Wanneer gebruik je welk nummer? (Voorbeelden)
In de onderstaande tabel vind je de nummers die gebruikt moeten worden per verschillende situatie.
| Situatie | Nummer dat je gebruikt |
|---|---|
| Factuur sturen naar klant | Btw-identificatienummer |
| Zakelijke website | Btw-identificatienummer |
| Contact met de Belastingdienst | Omzetbelastingnummer |
| VIES-controle (EU-btw-check) | Btw-identificatienummer |
| Internationale verkoop EU-klant | Btw-identificatienummer (VAT) |
| Aangifte omzetbelasting indienen | Omzetbelastingnummer |
Als je het verkeerde nummer gebruikt, kan dat leiden tot foutmeldingen, ongeldige facturen of verwarring met de Belastingdienst of klanten.
Wat is een btw-identificatienummer (btw-nummer)?
Het btw-identificatienummer is het nummer dat je gebruikt in je communicatie met klanten en leveranciers. Je zet dit nummer op je facturen, je website en offertes. Sinds 2020 bevat dit nummer geen BSN meer. Het is bedoeld voor extern gebruik en beschermt je privacy. Een Nederlands btw-id bestaat uit NL, negen cijfers, de letter B en een subnummer van twee cijfers. Btw-nummers uit andere landen hebben een andere opbouw. Je gebruikt het nummer ook als VAT-nummer in het buitenland.
Voorbeeldnummer: NL123456789B01
Btw-nummer aanvragen
Na je KVK-inschrijving beoordeelt de Belastingdienst of je ondernemer bent voor de btw. Bij registratie ontvang je een btw-id en OB-nummer. De beoordeling duurt volgens de Belastingdienst maximaal tien werkdagen. Hieronder lees je ook wat je doet als je niet via KVK wordt aangemeld.
Btw-nummer controleren
Controleer de geldigheid via het VIES-systeem en vergelijk waar beschikbaar naam en adres. Niet ieder land geeft die gegevens terug; bij Duitsland kun je naam en adres bijvoorbeeld niet zo controleren. Bewaar de uitkomst en datum. Een geldig btw-id betekent niet dat iedere levering automatisch tegen 0% mag. Lees de uitleg van de Belastingdienst over de controle.
Wat is een VAT-nummer?
Een VAT-nummer is exact hetzelfde als je btw-identificatienummer. VAT staat voor Value Added Tax, de Engelse vertaling van btw. In internationale communicatie wordt om je VAT-nummer gevraagd, maar je geeft dan gewoon je Nederlandse btw-id. Het format is hetzelfde: NL123456789B01. Het is belangrijk dat je dit nummer gebruikt bij handel met buitenlandse klanten of leveranciers binnen de EU. Hiermee toon je aan dat je als ondernemer geregistreerd bent voor btw-doeleinden. Verkoop je aan particulieren in andere EU-landen? Dan gelden andere regels dan bij zakelijke klanten; lees wanneer OSS-aangifte van toepassing kan zijn.
Voorbeeldnummer: NL123456789B01
Wat is een omzetbelastingnummer (OB-nummer)?
Het OB-nummer gebruik je alleen voor communicatie met de Belastingdienst. Je zet dit nummer niet op je facturen of website. Voor eenmanszaken is het OB-nummer direct gekoppeld aan je burgerservicenummer. Het bestaat uit je BSN, gevolgd door de letter B en een volgnummer (meestal B01). Bij andere rechtsvormen is het gebaseerd op het RSIN. Je gebruikt dit nummer bij het indienen van aangiften en bij correspondentie met de Belastingdienst. Dit nummer is intern en nooit bedoeld voor klanten of leveranciers.
Fictief OB-voorbeeld: 111234567B01. Dit is niet je btw-id zonder NL. Gebruik steeds het daadwerkelijk toegekende nummer; bij een eenmanszaak verschillen de negen cijfers van beide nummers.
Verschil tussen btw-id en VAT-nummer
Er is geen verschil tussen een btw-id en een VAT-nummer. Beide verwijzen naar hetzelfde nummer. Btw-id is de Nederlandse naam, VAT-nummer is de Engelse variant. Het nummer blijft exact hetzelfde. Zodra je een btw-id hebt, kun je dat dus gebruiken als VAT-nummer bij internationale handel.
Verschil tussen btw-id en omzetbelastingnummer
Het btw-id gebruik je naar buiten: voor klanten, leveranciers en je website. Het OB-nummer gebruik je alleen voor contact met de Belastingdienst. Het btw-id is afgeschermd van je BSN en bedoeld om je privacy te beschermen. Het OB-nummer is wél gekoppeld aan je BSN (of RSIN bij andere rechtsvormen). Let erop dat systemen zoals VIES je OB-nummer niet herkennen. Alleen je btw-id is daarvoor geldig.
Hoe kom ik aan een btw-identificatienummer en een omzetbelastingnummer?
De normale route loopt via KVK, zoals hierboven bij aanvragen uitgelegd. Moet je je niet bij KVK inschrijven, maar ben je wel ondernemer voor de btw? Meld je dan via de toepasselijke route bij de Belastingdienst aan. Je gebruikt pas de nummers die de Belastingdienst je daadwerkelijk toekent.
Waar vind ik mijn btw- en OB-nummer?
Ga in Mijn Belastingdienst Zakelijk naar Btw en daarna Btw-identificatienummer. Daar staan je btw-id én OB-nummer. Zie ook de officiële uitleg over beide nummers. Publiceer je OB-nummer niet op facturen of je website.
Bekijk onze handleiding voor stapsgewijze uitleg.
