Wat is een e-factuur?
Een e-factuur is geen gewone pdf die je per e-mail verstuurt. Het is een factuur met gegevens in een vaste, gestructureerde vorm, meestal XML volgens een standaard zoals UBL. Boekhoudsoftware kan daardoor bijvoorbeeld het factuurnummer, de factuurdatum, bedragen, btw en klantgegevens automatisch herkennen en verwerken.
Een pdf is vooral gemaakt om door mensen te worden gelezen. Software kan de tekst met herkenningstechniek proberen uit te lezen, maar de gegevens staan niet op een gegarandeerde plek. Bij een echte e-factuur hebben de gegevens ieder een afgesproken betekenis. Dat maakt automatische controles en verwerking mogelijk.
| Vorm | Wat ontvangt de klant? | Is dit een echte e-factuur? |
|---|---|---|
| Pdf per e-mail | Een digitaal document dat eruitziet als een factuur. | Nee. De gegevens zijn niet automatisch als vaste velden uitwisselbaar. |
| UBL- of XML-factuur | Gestructureerde factuurgegevens die software kan verwerken. | Ja, als het bestand aan de vereiste standaard voldoet. |
| Factuur via Peppol | Een gestructureerde e-factuur die via een beveiligd netwerk bij de ontvanger komt. | Ja. Peppol regelt de uitwisseling; de factuur zelf bevat de gestructureerde gegevens. |
Voorbeeld: hetzelfde bedrag, een ander proces
Je stuurt een adviesfactuur van € 1.210 inclusief btw. Bij een pdf typt of scant de klant de gegevens mogelijk opnieuw. Bij een gestructureerde e-factuur leest diens software dezelfde velden rechtstreeks in. Het bedrag verandert niet; de manier van aanleveren en verwerken wel.
Wat is Peppol?
Peppol is een internationaal netwerk met afspraken voor het veilig uitwisselen van zakelijke documenten, waaronder e-facturen. Het is geen website waar iedere ondernemer zelf facturen maakt en ook geen boekhoudpakket. Je sluit aan via boekhoudsoftware of een dienstverlener met een zogenoemd access point.
Je kunt het vergelijken met telefonie. Je hoeft niet bij dezelfde provider te zitten als je klant om elkaar te bereiken. De toegangspunten zorgen ervoor dat het bericht volgens gezamenlijke afspraken bij de juiste ontvanger komt. In Nederland houdt de Nederlandse Peppolautoriteit toezicht op de toegang tot het netwerk.
E-factuur, UBL en Peppol betekenen dus niet hetzelfde
- E-factuur beschrijft de gestructureerde factuur.
- UBL is een veelgebruikte technische taal voor de factuurgegevens.
- Peppol is een netwerk en afsprakenstelsel waarmee je zulke documenten uitwisselt.
Een leverancier kan daarom wel UBL ondersteunen, maar nog geen verzending via Peppol aanbieden. Controleer beide functies afzonderlijk.
Wanneer wordt e-facturatie verplicht in Nederland?
Er lopen drie momenten door elkaar. Het is belangrijk om onderscheid te maken tussen wat nu al geldt, wat op Europees niveau is vastgesteld en wat het Nederlandse kabinet nog in een wet moet uitwerken.
Nu
Leveranciers van de Rijksoverheid moeten al elektronisch factureren. Voor gewone facturen tussen Nederlandse bedrijven bestaat nog geen algemene wettelijke e-facturatieplicht.
1 juli 2030
De Europese ViDA-regels brengen digitale rapportage op basis van e-facturen voor grensoverschrijdende zakelijke transacties binnen de EU. Het Nederlandse kabinet wil op dezelfde datum e-facturatie invoeren voor binnenlandse transacties tussen bedrijven.
1 juli 2031
Volgens het kabinetsplan volgt een Nederlandse digitale rapportageplicht voor binnenlandse zakelijke transacties een jaar later.
De Europese richtlijn is vastgesteld. De precieze Nederlandse uitwerking voor binnenlandse facturen is op 16 september 2026 nog niet definitief. Het kabinet werkt aan een wetsvoorstel en verwachtte een internetconsultatie in het najaar van 2026. Het doel is indiening bij de Tweede Kamer vóór de zomer van 2027. Termijnen, uitzonderingen en de gekozen infrastructuur kunnen tijdens dat proces nog wijzigen.
