Het verwerken van btw op cadeaubonnen kan nog weleens een dingetje zijn. De regels voor de btw-verwerking zijn per 1 januari 2019 veranderd. We leggen je graag uit hoe de btw op cadeaubonnen werkt, welke regels er zijn en hoe je deze op de juiste manier verwerkt in je administratie.
Oude wetgeving tegenover de nieuwe wetgeving
Voor 1 januari 2019
Voor 2019 werd de btw pas afgedragen wanneer de cadeaubon door een klant werd verzilverd. Dit hield in dat ondernemers de btw pas hoefden te berekenen en af te dragen op het moment van de daadwerkelijke aankoop van een product of dienst.
Na 1 januari 2019
Maar vanaf 1 januari 2019 gelden er nieuwe regels voor cadeaubonnen. Er wordt nu namelijk een onderscheid gemaakt tussen single purpose vouchers en multi purpose vouchers. Hier hangt het moment van btw-afdracht af van het type cadeaubon.
Verschillende soorten cadeaubonnen
Single purpose vouchers
Met een single purpose voucher bedoelen we een cadeaubon waarbij op het moment van uitgifte al 2 dingen duidelijk zijn:
- Voor welk product of dienst de bon wordt gebruikt.
- Welk btw-tarief hier van toepassing is.
Bij een single purpose voucher moet de btw direct worden afgedragen op het moment van verkoop van deze cadeaubon.
Voorbeeld:
Een restaurant verkoopt een cadeaubon van €100 die alleen in dat restaurant kan worden ingewisseld. Omdat het btw-tarief vaststaat (9% voor eten), moet het restaurant direct €8,26 btw afdragen (€100 / 1,09 = €91,74 omzet en €8,26 btw).
Multi purpose vouchers
Bij een multi purpose voucher ligt het iets anders. Want dit type cadeaubon kan worden ingewisseld voor verschillende producten of diensten, waarbij het btw-tarief bij de verkoop nog niet vaststaat. In zo’n geval wordt de btw pas berekend op het moment dat de bon wordt verzilverd door de klant.
Voor ondernemers kan het voordeliger zijn om voornamelijk multi-purpose vouchers te verkopen. Dit komt doordat de btw pas hoeft te worden afgedragen op het moment dat de klant de bon inwisselt. Hierdoor blijft het geld langer beschikbaar binnen de onderneming, wat kan helpen bij de cashflow.
Voorbeeld:
Een warenhuis verkoopt een cadeaubon van €100, die voor allerlei producten kan worden gebruikt. Omdat de btw-tarieven verschillen, hoeft het warenhuis bij de verkoop geen btw af te dragen. Pas als de klant de bon gebruikt (bijvoorbeeld €50 voor kleding en €50 voor etenswaren), wordt de btw berekend op basis van het uiteindelijke gebruik.
VVV Cadeaukaart als voorbeeld:
Een bekend voorbeeld van een multi-purpose voucher is de VVV Cadeaukaart. Omdat deze in diverse winkels en horecagelegenheden kan worden besteed, is het btw-tarief pas van toepassing op het moment van verzilvering. Dit betekent dat er bij de verkoop van een VVV Cadeaukaart géén btw hoeft te worden afgedragen. Pas als een klant de VVV bon inlevert bij een winkel of restaurant, wordt het juiste btw-tarief toegepast.
Wanneer wordt een cadeaubon omzet?
Cadeaubonnen gelden officieel als omzet op verschillende momenten. Het is namelijk afhankelijk van het type bon:
- Bij single purpose vouchers: Hier worden de omzet en btw geboekt op het moment van verkoop van de bon.
- Bij multi purpose vouchers: De omzet en btw worden bij dit type bon pas geboekt wanneer de bon wordt ingewisseld voor een product of dienst.
Voorbeeld:
Een ondernemer verkoopt in januari een cadeaubon van €50. De klant gebruikt deze pas in maart om een maaltijd te betalen. Bij een Single Purpose Voucher moet de ondernemer in januari al btw betalen. Bij een Multi Purpose Voucher wordt de btw pas in maart berekend, afhankelijk van het product dat is gekocht.
Gratis cadeaubonnen en btw: hoe zit dat?
Soms geven bedrijven cadeaubonnen gratis weg als promotieactie of als compensatie voor klanten. Maar hoe verwerk je dat in je administratie?
- Volledig gratis cadeaubonnen (geen betaling door de klant): Als een cadeaubon gratis wordt weggegeven en er geen betaling tegenover staat, is er geen btw van toepassing bij uitgifte. Pas bij inwisseling wordt de btw berekend over het product of de dienst die met de bon wordt aangeschaft.
- Cadeaubonnen met een gedeeltelijke betaling: Als een klant bijvoorbeeld een cadeaubon van €50 ontvangt bij een aankoop van €100, wordt de btw berekend over het bedrag dat daadwerkelijk wordt betaald (€100). De bon zelf wordt in dit geval als korting beschouwd.
Hoe verwerk je cadeaubonnen goed in je administratie
Een goede administratie van cadeaubonnen is cruciaal om fouten in je btw-aangifte te voorkomen. Let hierbij op de volgende punten:
- Zorg voor de juiste indeling van de cadeaubon (single-purpose of multi-purpose).
- Noteer het juiste moment van omzetboeking en btw-afdracht.
- Vermeld duidelijk de cadeaubon op je facturen en in je boekingen.
- Houd goed bij welke cadeaubonnen zijn verzilverd en welke nog openstaan.
- Registreer verlopen cadeaubonnen correct als extra omzet.
Let op bij BTW op een waardebon of kortingsbon
Een cadeaubon is heel iets anders dan een kortingsbon. Want bij een waardebon wordt het volledige bedrag vooraf betaald en geldt de hierboven beschreven btw-regeling. Een kortingsbon is juist een korting op een product of dienst, waarbij de btw wordt berekend over de oorspronkelijke prijs vóór de korting. Goed om dat verschil te weten.
Ook is het belangrijk om scherp te zijn op de verwerking van actiebonnen of tegoedbonnen die gratis worden weggegeven. Want soms kan er een afwijkende btw-regeling van toepassing zijn.
Dus… zorg voor de juiste toepassing van de btw-regels op cadeaubonnen. En houd het natuurlijk goed in je boekhouding bij. Zo voorkom je problemen met de Belastingdienst. Heb je vragen over de verwerking van de cadeaubonnen? Neem dan contact op met een specialist om zeker te weten dat je administratie voldoet aan de huidige wetgeving.
