What is an e-invoice?
An e-invoice is not just an ordinary PDF that you send by email. It is an invoice with data in a fixed, structured format, usually XML according to a standard such as UBL. This allows accounting software to automatically recognise and process, for example, the invoice number, invoice date, amounts, VAT and customer details.
A PDF is primarily designed to be read by humans. Software can try to extract the text using recognition technology, but the data is not in a guaranteed location. With a true e-invoice, each piece of data has an agreed-upon meaning. That enables automated checks and processing.
| Form | What does the customer receive? | Is this a genuine e-invoice? |
|---|---|---|
| PDF by email | A digital document that looks like an invoice. | No. The data are not automatically exchangeable as fixed fields. |
| UBL or XML invoice | Structured invoice data that software can process. | Yes, if the file meets the required standard. |
| Invoice via Peppol | A structured electronic invoice that reaches the recipient via a secure network. | Yes. Peppol regulates the exchange; the invoice itself contains the structured data. |
Example: the same amount, a different process
You are sending a consultancy invoice of €1,210 including VAT. With a PDF, the client may retype or rescan the details. With a structured e-invoice, their software reads the exact same fields directly. The amount does not change; the method of delivery and processing does.
What is Peppol?
Peppol is an international network with agreements for the secure exchange of business documents, including e-invoices. It is not a website where individual business owners create invoices themselves, nor is it accounting software. You connect via accounting software or a service provider with a so-called access point.
You can compare it to telephony. You do not need to be with the same provider as your customer to reach each other. The access points ensure that the message reaches the correct recipient in accordance with joint agreements. In the Netherlands, the Dutch Peppol Authority supervises access to the network.
So e-invoice, UBL and Peppol do not mean the same thing
- E-invoice describes the structured invoice.
- UBL is a commonly used technical language for invoice data.
- Peppol is a network and framework of agreements with which you exchange such documents.
A supplier can therefore support UBL, but not yet offer dispatch via Peppol. Check both functions separately.
When does e-invoicing become compulsory in the Netherlands?
Three timelines are running concurrently. It is important to distinguish between what already applies, what has been agreed at European level, and what the Dutch cabinet still needs to flesh out in legislation.
Now
Central government suppliers must already submit electronic invoices. For standard invoices between Dutch businesses, there is not yet a general statutory e-invoicing obligation.
1 July 2030
European ViDA rules introduce digital reporting based on e-invoices for cross-border business transactions within the EU. The Dutch government intends to introduce e-invoicing for domestic business-to-business transactions on the same date.
1st July 2031
According to the cabinet plan, a Dutch digital reporting obligation for domestic business transactions will follow a year later.
The European directive has been adopted. The exact Dutch implementation for domestic invoices is not yet final as of 16 September 2026. The government is working on a bill and expected an internet consultation in the autumn of 2026. The aim is submission to the House of Representatives before the summer of 2027. Deadlines, exemptions and the chosen infrastructure may still change during that process.
What does this mean for your schedule? You don't need to buy new software tomorrow just because 2030 is in the news. Do check with your next software or administrative decision whether your package can send and receive structured e-invoices. That way you'll avoid having to switch again just before implementation.
Do the plans also apply to sole traders and the VAT scheme for small businesses?
‘A ’zzp'er' (self-employed person) is not a separate legal form. A sole proprietorship (eenmanszaak) or private limited company (bv) that sends business invoices can therefore fall under the upcoming rules. The size of your business also does not automatically make a PDF an e-invoice.
The government wants entrepreneurs who participate in the small entrepreneur scheme (KOR) exemption from the proposed domestic e-invoicing and reporting obligation. That is an announced choice, not yet a definitively applicable exemption. Moreover, a Dutch exemption does not automatically dictate what applies in the case of a foreign customer, a foreign VAT registration or an invoice to a government organisation.
- Do you use the VAT exemption scheme for small businesses? Follow the definitive law and check separately what your client or another country requires.
- Aren't you covered by the VAT exemption for small businesses? Take into account preparation for the proposed Dutch B2B mandate in 2030.
- Werk je via een bv? Kijk naar de transacties en btw-positie; ‘zzp’ of ‘bv’ is op zichzelf geen technische factuurroute.
Wanneer kun je er nu al mee te maken krijgen?
Je factureert de Rijksoverheid
De Rijksoverheid verlangt al e-facturen van leveranciers. Je kunt daarvoor geschikte administratiesoftware, een dienstverlener of een leveranciersportaal gebruiken. Andere overheidsorganisaties moeten e-facturen kunnen ontvangen, maar controleer altijd de inkoopvoorwaarden en afleverinstructies van jouw opdrachtgever.
Een klant stelt e-facturatie als voorwaarde
Een grote klant kan in het contract, de inkooporder of het leveranciersportaal voorschrijven hoe je factureert. Vraag dan ook naar het juiste ontvangstadres, ordernummer en andere referenties. Een technisch geldige factuur kan nog steeds worden afgekeurd als een afgesproken referentie ontbreekt.
Je doet zaken over de grens
Landen voeren niet allemaal tegelijk dezelfde regels in. België verplicht sinds 1 januari 2026 gestructureerde e-facturen voor veel binnenlandse transacties tussen Belgische btw-plichtige ondernemingen. Dat betekent niet automatisch dat iedere factuur van een Nederlandse zzp’er aan een Belgische klant onder precies dezelfde route valt. Controleer de vestiging, btw-registratie, transactie en actuele lokale regels.
