Wat zijn aanloopkosten?
Aanloopkosten zijn kosten die je maakt in de periode vóór je inschrijving bij de KvK. Je bent dan al bezig met de voorbereiding van je onderneming. Het gaat alleen om kosten met een duidelijk zakelijk doel. Deze kosten moeten nodig zijn om je bedrijf te kunnen starten. Denk aan advies, opleidingen of zakelijke middelen. Je neemt deze kosten op in je administratie zodra je start. Privékosten tellen niet mee.
Tot 450 euro aftrekken
Kosten tot €450 per stuk mag je direct aftrekken als bedrijfskosten. Het gaat om uitgaven die je meestal korter dan één jaar gebruikt. Je verwerkt het volledige bedrag in één keer in het startjaar. Hierdoor daalt je belastbare winst direct. De btw trek je apart af als voorbelasting als dat mag.
Vanaf 450 euro afschrijven
Kosten van €450 of meer zijn investeringen. Deze gebruik je meestal meerdere jaren in je onderneming. Je mag deze kosten niet in één keer aftrekken. Je spreidt de kosten over de gebruiksduur. Dit heet afschrijven. Je houdt daarbij rekening met een eventuele restwaarde.
Aftrekbare aanloopkosten voor zzp’ers
Alleen kosten met een duidelijk zakelijk karakter zijn aftrekbaar. De kosten moeten direct verband houden met het starten van je onderneming. Ze moeten redelijk zijn in hoogte en passen bij je werkzaamheden. Je moet kunnen aantonen waarvoor je de kosten hebt gemaakt. Daarom is een goede administratie nodig. Je verwerkt deze kosten in je eerste boekjaar. Ze verlagen je winst voor de inkomstenbelasting.
Wat is niet aftrekbaar?
Kosten met een privékarakter zijn niet aftrekbaar. Bij kosten met een gemengd karakter trek je alleen het zakelijke deel af.
Voorbeelden:
- Privékleding en persoonlijke verzorging.
- Levensonderhoud zoals boodschappen en woonkosten.
- Een rijbewijs of andere privéopleidingen.
- Uitgaven zonder direct verband met je onderneming.
Bon of factuur nodig?
Je moet elke aanloopkost kunnen onderbouwen met bewijs. Bewaar daarom alle bonnetjes en facturen. Op het bewijs moeten datum, bedrag en omschrijving staan. Zonder bewijs mag je de kosten niet aftrekken. Je bewaart deze administratie minimaal zeven jaar.
Btw op aanloopkosten en terugvragen
Over aanloopkosten betaal je vaak btw. Deze btw mag je meestal terugvragen zodra je btw-ondernemer bent. Dit doe je via je eerste btw-aangifte. De kosten moeten volledig zakelijk zijn. Je verwerkt de btw als voorbelasting. In je winstberekening neem je de kosten dan exclusief btw op. Kun je geen btw terugvragen, dan neem je de kosten inclusief btw op.
Voorbelasting
Voorbelasting is de btw die je betaalt op zakelijke kosten. Deze trek je af van de btw die je zelf moet afdragen. Daardoor betaal je per saldo minder btw. Kun je geen btw aftrekken, dan blijft de btw-onderdeel van je kosten. Dit verwerk je correct in je administratie.
Tot wanneer mag je aanloopkosten aftrekken?
Je mag kosten aftrekken die je in de jaren vóór de start hebt gemaakt. De kosten moeten aantoonbaar bedoeld zijn voor je onderneming. Je moet kunnen laten zien dat je toen al bezig was met de voorbereiding. Hoe verder de kosten teruggaan, hoe strenger de beoordeling. Goede onderbouwing is daarom noodzakelijk.
Aanloopkosten voorbeeld
Dit voorbeeld laat zien hoe kosten die je vóór de start van je onderneming maakt, fiscaal worden verwerkt na de start. Het verschil tussen direct aftrekken en afschrijven wordt hiermee duidelijk.
Voorbeelden:
- Je volgt vóór de start van je onderneming een zakelijke cursus van €300. Deze kosten mag je in het eerste jaar volledig aftrekken als aanloopkosten, omdat ze direct verband houden met je onderneming.
- Je koopt vóór de start een laptop van €1.200 die je meerdere jaren gebruikt. Dit is een investering. De kosten trek je niet in één keer af, maar schrijf je af over de gebruiksduur, ook al is de laptop vóór de start aangeschaft.
- De btw op beide aankopen mag je na inschrijving terugvragen als voorbelasting, mits je btw-ondernemer bent.
Uren als aanloopkosten
In de aanloopfase besteed je vaak veel tijd aan je onderneming. Deze uren mag je niet als kosten opvoeren in euro’s. Ze zijn wel belangrijk voor fiscale regelingen. Je moet deze uren daarom goed bijhouden. Ook uren vóór de officiële start tellen mee. Een duidelijke urenregistratie is nodig.
Urencriterium
Je moet minimaal 1225 uur per jaar aan je onderneming besteden om te voldoen aan het urencriterium. Dit geldt voor het volledige kalenderjaar. Ook uren uit de aanloopfase tellen mee. Het aantal uren wordt niet aangepast bij een late start. Zonder goede registratie vervallen fiscale voordelen.
Aftrekposten
Voldoe je aan het urencriterium, dan krijg je recht op ondernemersaftrek. Deze aftrek verlaagt je belastbare winst. Het gaat om vaste aftrekposten. Haal je het urencriterium niet, dan vervallen deze voordelen.
Aanloopkosten verwerken in je boekhouding
Je verwerkt aanloopkosten in je eerste boekjaar. Je boekt ze als kosten of als investeringen. Dit doe je op of rond de startdatum van je onderneming. Gebruik duidelijke omschrijvingen in je boekhouding. Bewaar alle bewijsstukken zorgvuldig. Zo klopt je administratie en benut je het fiscale voordeel.