Wat betekent dit voor je planning? Je hoeft niet morgen nieuwe software te kopen omdat 2030 in het nieuws is. Controleer wel bij een volgend software- of administratiebesluit of je pakket gestructureerde e-facturen kan verzenden én ontvangen. Zo voorkom je dat je vlak voor de invoering opnieuw moet overstappen.
Gelden de plannen ook voor zzp’ers en de KOR?
‘Zzp’er’ is geen aparte rechtsvorm. Een eenmanszaak of bv die zakelijke facturen verstuurt, kan daarom binnen de toekomstige regels vallen. De omvang van je onderneming maakt een pdf ook niet automatisch tot een e-factuur.
Het kabinet wil ondernemers die deelnemen aan de kleineondernemersregeling (KOR) uitzonderen van de voorgenomen binnenlandse e-facturatie- en rapportageplicht. Dat is een aangekondigde keuze, nog geen definitief geldende uitzondering. Bovendien zegt een Nederlandse uitzondering niet automatisch wat geldt bij een buitenlandse klant, een buitenlandse btw-registratie of een factuur aan een overheidsorganisatie.
- Gebruik je de KOR? Volg de definitieve wet en controleer apart wat je klant of een ander land verlangt.
- Val je niet onder de KOR? Houd rekening met voorbereiding op de voorgenomen Nederlandse B2B-plicht in 2030.
- Werk je via een bv? Kijk naar de transacties en btw-positie; ‘zzp’ of ‘bv’ is op zichzelf geen technische factuurroute.
Wanneer kun je er nu al mee te maken krijgen?
Je factureert de Rijksoverheid
De Rijksoverheid verlangt al e-facturen van leveranciers. Je kunt daarvoor geschikte administratiesoftware, een dienstverlener of een leveranciersportaal gebruiken. Andere overheidsorganisaties moeten e-facturen kunnen ontvangen, maar controleer altijd de inkoopvoorwaarden en afleverinstructies van jouw opdrachtgever.
Een klant stelt e-facturatie als voorwaarde
Een grote klant kan in het contract, de inkooporder of het leveranciersportaal voorschrijven hoe je factureert. Vraag dan ook naar het juiste ontvangstadres, ordernummer en andere referenties. Een technisch geldige factuur kan nog steeds worden afgekeurd als een afgesproken referentie ontbreekt.
Je doet zaken over de grens
Landen voeren niet allemaal tegelijk dezelfde regels in. België verplicht sinds 1 januari 2026 gestructureerde e-facturen voor veel binnenlandse transacties tussen Belgische btw-plichtige ondernemingen. Dat betekent niet automatisch dat iedere factuur van een Nederlandse zzp’er aan een Belgische klant onder precies dezelfde route valt. Controleer de vestiging, btw-registratie, transactie en actuele lokale regels.
Hoe werkt een factuur via Peppol?
- Je maakt de factuur in je software. Je vult de gewone factuurgegevens in en voegt de klantreferentie of het ordernummer toe.
- Je software of dienstverlener controleert de structuur. Het access point kijkt onder meer of het bericht aan de afgesproken technische regels voldoet en bepaalt de route naar de ontvanger.
- De e-factuur gaat naar het access point van je klant. Je hoeft niet te weten welke technische verbinding diens boekhoudpakket gebruikt.
- De klant ontvangt de gegevens in de eigen software. Daar kunnen controles, goedkeuring en boeking verdergaan. Bewaar zelf de verzonden factuur en de relevante statusinformatie in je administratie.
Registratie en identificatie verkleinen het risico dat een factuur naar de verkeerde partij gaat, maar het netwerk beoordeelt niet of je prestatie werkelijk is geleverd of welk btw-tarief inhoudelijk juist is. Die verantwoordelijkheid blijft bij jou en je klant.
