Beperkt aftrekbare kosten: wat mag je aftrekken als zzp’er?

Wat zijn beperkt aftrekbare kosten?

Dit zijn zakelijke kosten waarvoor de wet de winstaftrek beperkt, zoals zakelijke maaltijden en representatie. Voor de inkomstenbelasting kun je bij deze gemengde kosten kiezen tussen 80% aftrek en een jaardrempel. Andere kosten, zoals een werkruimte of auto, hebben eigen regels.

Welke kosten zijn beperkt aftrekbaar?

Representatiekosten

Representatiekosten zijn bijvoorbeeld recepties en zakelijke bijeenkomsten. Ook voedsel, drank, congressen, seminars en studiereizen kunnen onder de beperking vallen.

Voor reis- en verblijfkosten bij congressen en dergelijke geldt daarnaast in beginsel een maximum van €1.500. Is deelname noodzakelijk voor je werk, dan vervalt die extra grens. Dat maakt de kosten niet automatisch volledig aftrekbaar: de algemene aftrekbeperking blijft gelden.

Relatiegeschenken: voedsel, drank en genotmiddelen

Relatiegeschenken, zoals kerstpakketten en flessen wijn, vallen doorgaans onder representatie. Privéconsumpties zijn geen zakelijke kosten. Voor maaltijden tijdens zakelijk verblijf kan een andere beoordeling gelden.

80% of de drempel in 2026?

Voor de inkomstenbelasting kies je voor 80% aftrek van de betreffende kosten of aftrek van het bedrag boven €5.700. Pas de keuze toe op het gezamenlijke jaartotaal van de kosten onder deze regeling. Je krijgt geen aparte drempel per kostensoort of factuur.

In dit voorbeeld geeft de 80%-methode meer aftrek. De aftrek is geen belastingteruggave van hetzelfde bedrag. Bron: drempel en percentages 2026.

Btw apart beoordelen

Bepaal eerst of je btw mag aftrekken. Aftrekbare btw hoort niet bij de kosten voor de inkomstenbelasting; niet-aftrekbare btw wel. Een zakelijke restaurantrekening kan bijvoorbeeld deels van de winst aftrekbaar zijn terwijl je de btw niet terugvraagt. Bekijk de situaties bij eten, drinken en btw-aftrek.

Kosten met andere voorwaarden

Autokosten bij privégebruik (bijtelling)

Rijd je in een auto van de zaak en gebruik je die ook privé, dan moet je rekening houden met de bijtelling. Je telt dan een percentage van de cataloguswaarde bij je winst op. In 2026 is dat meestal 22 procent. Zo voorkomt de Belastingdienst dat je alle autokosten aftrekt terwijl je ook privé voordeel hebt. Rijd je maximaal 500 kilometer per jaar privé, dan kun je dat aantonen met een rittenregistratie. Dan hoef je geen bijtelling toe te passen.

Zakelijke kosten eigen privéauto

Gebruik je je eigen auto voor zakelijke ritten, dan mag je niet de werkelijke autokosten aftrekken, maar een vast bedrag per kilometer. In 2026 is dat 25 cent per kilometer (kilometervergoeding). Dat bedrag dekt alles: brandstof, onderhoud, verzekering en afschrijving. Ook parkeren en tol zijn in dit bedrag begrepen; die trek je niet apart af. Houd een overzicht bij van je zakelijke ritten, zodat je kunt aantonen hoeveel je hebt gereden.

Zakelijke reiskosten

Reis je met het openbaar vervoer, een taxi of het vliegtuig voor je werk, dan mag je die kosten volledig aftrekken. Voorwaarde is dat het echt zakelijke reizen zijn. Bewaar de bonnen of een overzicht van je OV-chipkaart als bewijs. Ook woon-werkverkeer geldt voor zzp’ers als zakelijk, dus ook dat mag je aftrekken.

Werkruimte thuis

Een werkruimte thuis vraagt een zelfstandigheids- en inkomenstoets. Alleen een eigen ingang is onvoldoende. Welke kosten eventueel aftrekbaar zijn, hangt mede af van de woning en de fiscale behandeling. Lees de voorwaarden voor aftrekbare kosten van thuiswerken.

Werkkleding

Werkkleding is volledig aftrekbaar als het echt functionele kleding is. Denk aan een uniform of overall die je niet privé draagt. Kleding die ook privé geschikt is, kan kwalificeren met een duidelijk zichtbaar, aan je onderneming verbonden beeldmerk van minstens 70 cm². Gewone nette kleding, zoals een pak of jas zonder logo, is dat niet.

Telefoonkosten

Een privételefoonabonnement thuis en zakelijke gesprekken hebben niet dezelfde behandeling. Splits waar nodig het zakelijke gebruik en lees de regels voor zakelijke telefoonkosten.

Wat zijn gemengde kosten?

Bij kosten met zakelijk en privégebruik bepaal je eerst het zakelijke deel. Daarna pas je de regels voor die kostensoort toe. Veel privégebruik sluit niet bij elke soort uitgave iedere zakelijke aftrek uit. De 80%-keuze geldt uitsluitend voor de wettelijke categorie gemengde kosten, niet voor alle kosten met privégebruik.

Overzicht kosten met eigen regels in 2026

Op deze kosten pas je niet automatisch de 80%-regel toe:

Niet-zakelijke of uitgesloten kosten

Bron: overzicht mogelijk aftrekbare zakelijke kosten.

Beperkt aftrekbare kosten en de VPB

Voor een bv gelden andere regels, waaronder een keuze voor 73,5% aftrek en een wettelijke drempel die mede van de loonsom kan afhangen. De 80%-voorbeelden hierboven gaan over inkomstenbelasting.

Controleer je kosten vóór de aangifte

• Leg het zakelijke doel bij de factuur vast.
• Beoordeel de btw-aftrek afzonderlijk.
• Kies de juiste kostencategorie en splits privégebruik waar nodig.
• Bereken bij de jaarafsluiting de gezamenlijke aftrekbeperking.

Wil je dit laten verzorgen? Bekijk welke administratie en aangiften in het Van Passe-pakket zijn inbegrepen.