Als ondernemer of zzp’er in Nederland krijg je al snel te maken met btw-aangifte. Dat houdt in dat je aan de Belastingdienst laat weten hoeveel btw je hebt ontvangen van je klanten. Ook laat je weten hoeveel btw je zelf hebt betaald aan je leveranciers.
In dit artikel leggen we je uit wanneer je aangifte moet doen, hoe het precies werkt, wat je allemaal moet invullen en waar je zeker op moet letten om fouten te voorkomen.
Wat is btw-aangifte?
Via je btw-aangifte laat je aan de Belastingdienst weten hoeveel je hebt verdiend en uitgegeven. En dat is inclusief de btw die je hebt gerekend aan klanten of zelf hebt betaald. Je rekent hiermee het verschil uit. Soms moet je betalen, soms krijg je geld terug.
De meeste ondernemers doen elk kwartaal btw-aangifte. Maar in sommige gevallen kan dat ook maandelijks of jaarlijks zijn. Zodra je bent aangemeld als ondernemer voor de btw, krijg je automatisch bericht van de Belastingdienst wanneer het tijd is om aangifte te doen. Zo weet je precies wanneer het zover is.
Wanneer moet je btw-aangifte doen?
De meeste ondernemers doen dus ieder kwartaal btw-aangifte. Je krijgt dan vier keer per jaar een reminder van de Belastingdienst. De deadline is steeds één maand na het einde van het kwartaal. Dus: kwartaal voorbij? Dan heb je nog een maand de tijd om je aangifte te regelen.
| Periode | Deadline |
| 1e kwartaal (jan-mrt) | 30 april 2025 |
| 2e kwartaal (apr-jun) | 31 juli 2025 |
| 3e kwartaal (jul-sep) | 31 oktober 2025 |
| 4e kwartaal (okt-dec) | 31 januari 2026 |
Uitzondering: btw-aangifte maandelijks of jaarlijks
Sommige ondernemers doen elke maand btw-aangifte, anderen maar één keer per jaar. Hoe vaak je btw moet aangeven, hangt af van hoeveel btw je moet afdragen of terugkrijgt. Dit wordt bepaald bij je inschrijving bij de Kamer van Koophandel of in overleg met de Belastingdienst.
Ondernemers die veel btw moeten betalen, doen meestal maandelijks aangifte. Dat geeft de Belastingdienst meer grip én voorkomt dat je in één keer een groot bedrag moet overmaken. Ondernemers met een lage btw-afdracht mogen in sommige gevallen juist jaarlijks aangifte doen. Dat scheelt tijd en administratie, maar je moet dan wel langer wachten op eventuele teruggaaf van btw.
Hoe doe je btw-aangifte?
Btw-aangifte doe je online via Mijn Belastingdienst Zakelijk. Gebruik je een boekhoudprogramma? Dan kun je vaak direct vanuit dat programma je aangifte versturen.
De aangifte zelf bestaat uit een paar duidelijke stappen:
- Je omzet per btw-tarief – Wat je hebt gefactureerd, uitgesplitst in 21%, 9% of 0%
- De btw die je hebt berekend – Dit rekent het systeem voor je uit op basis van je omzet.
- Voorbelasting – De btw die jij hebt betaald over zakelijke kosten. Die mag je aftrekken.
- Verleggingen of regelingen – Heb je btw verlegd, bijvoorbeeld bij EU-leveringen? Dan geef je dat hier op.
- Het eindbedrag – Wat je moet betalen of terugkrijgt.
En vergeet niet om je aangifte op tijd te doen én op tijd te betalen. Beide deadlines zijn gelijk.
Voorbelasting
Een belangrijk stukje van je btw-aangifte is de voorbelasting. Hiermee bedoelen we de btw die jij hebt betaald over je zakelijke uitgaven en investeringen. Goed nieuws: deze kosten mag je in de meeste gevallen gewoon aftrekken van de btw die je zelf hebt ontvangen.
Wil je hier dieper op ingaan? Lees dan ons artikel over voorbelasting.
Btw-tarieven
In Nederland heb je te maken met drie verschillende btw-tarieven. Welke je moet gebruiken, hangt af van wat je precies verkoopt. Even op een rijtje:
- 21% btw – Dit is het standaardtarief en geldt voor de meeste producten en diensten. Van elektronica tot aan marketingadvies
- 9% btw – Dit is een lager tarief dat onder meer geldt voor eten en drinken, kappers, boeken en sommige culturele diensten.
- 0% btw – Dit tarief gebruik je bij export naar het buitenland en bij een paar specifieke vrijgestelde leveringen.
Twijfel jij welk tarief je moet gebruiken? Check het goed, want een fout op je factuur kan leiden tot vervelende correcties of naheffingen van de Belastingdienst.
Vrijstelling van btw
Sommige ondernemers hoeven geen btw te rekenen of aan te geven. Dit geldt voor specifieke sectoren en situaties, zoals:
- Medische beroepen – Artsen, tandartsen en andere zorgverleners hoeven geen btw te rekenen voor hun diensten.
- Onderwijs – Scholen, universiteiten en andere onderwijsinstellingen vallen vaak onder btw-vrijstelling voor hun onderwijsactiviteiten.
- Sportverenigingen – Sportclubs en sportverenigingen hoeven geen btw in rekening te brengen voor hun lidmaatschapskosten en sportieve activiteiten.
- Deelnemers aan de kleineondernemersregeling (KOR) – Kleine ondernemers met een lage omzet kunnen zich aanmelden voor de KOR en zijn dan vrijgesteld van btw.
Conclusie
Btw-aangifte doen is helemaal niet zo ingewikkeld. Zolang je maar op tijd bent en weet wat je moet invullen. Als je je administratie goed bijhoudt en de regels in de gaten houdt, is het een fluitje van een cent. En heb je een boekhouder? Dan hoef je je geen zorgen te maken. Je boekhouder zorgt ervoor dat je administratie netjes wordt geregeld.