Zo bereid je je administratie voor
Praktische controle voor je boekhoudpakket
| Controle | Vraag aan je leverancier of boekhouder |
|---|---|
| Verzenden | Kan ik een gestructureerde e-factuur via Peppol sturen, en voor welke landen en documenttypen? |
| Ontvangen | Kan mijn pakket e-facturen ontvangen en de originele gestructureerde gegevens bewaren? |
| Identificatie | Welke bedrijfs- en btw-gegevens worden gebruikt om mij en mijn klant te vinden? |
| Referenties | Waar leg ik een ordernummer, contractnummer of afdeling vast? |
| Correcties | Kan ik ook een creditfactuur in de juiste structuur verzenden en koppelen aan de oorspronkelijke factuur? |
| Bewijs en status | Waar zie en bewaar ik dat een bericht is verzonden, ontvangen of afgekeurd? |
| Kosten en hulp | Zijn Peppol, onboarding en ondersteuning inbegrepen of betaal ik per document of aansluiting? |
Test niet alleen een uitgaande factuur. Laat zo mogelijk ook een e-factuur aan jouw administratie sturen en controleer of de gegevens correct binnenkomen. Gebruik voor een proef geen echte factuur die je daarna dubbel verwerkt. Spreek met je boekhouder af wie afgekeurde documenten en foutmeldingen opvolgt.
Welke factuurgegevens blijven verplicht?
E-facturatie verandert de manier van uitwisselen, maar maakt de inhoudelijke factuureisen niet overbodig. Afhankelijk van de situatie vermeld je onder meer de namen en adressen van leverancier en klant, je btw-identificatienummer, factuurdatum, een uniek opeenvolgend factuurnummer, een duidelijke omschrijving, leverdatum, bedragen en btw.
Bij verlegde btw, vrijstelling, intracommunautaire levering of een creditfactuur zijn aanvullende of afwijkende vermeldingen nodig. Een XML-bestand kan technisch worden geaccepteerd terwijl de btw-behandeling toch fout is. Controleer daarom zowel de structuur als de inhoud.
Wat kun je nu al doen?
- Breng je factuurstromen in kaart. Noteer of je factureert aan bedrijven, consumenten, overheden of buitenlandse klanten.
- Vraag je softwareleverancier om een concreet antwoord. ‘Digitale facturen’ kan ook alleen pdf per e-mail betekenen. Vraag expliciet naar gestructureerde e-facturen, ontvangen én verzenden en Peppol.
- Maak je stamgegevens betrouwbaar. Controleer handelsnaam, adres, KVK-nummer, btw-id en bankgegevens. Leg klantreferenties op één vaste plaats vast.
- Test met één geschikte relatie. Controleer samen of de factuur aankomt, boekbaar is en geen afgesproken veld mist.
- Plan een nieuw controlemoment. Bekijk na de Nederlandse internetconsultatie en bij het definitieve wetsvoorstel opnieuw welke verplichtingen, uitzonderingen en invoeringsdata voor jou gelden.
Bewaar ruimte voor verandering. Kies nu vooral software die met open standaarden werkt en kan worden bijgewerkt. De Nederlandse wetgeving en infrastructuur voor 2030 zijn nog in ontwikkeling. Een leverancier die vandaag zegt ‘2030-proof’ te zijn, kan de definitieve eisen nog niet volledig kennen.
Veelgestelde vragen
Is een pdf-factuur een e-factuur?
Nee. Een pdf is een digitaal document, maar bevat niet automatisch gestructureerde gegevens die software zonder interpretatie kan verwerken. Een echte e-factuur gebruikt een afgesproken gegevensstructuur, bijvoorbeeld UBL/XML.
Is Peppol al verplicht voor iedere Nederlandse zzp’er?
Nee. De Rijksoverheid verlangt nu al e-facturen van leveranciers en klanten of andere landen kunnen eigen eisen stellen. Het kabinet wil een bredere Nederlandse B2B-plicht per 1 juli 2030, maar de nationale wet is op 16 september 2026 nog in ontwikkeling.
Wordt Peppol zelf verplicht in Nederland vanaf 2030?
Dat staat nog niet definitief vast. De verplichting gaat over gestructureerde e-facturatie en digitale rapportage. Welke infrastructuur Nederland precies voorschrijft of toestaat, moet in de nationale uitwerking duidelijk worden. Peppol is wel een bestaande en veelgebruikte route.
Wat betekenen de plannen als ik de KOR gebruik?
Het kabinet wil KOR-deelnemers uitzonderen van de voorgenomen binnenlandse e-facturatie- en rapportageplicht. Die uitzondering moet nog definitief in wetgeving worden vastgelegd. Voor een overheidsklant, buitenlandse btw-situatie of contractuele klanteis kan alsnog een e-factuur nodig zijn.
