Wat zijn relatiegeschenken
Relatiegeschenken zijn zakelijke cadeaus die je geeft aan klanten, leveranciers of partners om de relatie te versterken of waardering te tonen. Denk aan een fles wijn, een kerstpakket of een promotieartikel met jouw bedrijfslogo. Zolang het geschenk een zakelijk doel heeft, beschouwt de Belastingdienst het als representatiekosten.
Omdat representatiekosten deels een privékarakter kunnen hebben, zijn ze niet volledig aftrekbaar. Toch kun je een groot deel van deze kosten opnemen in je winstberekening, mits je de fiscale regels juist toepast.
Voorwaarden voor aftrek relatiegeschenken
Om kosten voor relatiegeschenken af te trekken, moeten ze zakelijk zijn. Een cadeau aan familie of vrienden zonder zakelijk motief is niet aftrekbaar. Ook moet je als ondernemer belastingplichtig zijn voor de inkomstenbelasting of vennootschapsbelasting.
Voor de aftrek van relatiegeschenken gelden twee methoden. Je kiest jaarlijks de variant die voor jouw situatie het gunstigst uitpakt.
De 80/20-regel
De 80/20-regel is de eenvoudigste methode. Hierbij mag je 80 procent van de kosten aftrekken en blijft 20 procent niet aftrekbaar. Geef je bijvoorbeeld 1.000 euro uit aan relatiegeschenken, dan mag je 800 euro in aftrek brengen.
Voor de meeste zzp’ers is deze methode het meest praktisch. Je hoeft geen drempelbedragen bij te houden en weet direct welk deel je fiscaal mag verwerken.
Drempelbedrag van 5.700 euro
De tweede optie is de drempelregeling. In 2026 geldt een drempel van 5.700 euro. Alleen het deel van je representatiekosten dat boven dit bedrag uitkomt, mag je aftrekken. Besteed je 6.000 euro, dan mag je 300 euro aftrekken. Blijf je onder de 5.700 euro, dan heb je geen recht op aftrek.
Deze methode is vooral interessant voor ondernemers die veel investeren in representatie. Voor de meeste zzp’ers blijft de 80/20-regel echter de voordeligste keuze.
Btw aftrekken bij relatiegeschenken
Naast de inkomstenbelasting speelt ook de btw een rol. De btw over relatiegeschenken mag je alleen aftrekken als de waarde per ontvanger niet hoger is dan 227 euro exclusief btw per jaar.
Blijf je onder die grens, dan mag je de btw als voorbelasting terugvragen. Kom je erboven, dan vervalt het recht op aftrek. Heb je de btw eerder al in aftrek gebracht, dan moet je dit corrigeren in je laatste btw-aangifte van het jaar.
Het is verstandig om per klant of relatie bij te houden welke geschenken je geeft en wat de totale waarde daarvan is. Zo voorkom je dat je later btw moet terugbetalen.
Welke relatiegeschenken zijn fiscaal aftrekbaar
In principe zijn alle zakelijke cadeaus aftrekbaar, zolang ze een duidelijk zakelijk doel hebben. Denk aan kleine promotieartikelen, een kerstgeschenk of een attentie bij een afgeronde opdracht. De Belastingdienst beoordeelt vooral het zakelijke motief: draagt het cadeau bij aan je onderneming, dan valt het onder representatiekosten.
Niet aftrekbare geschenken
Niet alle cadeaus zijn aftrekbaar. De Belastingdienst sluit onder meer de volgende gevallen uit:
- Privégeschenken aan familie of vrienden
- Luxe uitgaven zonder zakelijk belang
- Buitensporige representatie, zoals dure diners zonder zakelijk karakter
- Kosten voor het gebruik van een vaartuig of ander luxe object voor representatie
Twijfel je of een geschenk aftrekbaar is, stel jezelf de vraag of je het ook zou geven zonder zakelijke relatie. Is het antwoord nee, dan geldt het meestal als zakelijk.
Hoeveel mag je uitgeven aan relatiegeschenken
Er bestaat geen wettelijk maximum voor de hoogte van je uitgaven aan relatiegeschenken. Wel blijft de fiscale aftrek beperkt. Besteed je weinig, dan is de 80/20-regel meestal gunstig. Besteed je veel, dan kan de drempelregeling aantrekkelijker zijn.
Daarnaast is de btw-grens van 227 euro per ontvanger belangrijk. Blijf je daaronder, dan mag je de btw aftrekken. Overschrijd je deze grens, dan vervalt dat recht. Zo stimuleert de Belastingdienst ondernemers om verantwoord met relatiegeschenken om te gaan.
Relatiegeschenken verwerken in je boekhouding
Een zorgvuldige administratie is essentieel om de aftrek goed toe te passen.
- Gebruik een aparte kostenpost voor representatie in je boekhouding. Zo zie je direct het totaalbedrag aan relatiegeschenken.
- Pas één methode toe voor de aftrek (80/20 of drempel) en wees hierin consistent.
- Controleer jaarlijks de btw-grens per klant of relatie. Houd bij welke geschenken je hebt gegeven en wat de waarde was.
- Bewaar alle facturen en aantekeningen. Noteer aan wie het geschenk is gegeven en met welk zakelijk doel.
Met een duidelijke administratie kun je eenvoudig aantonen dat je relatiegeschenken zakelijk waren. Dat maakt de aangifte overzichtelijk en voorkomt correcties achteraf.
Relatiegeschenken zijn een effectief middel om klanten te behouden en je netwerk te versterken. Door de regels correct toe te passen profiteer je van het fiscale voordeel, terwijl je professioneel en zorgvuldig onderneemt.
