkeer kan voor de btw wel privé zijn: lees over private car use and VAT.
Control by the Inland Revenue
The Inland Revenue monitors the use of vans with this declaration. This is done partly through automatic licence plate registrations. Drives at unusual times or locations may prompt questions.
You must then be able to prove that the trip was business-related. Therefore, keep supporting documents, such as work orders, customer appointments or diary entries. If you cannot prove business use, the tax authorities will count it as private use.
Statement exclusive business use van for employees
Bij een werknemer dient de werkgever de verklaring namens de werknemer in. Dat is een andere route dan voor een zzp’er. Een schriftelijk verbod op privégebruik is ook een afzonderlijke regeling met eigen voorwaarden en toezicht; alleen een afspraak is niet voldoende. Gebruik voor de loonadministratie de actuele werkgeversinstructies van de Belastingdienst.
