Btw-aangifte (omzetbelasting)

Wat is btw-aangifte?

Elke ondernemer is verplicht btw (omzetbelasting) af te dragen over de toegevoegde waarde van de producten of diensten. Dat gebeurt via de btw-aangifte. In deze aangifte geef je aan hoeveel btw er is verrekend en afgedragen over zakelijke kosten en investeringen. Het verschil bepaalt of je als ondernemer btw moet afdragen of juist terugkrijgt. In de meeste gevallen dien je de aangifte per kwartaal in. Een maand- of jaaraangifte is ook een optie.

Verschil tussen btw en omzetbelasting

De termen ‘btw’ en ‘omzetbelasting’ hebben dezelfde betekenis. In de praktijk zie je dat deze begrippen vaak door elkaar worden gebruikt. In officiële documenten wordt vaak gesproken over omzetbelasting, terwijl dat makkelijker gezegd om de btw gaat.

De btw-tarieven in Nederland

In Nederland kennen we drie btw-tarieven

• 21% (het standaardtarief). Dit tarief is van toepassing op de meeste goederen en diensten. Van elektronica en software tot aan
• 9% (verlaagd tarief). Dit geldt voor onder meer voedingsmiddelen, boeken en geneesmiddelen. Via dit lage tarief wil de overheid dit soort producten zo betaalbaar mogelijk houden.
• 0% (nultarief). Dit nultarief gebruik je in situaties waarbij de btw-heffing is verlegd naar het buitenland. Denk hierbij dan aan de export van goederen.

Vrijgesteld van btw

Voor bepaalde sectoren geldt een vrijstelling van de btw. Dit gebeurt in de zorg, het onderwijs en bepaalde financiële dienstverlening. In deze gevallen hoef je geen btw in rekening te brengen aan klanten. Maar tegelijkertijd heb je als ondernemer ook geen recht op aftrek van btw over zakelijke kosten en investeringen.

Btw verlegd

Bij de ‘verleggingsregeling’ verschuift de verplichting om btw af te dragen van de leverancier naar de afnemer. Dat betekent dus dat je zelf geen btw afdraagt, maar dat de klant dit doet in zijn of haar btw-aangifte. Deze regeling wordt vaak toegepast in de bouwsector, het uitlenen van personeel en bij internationale handel.

Op de factuur vermeld je duidelijk ‘btw verlegd’, samen met het btw-nummer van de afnemer.

De kleineondernemersregeling (KOR)

Blijft je jaarlijkse omzet onder de €20.000 dan kun je kiezen voor de KOR (kleineondernemersregeling). In dat geval hoef je geen btw in rekening te brengen. Ook hoef je dan geen btw-aangifte te doen en maakt de administratie eenvoudiger. Maar let op. Je mag in dit geval ook geen btw op zakelijke kosten aftrekken. Deze regeling geldt maximaal drie jaar. Hij komt te vervallen als je boven de grens van €20.000 komt.

Btw-aangifte: Wanneer doe je die in 2025?

De meeste ondernemers doen ieder kwartaal aangifte. Voor 2025 zijn dit, per kwartaal, de uiterste data voor aangifte en betaling.

Zowel de aangifte als betaling moeten voor de uiterste datum binnen zijn. Houd rekening met een verwerkingstijd bij overboekingen. Meer hierover lees je bij btw-aangifte doen. 

Maandelijks of jaarlijks de btw-aangifte doen?

Eigenlijk bepaalt de Belastingdienst hoe vaak en wanneer je btw-aangifte moet doen. Vaak is dat een keer per kwartaal. Betaal je structureel meer dan €15.000 per kwartaal? Dan kan de Belastingdienst je verplichten om maandelijks btw-aangifte te doen. Eenmaal per jaar aangifte doen is juist weer mogelijk als je weinig btw afdraagt (minder dan €1883 per jaar).  De Belastingdienst bepaalt bij je inschrijving hoe vaak per jaar je btw betaalt. Toch kun je zelf ook een verzoek indienen tot wijziging.

