Wat zijn zakelijke reiskosten?
Zakelijke reiskosten zijn kosten die je maakt voor reizen die direct samenhangen met je onderneming. Denk aan ritten naar klanten, leveranciers, vergaderingen, zakelijke evenementen of trainingen. Het maakt niet uit welk vervoermiddel je gebruikt, auto, trein, bus, taxi of zelfs de fiets, zolang het doel van de reis zakelijk is, zijn de kosten in principe aftrekbaar.
Om deze kosten te kunnen aftrekken, moet je ze goed vastleggen in je administratie. Noteer per rit de datum, het doel, de route, het vervoermiddel en de kosten. Dat kan handmatig in een rittenregistratie, maar een boekhoudapp zoals MoneyMonk maakt het makkelijker. Daarmee registreer je ritten automatisch of handmatig, inclusief het type rit, de afstand en een bon of ticket. Zo voldoe je eenvoudig aan de eisen van de Belastingdienst.
Auto op de zaak
Heb je een auto die tot je zakelijke vermogen behoort? Dan heb je te maken met een auto op de zaak. In dat geval mag je vrijwel alle autokosten opvoeren als bedrijfskosten. Denk aan:
- Brandstof (benzine, diesel, elektriciteit)
- Onderhoud en reparaties
- Motorrijtuigenbelasting
- Verzekeringen
- Parkeerkosten
- Tolwegen en vignetten
- Afschrijving van de auto
Alle kosten die je maakt voor deze auto verwerk je in je boekhouding. Zo verlaag je je belastbare winst, wat uiteindelijk gunstig is voor je inkomstenbelasting.
Bijtelling
Gebruik je je zakelijke auto ook privé? Dan krijg je te maken met bijtelling. Rijd je meer dan 500 kilometer privé per jaar met de auto van de zaak, dan moet je een bedrag bij je winst optellen. Dat bedrag wordt bepaald als een percentage van de cataloguswaarde van de auto. In de meeste gevallen is dit 22%, tenzij je een elektrische auto hebt, dan geldt een lager percentage tot een bepaald bedrag.
Privéauto: zakelijke kilometers aftrekken
Gebruik je je privéauto voor zakelijke ritten? Dan kun je geen losse autokosten aftrekken, zoals brandstof of onderhoud. In plaats daarvan mag je per zakelijk gereden kilometer een vast bedrag aftrekken van je winst. Dat heet de kilometervergoeding en is in 2025 vastgesteld op €0,23 per kilometer.
Dit bedrag dekt alle autokosten: brandstof, onderhoud, verzekering en parkeerkosten. Houd je zakelijke ritten dus goed bij, want elke kilometer telt mee. Rijd je bijvoorbeeld 3.000 kilometer zakelijk? Dan mag je 3.000 × €0,23 = €690 aftrekken van je winst.
Rittenregistratie en bewijs voor de Belastingdienst
Om je reiskosten te kunnen aftrekken, moet je kunnen aantonen dat je de ritten ook daadwerkelijk hebt gemaakt. Een goede rittenregistratie is dus onmisbaar. Hierin noteer je per rit:
- De datum
- Het vertrek- en aankomstadres
- Het aantal gereden kilometers
- Of het om een zakelijke of privérit gaat
Gebruik je een auto van de zaak en wil je bijtelling voorkomen? Dan moet je ook de kilometerstand bijhouden aan het begin en einde van het jaar en per rit. Dit kan handmatig in Excel, maar er zijn ook apps en boekhoudprogramma’s.
Zorg er ook voor dat je bonnen, tickets of tankbewijzen bewaart. Bij een controle moet je kunnen aantonen dat de reiskosten die je hebt opgevoerd, daadwerkelijk zijn gemaakt.
Reiskosten van het openbaar vervoer aftrekken
Reis je zakelijk met de trein, bus, metro of tram? Dan mag je die kosten volledig aftrekken. Er geldt geen vaste kilometervergoeding zoals bij de auto. Je mag de werkelijke kosten opvoeren. Denk aan losse kaartjes, abonnementen of OV-chipkaarttransacties.
Zorg wel dat je je vervoersbewijzen bewaart. Je kunt bijvoorbeeld elke maand een overzicht downloaden van je OV-chipkaartgebruik. Daarmee laat je zien dat de ritten zakelijk waren.
Kosten van een taxi aftrekken
Heb je een taxi genomen om op tijd bij een klant of afspraak te komen? Dan zijn ook die kosten aftrekbaar, mits de rit zakelijk was. Bewaar de bon of de digitale factuur van bijvoorbeeld Uber. Je mag het hele bedrag als zakelijke kosten opvoeren.
Reiskosten naar het buitenland
Moet je voor je onderneming naar het buitenland? Bijvoorbeeld voor een beurs, training of klantbezoek? Dan mag je ook die reiskosten aftrekken. Denk aan vliegtickets, internationale treinkaartjes, huurauto’s of taxi’s ter plaatse.
Let op: verblijfskosten zoals hotelovernachtingen en maaltijden zijn niet altijd 100% aftrekbaar. Die vallen onder een andere regeling. Maar alle vervoerskosten die je maakt met een zakelijk doel, mag je volledig aftrekken.
Woon-werkverkeer
Voor werknemers geldt woon-werkverkeer meestal niet als aftrekbare kosten. Maar als zzp’er mag je de kilometers die je maakt van huis naar je werkplek wél als zakelijke ritten opvoeren. Dus rijd je elke dag naar je atelier, kantoor of klant? Dan mag je die kilometers gewoon meetellen in je kilometervergoeding of in je rittenregistratie.
Let op: voor de btw worden woon-werkkilometers als privé gezien, maar voor de inkomstenbelasting zijn ze zakelijk. Dat maakt ze dus aftrekbaar.
Reiskosten doorbelasten aan je opdrachtgever
In sommige gevallen kun je je reiskosten doorbelasten aan je opdrachtgever. Dat kan op twee manieren:
- Je verwerkt de kosten in je uurtarief.
- Je specificeert de reiskosten apart op de factuur.
Als je de kosten apart factureert, moet je daar btw over berekenen. Je mag de originele kosten uiteraard ook als zakelijke kosten opvoeren, maar houd er rekening mee dat je op het doorbelaste deel btw verschuldigd bent. Spreek vooraf duidelijke afspraken af met je klant, bijvoorbeeld in je offerte of opdrachtbevestiging.
Reiskosten aftrekken bij de inkomstenbelasting
Alle zakelijke reiskosten die je maakt, verwerk je in je administratie als bedrijfskosten. Ze verlagen je winst, waardoor je minder inkomstenbelasting betaalt. Er is geen speciaal vakje voor reiskosten in je aangifte. Ze maken gewoon deel uit van je totale bedrijfskosten.
Zorg dat je alleen kosten opvoert die echt zakelijk zijn. Twijfel je of een reis onder je werk valt? Stel jezelf dan de vraag: zou ik deze rit maken als ik dit werk niet deed? Als het antwoord nee is, dan is de rit zakelijk. Is het antwoord ja, dan hoort de rit waarschijnlijk bij je privé-uitgaven.
