Wat is voorbelasting? (betekenis)
Voorbelasting is de btw die jij betaalt over zakelijke aankopen en diensten. Denk aan kantoorartikelen, een laptop of je boekhoudprogramma. De betaalde btw mag je terugvragen als de kosten echt voor je onderneming zijn. Zo voorkom je dat je dubbel btw betaalt. Jij rekent btw aan klanten en trekt de btw op je eigen aankopen af. Uiteindelijk betaal je alleen btw over de waarde die je zelf toevoegt.
Voorbelasting voorbeeld
De btw die je betaalt over zakelijke aankopen mag je aftrekken van de btw die je aan klanten rekent. Zo betaal je uiteindelijk alleen btw over wat je verkoopt, niet over je uitgaven. Een kort voorbeeld:
- Je koopt een laptop voor 1.210 euro (inclusief btw)
- Daarin zit 210 euro btw
- Die 210 euro mag je aftrekken als voorbelasting in je aangifte
- Je ontvangt 800 euro btw van klanten
- Je draagt dus 800 – 210 = 590 euro af aan de Belastingdienst
Voorbelasting berekenen en terugvragen
Je berekent de voorbelasting door alle btw op zakelijke aankopen op te tellen. Dat bedrag vul je in bij je btw-aangifte. De Belastingdienst verrekent dit automatisch met de btw die je over je omzet hebt ontvangen. Het verschil betaal je of krijg je terug. Controleer altijd of je administratie klopt en of facturen aan de eisen voldoen. Zonder geldige factuur mag je geen btw aftrekken, hoe klein het bedrag ook is.
Btw aftrekken bij voorbelasting
Niet elke betaalde btw mag je terugvragen. De aankoop moet zakelijk zijn en gebruikt worden voor belaste omzet. Btw over privé-uitgaven mag je nooit aftrekken. Werk je deels vrijgesteld van btw, dan mag je de btw maar voor een deel aftrekken. Alleen kosten die je gebruikt voor activiteiten waar je btw over rekent, tellen volledig mee. Zo houd je je administratie zuiver en voorkom je fouten bij controle.
Juiste factuur (of bon)
Een juiste factuur bevat naam en adres van leverancier en klant, btw-nummer, datum, factuurnummer, omschrijving, bedrag exclusief btw en btw-bedrag. Voor kleine aankopen tot honderd euro is een bon voldoende.
Wanneer wel en wanneer niet?
Btw mag je aftrekken bij zakelijke aankopen zoals software of gereedschap. Niet bij privé-uitgaven of horecakosten. Werk je deels vrijgesteld, dan trek je alleen btw af over het deel dat hoort bij je belaste omzet.
| Situatie | Btw aftrekbaar | Toelichting |
| Aankoop voor belaste omzet | Ja | Gebruik voor jouw bedrijf waarop je btw rekent |
| Aankoop voor vrijgestelde omzet | Nee | Geen recht op aftrek bij vrijstelling |
| Gedeeld gebruik zakelijk en privé | Gedeeltelijk | Alleen het zakelijke deel aftrekbaar |
| Horecakosten of relatiegeschenken | Nee | Meestal uitgesloten van btw-aftrek |
Voorbelasting bij buitenlandse btw
Doe je zakelijke aankopen in het buitenland, dan gelden andere regels. Betaal je btw in een EU-land, dan kun je die niet in Nederland aftrekken. Je vraagt die btw terug via een digitaal verzoek bij de Belastingdienst. Buiten de EU moet je dit rechtstreeks doen bij de buitenlandse fiscus. Koop je iets uit een EU-land waarbij de btw is verlegd, dan geef je die btw zelf aan in Nederland en trek je die direct af in dezelfde aangifte.
Voorbelasting bij btw-verlegd
Staat op een factuur “btw verlegd”, dan rekent de leverancier geen btw. Jij moet die btw zelf aangeven in je btw-aangifte. Je berekent het bedrag en trekt het meteen af als voorbelasting. Zo hoef je niets extra te betalen zolang het om belaste omzet gaat. Gebruik je de aankoop voor vrijgestelde activiteiten, dan mag je de btw niet aftrekken en moet je deze zelf afdragen.
Lees meer over btw-verlegd.
Voorbelasting bij btw-vrijstelling
Werk je in een vrijgestelde sector, zoals zorg, onderwijs of financiële diensten, dan breng je geen btw in rekening. Daardoor kun je de btw op je kosten niet aftrekken. Heb je gemengde omzet, dan mag je alleen btw aftrekken over het belaste deel. Je kunt daarvoor een verdeelsleutel gebruiken, bijvoorbeeld het percentage belaste omzet van je totale omzet.
Lees meer over btw-vrijstelling.
Voorbelasting in de aanloopfase
Ook zonder omzet kun je btw terugvragen over je opstartkosten. Denk aan apparatuur, marketing of advies. Je moet kunnen aantonen dat je van plan bent om btw-belaste activiteiten te starten. Bewaar bijvoorbeeld offertes, facturen en eventueel een urenoverzicht als bewijs van je voorbereidingen. Heb je vóór je inschrijving bij de Kamer van Koophandel al kosten gemaakt? Dan mag je de btw daarover meestal ook terugvragen in je eerste aangifte.
