Als zzp’er ben je soms onderweg voor je werk. Misschien moet je een nacht in een hotel verblijven, bijvoorbeeld tijdens een klantbezoek, een congres of een training op locatie. Maar hoe zit het dan met de btw op zo’n hotelovernachting? En mag je de kosten eigenlijk aftrekken van je winst?
Mag je de btw op een hotelovernachting terugvragen?
De btw op een hotelovernachting is in Nederland wel aftrekbaar, mits het verblijf aantoonbaar zakelijk is. De overnachting zelf valt onder het lage btw-tarief van 9%, en je mag deze btw als voorbelasting terugvragen via je btw-aangifte.
Let op:
- Alleen de btw over de overnachting (logies) is aftrekbaar.
- De btw op ontbijt, lunch, diner of andere maaltijden is niet aftrekbaar.
- Als je de kosten doorbelast aan een klant en op de factuur zet, dan is de btw sowieso aftrekbaar.
Hotelovernachting in het buitenland?
Overnacht je zakelijk in het buitenland, dan kun je de buitenlandse btw meestal niet terugvragen via je Nederlandse btw-aangifte. Voor EU-landen kun je een apart verzoek indienen via de Belastingdienst, zolang het bedrag boven de drempel van € 50 per land ligt.
Wanneer is een hotelovernachting zakelijk aftrekbaar?
Een hotelovernachting is zakelijk aftrekbaar als het overduidelijk een zakelijk doel heeft. Denk bijvoorbeeld aan:
- een klantbezoek waarvoor je moet overnachten;
- deelname aan een congres, seminar of zakelijke training die meerdere dagen duurt;
- overnachting om reistijd te beperken bij een zakelijke afspraak.
Niet-aftrekbaar zijn overnachtingen die:
- tijdens een vakantie plaatsvinden;
- gemengd zijn met privédoeleinden, tenzij je deze strikt gescheiden houdt (en dat kunt aantonen).
Hoe verwerk je een hotelovernachting in de boekhouding?
Zorg dat je bij een zakelijke overnachting de kosten netjes verwerkt. Denk aan:
- Boek het bedrag inclusief btw als zakelijke kosten.
- Zet het onder een logische categorie zoals verblijfskosten of reiskosten.
- Bewaar de factuur, en noteer erbij waarom de overnachting zakelijk nodig was.
Extra kosten bij een hotelovernachting: hoe zit het fiscaal?
Niet alle kosten rondom een hotelovernachting zijn volledig aftrekbaar:
| Kostenpost | Aftrekbaarheid inkomstenbelasting | Btw aftrekbaar? |
| Overnachting (logies) | 100% (mits zakelijk) | Ja (9%) |
| Ontbijt/lunch/diner | 80% (gemengde kosten) | Nee |
| Parkeerkosten | Ja, als je btw-bon hebt | Ja, indien zakelijk |
| Toeristenbelasting | Nee | Niet van toepassing |
Let op: als je naar een congres, seminar of studiereis gaat, vallen alle kosten (inclusief verblijf) onder de zogeheten gemengde kosten. Je mag dan:
- of 80% van de kosten aftrekken,
- of kiezen voor de drempelmethode: alleen het deel boven € 5.700 (2025) is aftrekbaar.
Werk je via een bv? Dan is bij gemengde kosten het standaard aftrekpercentage 73,5%.
Conclusie
Als zzp’er mag je zakelijke hotelovernachtingen in veel gevallen gewoon aftrekken van je winst en mag je de btw op het verblijf vaak ook terugvragen. Wel gelden er uitzonderingen bij congressen en bij kosten zoals eten of toeristenbelasting. Zorg daarom dat je duidelijk administreert waarom je ergens overnachtte, splits kosten uit, en bewaar je bonnen goed. Twijfel je? Overleg dan met je boekhouder.
