Setting up a sole proprietorship: How to do it?

What is a sole proprietorship? 

Een eenmanszaak is een bedrijfsvorm waarbij jij de enige eigenaar bent. Er is geen juridische scheiding tussen jou en je onderneming: inkomsten, verplichtingen en risico’s zijn allemaal direct aan jou verbonden. Voor de start schrijf je je in bij de Kamer van Koophandel. Na inschrijving ontvang je automatisch van de Belastingdienst je btw-identificatienummer en omzetbelastingnummer en kan je meteen aan de slag gaan.

Difference between sole proprietorship and zzp 

Een eenmanszaak is een officiële rechtsvorm, vergelijkbaar met bijvoorbeeld een bv of vof. Zzp’er is geen rechtsvorm, maar een term voor zelfstandig werken zonder personeel. In de praktijk kiezen de meeste zzp’ers voor de eenmanszaak, omdat deze snel en goedkoop te regelen is en goed aansluit bij kleinschalig ondernemen. Wil je precies weten wat het verschil is tussen deze termen? Lees dan ons artikel over het verschil tussen zzp, eenmanszaak en freelance.

Can I hire staff? 

Yes, you can. The name sole proprietorship only says that there is one owner. You can hire unlimited employees. Once you do, you become an employer and pay payroll taxes and contributions. The legal form does not change in the process: you remain the sole owner and fully responsible. 

Voordelen eenmanszaak oprichten 

The sole proprietorship is popular because it is quick and easy to start. Low costs, limited administration and tax advantages make this legal form attractive for starters. 

Key benefits include: 

• Lage oprichtingskosten: inschrijven bij de KvK kost € 82,25 en een notaris is niet nodig. 

• Tax benefits: als je voldoet aan het urencriterium, kun je gebruikmaken van slimme aftrekposten zoals de zelfstandigenaftrek, startersaftrek en de MKB-winstvrijstelling.

• Volledige zeggenschap: je beslist overal zelf over, zonder aandeelhouders of partners. 

• Eenvoudige administratie: geen verplichte jaarrekening, alleen btw-aangifte en inkomstenbelasting. 

Thanks to these benefits, many start-ups can still enjoy tax advantages and full control over their business with relatively little hassle. 

Disadvantages of sole proprietorship 

The simplicity of the sole proprietorship also has drawbacks. You are personally liable, the tax burden can increase and you do not build up a pension or safety net. 

Main drawbacks are: 

• Onbeperkte aansprakelijkheid: schulden kunnen direct op je privévermogen worden verhaald. 

• Hogere belastingdruk: winst valt in box 1 met progressieve tarieven tot 49,5%. 

• Geen sociale voorzieningen: je moet zelf pensioen, AOV en buffers regelen. 

Liability and debts 

If your company gets into debt or goes bankrupt, you are fully responsible. If you are married in community of property, your partner's assets can also be claimed. This risk makes the sole proprietorship less suitable if you make large investments or commitments. For more protection, entrepreneurs often later switch to a private limited company. 

Tax matters 

Als je een eenmanszaak begint, krijg je te maken met belasting. De twee belangrijkste soorten zijn de income tax return and the omzetbelasting (btw). De Belastingdienst ziet jouw winst als persoonlijk inkomen, waarover je inkomstenbelasting betaalt. Daarnaast moet je meestal btw rekenen op je facturen en die netjes afdragen.

Income Tax 

Iedereen in Nederland betaalt jaarlijks inkomstenbelasting over zijn of haar inkomen. Als ondernemer komt daar een extra onderdeel bij: de winst uit je onderneming.

Die winst, je omzet min je zakelijke kosten, wordt belast in box 1. Hoe hoger je totale inkomen, hoe hoger het belastingpercentage. Voldoe je aan het urencriterium, dan kun je gebruikmaken van aftrekposten zoals de zelfstandigenaftrek, startersaftrek en MKB-winstvrijstelling. Deze verlagen je belastbare winst en dus je uiteindelijke belastingdruk.

Tax benefits 

Voldoe je aan het hours criterion (1.225 uur per jaar), dan heb je recht op aftrekposten zoals de self-employed deduction, start-up deduction and the SME profit exemption. Deze regelingen verlagen je winst, waardoor je minder belasting betaalt. Daarnaast zijn er nog andere regelingen en aftrekposten waar ondernemers gebruik van kunnen maken, afhankelijk van hun situatie.

VAT (sales tax) 

De meeste ondernemers zijn btw-plichtig. Dat betekent dat je btw rekent op je facturen en deze vervolgens afdraagt aan de Belastingdienst.

Elke drie maanden doe je btw-aangifte: je geeft aan hoeveel btw je hebt ontvangen en hoeveel je hebt betaald over zakelijke uitgaven. Het verschil draag je af of krijg je terug.

Small business scheme 

Do you earn less than €20,000 a year? Then you can opt for the small entrepreneur scheme (KOR). Je hoeft dan geen btw te rekenen of aangifte te doen. Dat maakt de administratie eenvoudiger, maar het nadeel is dat je ook geen btw meer kunt terugvragen over je zakelijke kosten.

Do I need an accountant? 

An accountant is not compulsory, but it is wise. Deductions and VAT rules in particular can be complicated. An accountant will help you avoid mistakes, make the best use of tax benefits and save time. At Van Passe we take this completely out of your hands, so you can focus on your business. 

Setting up a sole proprietorship in five steps 

Starting a sole proprietorship is easy and can often be arranged within a week. 

1. Voorbereiden: maak een ondernemingsplan, kies een bedrijfsnaam en controleer deze bij de KvK. 
2. Inschrijven bij de KvK: regel dit online via de website.
3. Afspraak bij de KvK: je gegevens worden gecontroleerd en de inschrijving wordt afgerond.
4. Ontvangen van documenten: je krijgt je KvK-nummer en later je btw-id en omzetbelastingnummer. 
5. Aan de slag: open een business account en start je bedrijf officieel. 

Sole proprietorship or private limited company 

Are you hesitating between a sole proprietorship and a private limited company? The table below shows the main differences in a row.