Hoe doe je btw-aangifte als zzp’er?

De btw-aangifte doe je via het ondernemersportaal van de Belastingdienst. Zzp’ers loggen hiervoor in met DigiD. Een zorgvuldige voorbereiding is belangrijk. Zorg ervoor dat je facturen, bonnetjes en de administratie volledig en correct zijn voor het betreffende tijdvak. De volgende stappen geven je een overzicht hoe je dit het beste kunt aanpakken:

1. Ga naar Mijn Belastingdienst Zakelijk en log in.
2. Selecteer het juiste tijdvak.
3. Voer de omzet in, het juiste btw-tarief en hoeveel btw je hebt berekend.
4. Geef daarna hoeveel btw je hebt betaald over zakelijke kosten (voorbelasting).
5. Controleer vervolgens je eigen gegevens en dien de aangifte in.
6. Tot slot betaal je het verschuldigde bedrag via iDEAL of handmatige overboeking.

En heb je geen omzet gemaakt? Dan moet je alsnog een nihilaangifte indienen. Dit voorkomt boetes.

Voorbelasting

De btw die je betaalt over zakelijke uitgaven mag je aftrekken van de btw die je aan je klanten in rekening brengt. Dat noemen we officieel voorbelasting. Deze aftrek is uitsluitend toegestaan voor zakelijke kosten en wanneer je zelf btw-plichtige omzet genereert. De btw over privé-uitgaven of uitgaven die samenhangen met vrijgestelde omzet vallen niet onder de voorbelasting.

Tips voor de btw-aangifte

Met de volgende praktische tips voorkom je fouten en stress rond je btw-aangifte.

• Noteer de aangiftedeadlines in je agenda of gebruik de Btw-Alert app van de Belastingdienst.
• Zet de ontvangen btw op een aparte rekening, zo kom je niet voor verrassingen te staan.
• Zorg dat je administratie op orde is en bewaar alle gegevens minimaal zeven jaar.
• Overweeg het gebruik van boekhoudsoftware of schakel een boekhouder in als je de aangifte te complex vindt.

Fout in je btw-aangifte

Natuurlijk kan het gebeuren dat je een fout maakt in je btw-aangifte. Misschien heb je een factuur over het hoofd gezien of simpelweg een verkeerd bedrag ingevuld.  Het is dan belangrijk dat je deze fout zo snel mogelijk rechtzet. Afhankelijk van de grootte van het verschil zijn er twee manieren waarop je dit kunt corrigeren. Bijvoorbeeld via een correctie in je volgende aangifte of via een aparte suppletie.

Een kleine correctie (tot €1000)

Kleinere fouten onder de €1000 mag je in de eerstvolgende aangifte herstellen. Dat doe je dus bijvoorbeeld wanneer je €500 te veel of juist te weinig hebt aangegeven.

Suppletie (boven €1000)

Bij grotere verschillen (boven de €1000) moet je een suppletieaangifte indienen. Dat doe je gemakkelijk via het portaal van de Belastingdienst. Je vermeldt hierin het tijdvak dat je corrigeert en vult vervolgens de juiste gegevens in. Na indiening krijg je een teruggaaf of een naheffingsaanslag. Bij een vrijwillige correctie blijft een boete meestal uit.

Btw-aangifte te laat of vergeten?

Te late btw-aangifte of betaling kan vervelende gevolgen hebben. Dit zijn de mogelijke sancties:

• Een naheffingsaanslag op basis van een geschat btw-bedrag
• Boete voor een te late aangifte (€82 per keer)
• Boete voor te late betaling (3% van het bedrag, met een minimum van €50)
• Berekening van invorderingsrente
• Verlies van administratieve betrouwbaarheid van je onderneming

Dien je aangifte in dat geval alsnog zo snel mogelijk in en betaal direct. Ben je het niet eens met de boete of aanslag, dan kun je binnen zes weken bezwaar maken.

Veelgestelde vragen