Wat is een verklaring uitsluitend zakelijk gebruik bestelauto
Met de verklaring laat je formeel weten dat je je bestelauto alleen voor zakelijke ritten inzet. Hierdoor hoef je geen bijtelling toe te passen in je aangifte en ben je vrijgesteld van een sluitende rittenadministratie. Deze regeling is vooral interessant voor zzp’ers die hun bestelauto nooit privé gebruiken.
De verklaring blijft geldig zolang je aan de voorwaarden voldoet. Je hoeft deze dus niet elk jaar opnieuw in te dienen. Let op: als je op enig moment toch privé met de bestelauto rijdt, moet je de verklaring eerst intrekken.
Voordelen
Hieronder zie je de voordelen van de verklaring in tabelvorm. Dit geeft je snel inzicht in wat de regeling voor jou als ondernemer kan betekenen:
| Voordeel | Toelichting |
| Geen bijtelling | Je hoeft geen bijtelling voor privégebruik te berekenen. |
| Geen rittenregistratie | Je hoeft geen ritten bij te houden zolang je aan de regels voldoet. |
| Volledige kostenaftrek | Alle autokosten zijn volledig aftrekbaar als zakelijke uitgaven. |
| Geldig tot intrekking | De verklaring geldt voor onbepaalde tijd, zolang je voldoet aan de voorwaarden. |
| Eenvoud en duidelijkheid | Je weet precies waar je aan toe bent. |
Nadelen
Ook de nadelen van deze regeling hebben we overzichtelijk in een tabel gezet. Zo kun je eenvoudig afwegen of deze aanpak bij jouw situatie past:
| Nadeel | Toelichting |
| Geen privégebruik toegestaan | Ook incidenteel privégebruik is niet toegestaan. |
| Strenge controle | De Belastingdienst controleert actief, o.a. met camera’s. |
| Grote gevolgen bij overtreding | Eén privérit kan leiden tot bijtelling over het hele jaar. |
| Geen flexibiliteit | Spontaan privé rijden is uitgesloten zolang de verklaring geldt. |
| Meldplicht bij wijzigingen | Je moet elke wijziging direct doorgeven aan de Belastingdienst. |
Voorwaarden
Niet elke auto komt zomaar in aanmerking voor deze regeling. De auto moet vallen onder de categorie ‘bestelauto’ en daarvoor gelden een aantal fiscale eisen die zijn vastgesteld door de Belastingdienst.
Verder mag je op het moment van aanvraag in het lopende kalenderjaar nog geen 500 kilometer privé hebben gereden. Vanaf het moment dat de verklaring ingaat, is elk privégebruik verboden. Ook ben je verplicht om veranderingen direct te melden en de verklaring in te trekken als je situatie verandert.
Verklaring indienen
De aanvraag verloopt digitaal via de Belastingdienst. Je logt in met DigiD of eHerkenning, vult het formulier in en bevestigt dat je de bestelauto uitsluitend zakelijk gebruikt. Je krijgt vervolgens een bevestiging en vanaf dat moment geldt de verklaring.
Gebruik onze handleiding.
Let op: de verklaring kan nooit met terugwerkende kracht worden ingediend. Je kunt dus alleen bijtelling voorkomen vanaf het moment van aanvraag, niet voor een eerder tijdvak.
Verklaring intrekken
Zodra je besluit toch privé met de auto te gaan rijden, al is het incidenteel, moet je eerst de verklaring intrekken. Ook bij verkoop, vervanging of beëindiging van het gebruik trek je de verklaring in. Dit doe je via hetzelfde formulier op de website van de Belastingdienst.
Heb je in het jaar van intrekking in totaal meer dan 500 kilometer privé gereden? Dan moet je alsnog bijtelling toepassen over het hele jaar. Blijf je onder de grens, dan moet je dat kunnen aantonen met een rittenregistratie.
Terugwerkende kracht niet toegestaan
De verklaring werkt nooit met terugwerkende kracht. Dien je de verklaring pas in na bijvoorbeeld drie maanden zakelijk rijden? Dan geldt de regeling pas vanaf de indieningsdatum. Over de voorafgaande periode moet je alsnog bijtelling toepassen, tenzij je onder de 500 kilometergrens blijft en dit kunt bewijzen.
Zorg dus dat je op tijd handelt. De verklaring aanvragen zodra je de bestelauto in gebruik neemt, voorkomt discussie en bijtelling achteraf.
Controle door de Belastingdienst
De Belastingdienst houdt toezicht op het gebruik van bestelauto’s met deze verklaring. Dat gebeurt onder andere via automatische kentekenregistraties. Ritten op ongewone tijdstippen of locaties kunnen aanleiding zijn voor vragen.
Je moet dan kunnen aantonen dat de rit zakelijk was. Bewaar daarom ondersteunende documenten, zoals werkbonnen, klantafspraken of agendagegevens. Kun je het zakelijke karakter niet aantonen, dan rekent de Belastingdienst het als privégebruik.
Verklaring uitsluitend zakelijk gebruik bestelauto voor werknemers
Ook werknemers met een bestelauto van de zaak kunnen gebruikmaken van deze regeling. De werknemer moet dan zelf de verklaring indienen en een kopie aan de werkgever geven. Vanaf dat moment hoeft de werkgever geen bijtelling toe te passen.
Een andere optie is dat werkgever en werknemer schriftelijk afspreken dat de auto niet privé wordt gebruikt. Ook dan geldt: geen bijtelling, zolang aan de afspraken wordt voldaan. In beide gevallen moet je bij wijziging van het gebruik direct actie ondernemen.
Deze regeling biedt dus ook voor werknemers voordelen, mits afspraken helder zijn en beide partijen zich eraan houden.
