Beperkt aftrekbare kosten: wat mag je aftrekken als zzp’er?

Wat zijn beperkt aftrekbare kosten?

Beperkt aftrekbare kosten zijn zakelijke uitgaven die je niet helemaal mag aftrekken omdat ze deels privévoordeel opleveren. Denk aan etentjes met klanten of relatiegeschenken. Je kunt kiezen tussen twee methodes: of je trekt tachtig procent van deze kosten af, of je past een drempel toe waarbij de eerste 5600 euro niet aftrekbaar is. Alles daarboven mag je wel aftrekken. Zo voorkomt de Belastingdienst dat privé-uitgaven ongemerkt via je bedrijf lopen.

Representatiekosten

Representatiekosten zijn kosten die je maakt om je bedrijf te vertegenwoordigen. Bijvoorbeeld zakelijke diners, recepties of bijeenkomsten met klanten. Ook congressen, seminars en studiereizen vallen hieronder, inclusief reis- en verblijfskosten. Meestal mag je tachtig procent van deze kosten aftrekken. Kies je voor de drempelmethode, dan is de eerste 5600 euro niet aftrekbaar. Maak je hoge reis- en verblijfskosten voor een congres dat noodzakelijk is voor je werk, dan mag je die kosten wél volledig opvoeren.

Relatiegeschenken: voedsel, drank en genotmiddelen

Relatiegeschenken, zoals kerstpakketten of flessen wijn, vallen ook onder de beperkt aftrekbare kosten. De Belastingdienst ziet dat deels als persoonlijk voordeel. Je mag dus niet alles aftrekken. Ook hier geldt: of de eerste 5600 euro niet, of tachtig procent van het totaal. Let erop dat voedsel, drank of genotmiddelen die je zelf gebruikt nooit aftrekbaar zijn. Alleen geschenken aan relaties vallen onder de regeling.

Autokosten bij privégebruik (bijtelling)

Rijd je in een auto van de zaak en gebruik je die ook privé, dan moet je rekening houden met de bijtelling. Je telt dan een percentage van de cataloguswaarde bij je winst op. In 2025is dat meestal 22 procent. Zo voorkomt de Belastingdienst dat je alle autokosten aftrekt terwijl je ook privé voordeel hebt. Rijd je minder dan 500 kilometer per jaar privé, dan kun je dat aantonen met een rittenregistratie. Dan hoef je geen bijtelling toe te passen.

Zakelijke kosten eigen privéauto

Gebruik je je eigen auto voor zakelijke ritten, dan mag je niet de werkelijke autokosten aftrekken, maar een vast bedrag per kilometer. In 2025 is dat 23 cent per kilometer (kilometervergoeding). Dat bedrag dekt alles: brandstof, onderhoud, verzekering en afschrijving. Je mag dus geen extra kosten opvoeren. Houd een overzicht bij van je zakelijke ritten, zodat je kunt aantonen hoeveel je hebt gereden.

Zakelijke reiskosten

Reis je met het openbaar vervoer, een taxi of het vliegtuig voor je werk, dan mag je die kosten volledig aftrekken. Voorwaarde is dat het echt zakelijke reizen zijn. Bewaar de bonnen of een overzicht van je OV-chipkaart als bewijs. Ook woon-werkverkeer geldt voor zzp’ers als zakelijk, dus ook dat mag je aftrekken.

Werkruimte thuis

Werk je vanuit huis, dan mag je de kosten van je werkruimte alleen aftrekken als je aan strikte eisen voldoet. De ruimte moet duidelijk afgescheiden zijn van je woning, bijvoorbeeld een aparte kamer met eigen ingang. Ook moet je er het grootste deel van je inkomen verdienen. Voldoe je daaraan, dan mag je een deel van je huur of hypotheek aftrekken. De Belastingdienst heeft hiervoor het hulpmiddel Rekenhulp Werkruimte. Daarmee kun je controleren of jouw situatie voldoet.

Werkkleding

Werkkleding is volledig aftrekbaar als het echt functionele kleding is. Denk aan een uniform of overall die je niet privé draagt. Ook kleding met een duidelijk zichtbaar logo van minimaal zeventig vierkante centimeter is aftrekbaar. Gewone nette kleding, zoals een pak of jas zonder logo, is dat niet.

Wat zijn gemengde kosten?

Gemengde kosten zijn uitgaven die zowel een zakelijk als een privédeel hebben. Dat kunnen bijvoorbeeld lunches, telefoonkosten of bedrijfsuitjes zijn. Van deze kosten mag je alleen het zakelijke deel aftrekken. Als het privévoordeel groter is dan het zakelijke, dan is niets aftrekbaar.

Verschil tussen gemengde kosten en beperkt aftrekbare kosten

Gemengde kosten gaan over het soort uitgaven, terwijl beperkt aftrekbare kosten gaan over de fiscale beperking van de aftrek. De Belastingdienst heeft voor bepaalde gemengde kosten vaste percentages of drempels ingesteld. Zo hoef je niet per bonnetje te bepalen welk deel privé of zakelijk is.

Overzicht beperkt aftrekbare kosten 2025

In dit overzicht vind je de belangrijkste regels voor beperkt aftrekbare zakelijke kosten:

Bron: Belastingdienst.nl, “Overzicht mogelijk aftrekbare zakelijke kosten”

Beperkt aftrekbare kosten en de VPB

Voor ondernemers met een bv gelden vergelijkbare regels via de vennootschapsbelasting (VPB). Het verschil is dat er geen drempel geldt. In plaats daarvan mag je 73,5 procent van de gemengde kosten aftrekken. De rest telt automatisch bij je winst op.

Waarom zijn sommige kosten niet volledig aftrekbaar?

De Belastingdienst wil voorkomen dat privé-uitgaven via de onderneming worden betaald. Een etentje met een klant is deels zakelijk, maar ook ontspanning. Daarom mag je maar een deel aftrekken. Zo blijft het eerlijk tussen ondernemers en particulieren en worden privévoordelen niet fiscaal gesubsidieerd.

Grootste wijzigingen tussen 2024 en 2025

De drempel voor representatiekosten en relatiegeschenken is verhoogd van 5600 euro naar 5700 euro. De kilometervergoeding voor zakelijke ritten met een privéauto is ongewijzigd gebleven op 23 cent per kilometer. Verder zijn de regels over werkkruimte en bijtelling ongewijzigd gebleven.