Wat zijn aanloopkosten?
Aanloopkosten zijn zakelijke kosten in de voorbereiding van je onderneming. Onderbouw dat je ze maakte met de bedoeling een onderneming op te zetten. De KvK-inschrijving alleen bepaalt niet of een uitgave aftrekbaar is. Privékosten blijven uitgesloten. Zie de officiële uitleg over de aanloopfase.
Onder 450 euro aftrekken
Een bedrijfsmiddel van minder dan €450 mag doorgaans direct als kosten worden verwerkt. Reken zonder aftrekbare btw; niet-aftrekbare btw hoort bij de kosten. Lopende zakelijke kosten worden niet alleen door hun bedrag een investering: ook een adviesfactuur boven €450 kan een gewone kostenpost zijn.
Vanaf 450 euro afschrijven
Bij een duurzaam bedrijfsmiddel van €450 of meer en meerjarig gebruik is afschrijving in beginsel aan de orde. Verdeel de aanschafwaarde minus restwaarde over de gebruiksduur, met de fiscale grenzen. Samenhangende onderdelen kunnen één bedrijfsmiddel vormen. Bekijk het voorbeeld van een zakelijke laptop.
Aftrekbare aanloopkosten voor zzp’ers
Alleen kosten met een duidelijk zakelijk karakter zijn aftrekbaar. De kosten moeten direct verband houden met het starten van je onderneming. Ze moeten redelijk zijn in hoogte en passen bij je werkzaamheden. Je moet kunnen aantonen waarvoor je de kosten hebt gemaakt. Daarom is een goede administratie nodig. Bepaal per uitgave wanneer en hoe die in je administratie thuishoort. Neem oude uitgaven niet automatisch volledig in het eerste boekjaar op en trek hetzelfde bedrag niet tweemaal af. Ze verlagen je winst voor de inkomstenbelasting.
Wat is niet aftrekbaar?
Kosten met een privékarakter zijn niet aftrekbaar. Bij kosten met een gemengd karakter trek je alleen het zakelijke deel af.
Voorbeelden:
- Privékleding en persoonlijke verzorging.
- Levensonderhoud zoals boodschappen en woonkosten.
- Een rijbewijs of andere privéopleidingen.
- Uitgaven zonder direct verband met je onderneming.
Bon of factuur nodig?
Bewaar facturen, betaalbewijzen en de zakelijke aanleiding. Voor kostenaftrek maak je de uitgave en het zakelijke verband aannemelijk; voor btw gelden daarnaast specifieke factuureisen. Ontbreekt een factuur, vraag een kopie op. Bewaar de administratie volgens de toepasselijke bewaartermijn, doorgaans zeven jaar.
Btw op aanloopkosten en terugvragen
Ook tijdens de voorbereiding kan btw-aftrek mogelijk zijn. De aankoop moet worden gebruikt voor belaste activiteiten en aan de factuurvoorwaarden voldoen. Bij gemengd gebruik kan slechts een deel aftrekbaar zijn; KOR en vrijgestelde omzet kunnen aftrek uitsluiten. Controleer het juiste aangiftetijdvak. De KvK-inschrijving geeft op zichzelf geen recht op teruggaaf. Niet-aftrekbare btw hoort bij de kosten of aanschafwaarde.
Voorbelasting
Voorbelasting is de btw die je betaalt op zakelijke kosten. Deze trek je af van de btw die je zelf moet afdragen. Daardoor betaal je per saldo minder btw. Kun je geen btw aftrekken, dan blijft de btw-onderdeel van je kosten. Dit verwerk je correct in je administratie.
Tot wanneer mag je aanloopkosten aftrekken?
Je mag kosten aftrekken die je in de jaren vóór de start hebt gemaakt. De kosten moeten aantoonbaar bedoeld zijn voor je onderneming. Je moet kunnen laten zien dat je toen al bezig was met de voorbereiding. Hoe verder de kosten teruggaan, hoe strenger de beoordeling. Goede onderbouwing is daarom noodzakelijk.
Aanloopkosten voorbeeld
Voorbeeld bij volledig zakelijk gebruik en aftrekbare btw: €300 exclusief btw voor startersadvies kan een gewone zakelijke kostenpost zijn. Een laptop van €1.200 exclusief btw die meerdere jaren meegaat, schrijf je in beginsel af. De btw beoordeel je afzonderlijk in het juiste tijdvak. Een opleiding voor een nieuw beroep is niet automatisch een zakelijke aftrekpost.
Uren als aanloopkosten
In de aanloopfase besteed je vaak veel tijd aan je onderneming. Deze uren mag je niet als kosten opvoeren in euro’s. Ze zijn wel belangrijk voor fiscale regelingen. Je moet deze uren daarom goed bijhouden. Echte voorbereidingsuren binnen hetzelfde kalenderjaar kunnen meetellen. Uren uit eerdere kalenderjaren schuif je niet door. Houd een urenregistratie bij.
Urencriterium
Je moet minimaal 1225 uur per jaar aan je onderneming besteden om te voldoen aan het urencriterium. Dit geldt voor het volledige kalenderjaar. Ook uren uit de aanloopfase tellen mee. Het aantal uren wordt niet aangepast bij een late start. Je moet de uren aannemelijk kunnen maken; naast uren gelden andere voorwaarden.
Aftrekposten
Het urencriterium geeft niet automatisch recht op alle aftrekposten. Controleer iedere regeling afzonderlijk. Ook zonder het gewone urencriterium kunnen zakelijke kostenaftrek en mkb-winstvrijstelling onder hun eigen voorwaarden gelden.
Aanloopkosten verwerken in je boekhouding
Bewaar datum en document, noteer het zakelijke doel en bepaal of het gewone kosten of een bedrijfsmiddel betreft. Stel de aftrekbare btw afzonderlijk vast en controleer of het bedrag al eerder is verwerkt. Eerder privé gebruikte bezittingen vragen een eigen waardering. Wil je hulp met die verwerking, bekijk wat bij ons boekhoudpakket hoort.