Hoe werkt een factuur via Peppol?
- Je maakt de factuur in je software. Je vult de gewone factuurgegevens in en voegt de klantreferentie of het ordernummer toe.
- Je software of dienstverlener controleert de structuur. Het access point kijkt onder meer of het bericht aan de afgesproken technische regels voldoet en bepaalt de route naar de ontvanger.
- De e-factuur gaat naar het access point van je klant. Je hoeft niet te weten welke technische verbinding diens boekhoudpakket gebruikt.
- De klant ontvangt de gegevens in de eigen software. Daar kunnen controles, goedkeuring en boeking verdergaan. Bewaar zelf de verzonden factuur en de relevante statusinformatie in je administratie.
Registratie en identificatie verkleinen het risico dat een factuur naar de verkeerde partij gaat, maar het netwerk beoordeelt niet of je prestatie werkelijk is geleverd of welk btw-tarief inhoudelijk juist is. Die verantwoordelijkheid blijft bij jou en je klant.
Zo bereid je je administratie voor
Praktische controle voor je boekhoudpakket
| Controle | Vraag aan je leverancier of boekhouder |
|---|---|
| Verzenden | Kan ik een gestructureerde e-factuur via Peppol sturen, en voor welke landen en documenttypen? |
| Ontvangen | Kan mijn pakket e-facturen ontvangen en de originele gestructureerde gegevens bewaren? |
| Identificatie | Welke bedrijfs- en btw-gegevens worden gebruikt om mij en mijn klant te vinden? |
| Referenties | Waar leg ik een ordernummer, contractnummer of afdeling vast? |
| Correcties | Kan ik ook een creditfactuur in de juiste structuur verzenden en koppelen aan de oorspronkelijke factuur? |
| Bewijs en status | Waar zie en bewaar ik dat een bericht is verzonden, ontvangen of afgekeurd? |
| Kosten en hulp | Zijn Peppol, onboarding en ondersteuning inbegrepen of betaal ik per document of aansluiting? |
Test niet alleen een uitgaande factuur. Laat zo mogelijk ook een e-factuur aan jouw administratie sturen en controleer of de gegevens correct binnenkomen. Gebruik voor een proef geen echte factuur die je daarna dubbel verwerkt. Spreek met je boekhouder af wie afgekeurde documenten en foutmeldingen opvolgt.
Welke factuurgegevens blijven verplicht?
E-facturatie verandert de manier van uitwisselen, maar maakt de inhoudelijke factuureisen niet overbodig. Afhankelijk van de situatie vermeld je onder meer de namen en adressen van leverancier en klant, je btw-identificatienummer, factuurdatum, een uniek opeenvolgend factuurnummer, een duidelijke omschrijving, leverdatum, bedragen en btw.
For verlegde btw, vrijstelling, intracommunautaire levering of een creditfactuur zijn aanvullende of afwijkende vermeldingen nodig. Een XML-bestand kan technisch worden geaccepteerd terwijl de btw-behandeling toch fout is. Controleer daarom zowel de structuur als de inhoud.
Wat kun je nu al doen?
- Breng je factuurstromen in kaart. Noteer of je factureert aan bedrijven, consumenten, overheden of buitenlandse klanten.
- Vraag je softwareleverancier om een concreet antwoord. ‘Digitale facturen’ kan ook alleen pdf per e-mail betekenen. Vraag expliciet naar gestructureerde e-facturen, ontvangen én verzenden en Peppol.
- Maak je stamgegevens betrouwbaar. Controleer handelsnaam, adres, KVK-nummer, btw-id en bankgegevens. Leg klantreferenties op één vaste plaats vast.
- Test met één geschikte relatie. Controleer samen of de factuur aankomt, boekbaar is en geen afgesproken veld mist.
- Plan een nieuw controlemoment. Bekijk na de Nederlandse internetconsultatie en bij het definitieve wetsvoorstel opnieuw welke verplichtingen, uitzonderingen en invoeringsdata voor jou gelden.
Bewaar ruimte voor verandering. Kies nu vooral software die met open standaarden werkt en kan worden bijgewerkt. De Nederlandse wetgeving en infrastructuur voor 2030 zijn nog in ontwikkeling. Een leverancier die vandaag zegt ‘2030-proof’ te zijn, kan de definitieve eisen nog niet volledig kennen.
Frequently Asked Questions
Is a PDF invoice an e-invoice?
No. A PDF is a digital document, but it does not automatically contain structured data that software can process without interpretation. A true e-invoice uses an agreed data structure, for example UBL/XML.
Is Peppol already compulsory for every Dutch self-employed person?
No. The central government already requires e-invoices from suppliers, and customers or other countries can set their own requirements. The government wants a broader Dutch B2B mandate from 1 July 2030, but national law is still under development as of 16 September 2026.
Will Peppol itself become mandatory in the Netherlands from 2030?
That is not yet definitively fixed. The obligation concerns structured e-invoicing and digital reporting. Exactly which infrastructure the Netherlands will prescribe or permit must become clear in the national elaboration. Peppol is, however, an existing and widely used route.
What do the plans mean if I use the VAT exemption scheme?
The government intends to exempt VAT threshold scheme (KOR) participants from the proposed domestic e-invoicing and reporting obligation. This exemption still needs to be formally enacted in legislation. However, an e-invoice may still be required for a government client, a foreign VAT situation or a contractual client requirement.
