Wat is urenregistratie?
Urenregistratie betekent dat je alle uren die je aan je bedrijf werkt vastlegt. Je noteert welke taak je doet, hoe lang je eraan werkt en wanneer je die uren hebt gemaakt. Het kan gaan om directe uren voor klanten of indirecte uren die nodig zijn om je bedrijf goed te laten draaien. Je bepaalt zelf hoe je dit bijhoudt zolang je overzichtelijk kunt laten zien wat je hebt gedaan. De registratie vormt een hulpmiddel om grip te houden op je werkzaamheden en helpt je bij het beoordelen van je inzet per maand of jaar.
Waarom is urenregistratie belangrijk?
Als je je uren vastlegt krijg je een duidelijk beeld van je inzet en kun je beter plannen. Je ziet hoeveel tijd je kwijt bent aan bepaalde opdrachten en kunt je tarieven en offertes hierop aanpassen. Het is ook nuttig richting klanten omdat je kunt laten zien welke werkzaamheden je hebt gedaan. Voor de Belastingdienst is de registratie belangrijk omdat je moet kunnen aantonen hoeveel uren je aan je bedrijf hebt besteed. Dit speelt een rol bij belastingvoordelen voor ondernemers en bepaalt of je aan de voorwaarden voldoet.
Is urenregistratie verplicht?
Je bent niet verplicht om je uren vast te leggen, maar je moet ze wel kunnen onderbouwen als je ondernemersaftrek wilt gebruiken. De Belastingdienst vraagt bij controle om inzicht in je inzet. Zonder registratie kun je dat niet aantonen.
Urencriterium voor zzp’ers
Het urencriterium houdt in dat je per kalenderjaar minimaal 1225 uur aan je onderneming moet besteden om recht te hebben op aftrekposten voor ondernemers. Dit aantal geldt voor het hele jaar en wordt niet verlaagd wanneer je later start. Je moet duidelijk kunnen maken dat je deze uren hebt gehaald en dat je serieus werkt aan je bedrijf. Bij ondernemers die naast hun bedrijf in loondienst werken speelt ook mee dat zij meer tijd moeten besteden aan de onderneming dan aan hun baan. Door je uren vast te leggen bouw je dit bewijs automatisch op.
Welke uren tellen mee?
Je mag alle uren meetellen waarin je actief aan je onderneming werkt. Het gaat om directe en indirecte uren die bijdragen aan je bedrijf. Ook voorbereidingsuren vóór je start tellen mee zolang ze gericht zijn op jouw onderneming. Uren waarin je beschikbaar bent zonder werkzaamheden tellen niet mee. De Belastingdienst kijkt of je aannemelijk kunt maken dat je deze uren echt hebt gewerkt.
Voorbeelden van uren die wel en niet meetellen
| Soort uren | Tellen mee | Toelichting |
| Directe uren | Ja | Werk voor klanten, factureerbaar |
| Indirecte uren | Ja | Administratie, reistijd, marketing, offertes |
| Voorbereidingsuren | Ja | Werk vóór inschrijving bij KvK |
| Standby zonder taak | Nee | Alleen beschikbaar zijn telt niet |
| Privé activiteiten | Nee | Geen zakelijke activiteit |
Hoe kun je jouw uren bijhouden?
Je kunt je uren op meerdere manieren registreren. Veel zzp’ers beginnen met een spreadsheet waarin zij per dag hun werkzaamheden en uren noteren. Je kunt ook een agenda gebruiken waarin je bijhoudt wat je hebt gedaan. Digitale oplossingen zijn vaak praktischer omdat ze automatisch totalen maken en overzicht geven. Het belangrijkste is dat jouw methode duidelijk maakt wanneer je hebt gewerkt en wat je hebt gedaan. Kies dus een oplossing die je dagelijks kunt bijhouden zonder veel moeite.
Apps voor urenregistratie
Er zijn verschillende apps die je helpen om je uren snel en duidelijk vast te leggen. Je kiest zelf of je een eenvoudige timer wilt of een app met meer functies. Hieronder vind je veelgebruikte opties die goed werken voor zzp’ers.
MoneyMonk biedt een gratis urenregistratiemodule. Je registreert per taak je tijd en ziet direct hoeveel uren je hebt gemaakt richting het urencriterium.
Toggl werkt met een simpele timer waarmee je je uren start en stopt. Je ziet precies hoeveel tijd je aan een taak hebt besteed en je kunt rapportages maken voor je administratie.
- Timesheet (voor Android)
Timesheet is een Android app waarmee je uren per project registreert. De app toont overzichten en grafieken en biedt exportmogelijkheden voor je administratie.
De Uren App klokt je automatisch in en uit op vaste tijden. Je stelt werktijden in en de app registreert de uren zodat je niets vergeet.
Urenregistratie in MoneyMonk
MoneyMonk registreert je uren per taak en geeft overzicht in je voortgang richting het urencriterium. De app werkt snel en is geschikt voor dagelijkse registratie.
Urenregistratie in Excel
Excel is een handige keuze wanneer je zelf controle wilt over de structuur. Je noteert datum, taak en uren en laat totalen automatisch berekenen. Je houdt hiermee overzicht per maand of kwartaal en kunt de opzet zelf aanpassen.
Wat moet je registreren voor de Belastingdienst
Voor de Belastingdienst is het belangrijk dat je kunt laten zien hoeveel uur je hebt gewerkt en waaraan. Je noteert daarom per dag de datum, soort taak, duur van de werkzaamheden en voor wie je die uren hebt gemaakt. Onderliggende informatie zoals afspraken, mails en facturen moeten aansluiten bij je registratie. Je bewaart dit minimaal zeven jaar omdat dit deel is van je administratie. De Belastingdienst kijkt bij controle of jouw registratie logisch en compleet is.
Veelgemaakte fouten
Veel zzp’ers maken fouten bij het bijhouden van uren. Dit gebeurt vooral wanneer de registratie niet dagelijks wordt bijgewerkt.
- Alleen factureerbare uren noteren terwijl indirecte uren ook meetellen
- Te weinig details opnemen waardoor activiteiten niet duidelijk zijn
- Te laat achteraf uren reconstrueren waardoor uren ontbreken
- Voorbereidingsuren vergeten terwijl deze meetellen
- Aannemen dat 1225 uur omlaaggaat bij een late start van het jaar
- De 50 procent eis over het hoofd zien bij combinatie met loondienst
