Als ZZP’er kun je veel zakelijke kosten van je winst afhalen. Op die manier betaal je minder belasting. Maar helaas zijn niet alle kosten volledig aftrekbaar. In dit artikel vertellen we je graag welke kosten maar deels aftrekbaar zijn (beperkt aftrekbare kosten). Ook leggen we je uit wat gemengde kosten zijn en waar je op moet letten bij je boekhouding.
Wat zijn beperkt aftrekbare kosten?
Beperkt aftrekbare kosten zijn uitgaven die je niet helemaal van je winst mag aftrekken. De Belastingdienst heeft strenge regels om misbruik hiervan te voorkomen en ervoor te zorgen dat ondernemers niet teveel hoge aftrekposten claimen.
Wat zijn gemengde kosten?
Met gemengde kosten bedoelen we kosten die zowel zakelijk als privé zijn. Je kunt hier alleen een deel van deze kosten zakelijk aftrekken. Zorg dus dat je goed onderscheid maakt tussen zakelijk en privégebruik.
Verschil tussen gemengde kosten en beperkt aftrekbare kosten
| Kenmerk | Gemengde kosten | Beperkt aftrekbare kosten |
| Privé + zakelijk gemengd? | Ja, zowel privé als zakelijk gebruik | Nee, alleen zakelijk, maar met beperking |
| Aftrekbaarheid? | Alleen het zakelijke deel is aftrekbaar | Slechts een percentage is aftrekbaar |
| Voorbeelden? | Autokosten, telefoonkosten, werkruimte thuis | Zakelijke lunches, relatiegeschenken, seminars |
Overzicht van beperkt aftrekbare kosten
Hier is een lijst van kosten die je maar deels kunt aftrekken. Niet alles is zo simpel als je zou denken.
Representatiekosten (eten en drinken)
Helaas, die lunch met je klant is niet volledig aftrekbaar. Enkel 80% van je restaurantkosten mag je aftrekken. Ook relatiegeschenken en borrels vallen onder deze regel.
Autokosten (bij privégebruik van een zakelijke auto)
Heb je een zakelijke auto en gebruik je deze ook privé? Dan krijg je in dat geval te maken met bijtelling. Dat betekent dat je een deel van de autokosten niet kunt aftrekken. En hoeveel dat is? Dat hangt af van de CO2-uitstoot van je auto. Dus houd je van eco-vriendelijk rijden, dan valt de bijtelling misschien wat lager uit.
Kosten voor congressen, seminars en studiereizen
Leuk, zo’n studiereis naar het buitenland, maar de Belastingdienst wil wel weten of het écht zakelijk is. Als je reis namelijk een privé tintje heeft, kan een deel van de kosten als privé worden beschouwd en niet aftrekbaar zijn.
Kosten voor kleding en persoonlijke verzorging
Werkkleding is enkel aftrekbaar wanneer het écht zakelijk is. Een nette broek is dus niet aftrekbaar, maar bedrijfskleding met een logo wel. En een luxe schoonheidsbehandeling? Helaas, ook niet aftrekbaar. Soms is het dus lastig om je uitgaven voor jezelf zakelijk te maken.
Boetes en verkeersboetes
Boetes, of het nu gaat om een verkeersboete of belastingboete, kun je nooit aftrekken. De overheid wil namelijk niet dat je winst maakt door je onrechtmatige acties. Jammer, maar zo werkt het helaas.
Kosten voor werkruimte in je woning
Werk je als ondernemer vanuit huis? Dan kun je alleen de kosten aftrekken als je werkruimte een zelfstandige ruimte is, met een eigen ingang en sanitair. Gewoon een hoekje in de woonkamer telt dus niet. Je moet echt een aparte werkruimte hebben om te profiteren van de belastingvoordelen.
Waarom zijn sommige kosten beperkt aftrekbaar?
De Belastingdienst zorgt ervoor dat je niet per ongeluk privé-uitgaven als zakelijke kosten gebruikt. Op die manier wordt misbruik voorkomen en blijven belastingvoordelen eerlijk verdeeld. Het helpt je dus om als ondernemer alles netjes binnen de regels te houden.
Hoe verwerk je beperkt aftrekbare en gemengde kosten in je boekhouding?
Bij het verwerken van beperkt aftrekbare en gemengde kosten in je administratie, is het belangrijk om scherp te blijven. Zo houd je het overzicht:
- Gemengde kosten: Bereken het zakelijke percentage en trek alleen dat gedeelte af.
- Beperkt aftrekbare kosten: Trek alleen het percentage af dat de Belastingdienst toestaat, zelfs als het volledig zakelijk is.
Met een goed boekhoudprogramma of een praatje met je boekhouder maak je het jezelf makkelijk en haal je het meeste uit het aftrekken van zakelijke kosten.
Conclusie
Beperkt aftrekbare en gemengde kosten kunnen invloed hebben op je belastingaangifte. Blijf goed opletten en houd je administratie op orde. Zo voorkom je verrassingen van de Belastingdienst. Twijfel je welke kosten je als ondernemer mag aftrekken? Vraag het aan je boekhouder of check de laatste regels op de website van de Belastingdienst.
