Welke jaarcijfers heb je als eenmanszaak nodig?
De kern bestaat uit een balans, een winst-en-verliesrekening en een toelichting bij de bedragen die uitleg nodig hebben. In het dagelijks taalgebruik worden deze overzichten ook jaarrekening of jaarstukken genoemd.
- De balans laat op één datum zien welke bezittingen en schulden je bedrijf heeft en hoeveel eigen vermogen overblijft.
- De winst-en-verliesrekening laat zien welke opbrengsten en kosten bij een periode horen en wat het resultaat is.
- De toelichting maakt bijvoorbeeld duidelijk hoe je bedrijfsmiddelen waardeert en waaruit belangrijke openstaande bedragen bestaan.
Je gebruikt de cijfers om je bedrijf te beoordelen en als basis voor het zakelijke deel van je aangifte wanneer je ondernemer voor de inkomstenbelasting bent. De Belastingdienst benoemt de balans en winst-en-verliesrekening in de gegevenschecklist voor ondernemers.
Moet een eenmanszaak een jaarrekening deponeren?
Nee. Een eenmanszaak hoeft geen jaarrekening openbaar te maken bij KVK. Dat is iets anders dan een goede administratie bijhouden en je fiscale cijfers bepalen. De deponeringsplicht die KVK beschrijft, geldt bijvoorbeeld wel voor een bv. Je eenmanszaak heeft dus geen openbaar KVK-jaarrekeningdossier nodig, maar wel betrouwbare financiële gegevens.
Voorbeeld van een winst-en-verliesrekening
Neem een fictieve zelfstandig adviseur met een eenmanszaak. De adviseur heeft in het voorbeeldjaar €60.000 omzet en €20.000 kosten. De bedragen hieronder zijn exclusief aftrekbare btw. Er zijn in dit vereenvoudigde voorbeeld geen fiscale bijtellingen, aftrekbeperkingen of bijzondere winstcorrecties verwerkt.
| Post | Amount |
|---|---|
| Omzet uit opdrachten | €60.000 |
| Ingehuurde ondersteuning | €12.000 |
| Software en abonnementen | €1.800 |
| Reiskosten | €1.200 |
| Zakelijke verzekeringen | €1.000 |
| Overige bedrijfskosten | €1.500 |
| Afschrijving op bedrijfsmiddelen | €2.000 |
| Zakelijke rentekosten | €500 |
| Totale kosten | €20.000 |
| Resultaat: omzet min kosten | €40.000 |
Het resultaat is €40.000 vóór inkomstenbelasting en eventuele fiscale aftrekposten. Dit is niet automatisch het bedrag dat de adviseur privé kan uitgeven. Een deel van de omzet kan nog niet ontvangen zijn en een deel van het geld kan nodig zijn voor verplichtingen.
Waarom staat afschrijving tussen de kosten?
Een bedrijfsmiddel kan meerdere jaren meegaan. De kosten worden dan via afschrijving over de gebruiksduur verdeeld. In dit voorbeeld was de boekwaarde van de bedrijfsmiddelen aan het begin van het jaar €6.000. Er zijn geen aankopen of verkopen. Na €2.000 afschrijving resteert €4.000 op de eindbalans. De juiste afschrijving hangt in werkelijkheid af van het bedrijfsmiddel, de gebruiksduur, restwaarde en fiscale regels.
Voorbeeld van een balans die sluit
Op de laatste dag van hetzelfde voorbeeldjaar staan deze bedragen in de administratie. De bedragen van debiteuren en crediteuren zijn de werkelijke openstaande saldi. Om het verband tussen de cijfers zichtbaar te houden, nemen we in dit voorbeeld aan dat er op die datum geen btw-vordering of btw-schuld is.
| Bezittingen | Amount |
|---|---|
| Bedrijfsmiddelen na afschrijving | €4.000 |
| Nog te ontvangen van klanten: debiteuren | €6.000 |
| Zakelijke bankrekening | €17.000 |
| Totaal bezittingen | €27.000 |
| Eigen vermogen en schulden | Amount |
|---|---|
| Eigen vermogen | €20.000 |
| Zakelijke lening | €5.000 |
| Nog te betalen aan leveranciers: crediteuren | €2.000 |
| Totaal eigen vermogen en schulden | €27.000 |
Beide totalen zijn gelijk: €27.000. Je kunt ook andersom rekenen: €27.000 bezittingen min €7.000 schulden is €20.000 eigen vermogen. Eigen vermogen is dus niet hetzelfde als je banksaldo. Het zit hier ook in bedrijfsmiddelen en geld dat klanten nog moeten betalen.
De indeling hangt van je onderneming af. Heb je bijvoorbeeld voorraad, vooruitbetaalde kosten of nog te betalen btw, dan horen die eveneens in het overzicht. Splits schulden waar nodig naar looptijd. De boekwaarde van een bedrijfsmiddel is bovendien niet automatisch wat je bij verkoop ontvangt.
Hoe komt de winst in je eigen vermogen terecht?
Aan het begin van het voorbeeldjaar had de adviseur €10.000 eigen vermogen. De winst verhoogt dat vermogen. Een geldstorting vanuit privé doet dat ook, terwijl geld opnemen voor privé het vermogen verlaagt.
| Verandering eigen vermogen | Amount |
|---|---|
| Eigen vermogen begin jaar | €10.000 |
| Plus: resultaat van het jaar | €40.000 |
| Plus: geld gestort vanuit privé | €2.000 |
| Min: geld opgenomen voor privé | €32.000 |
| Eigen vermogen einde jaar | €20.000 |
De uitkomst sluit aan op de balans. De €2.000 privéstorting is geen omzet. De €32.000 privéopname is geen salaris of aftrekbare bedrijfskosten van de eigenaar. Volgens de Belastingdienst beïnvloeden privéstortingen en privéonttrekkingen het ondernemingsvermogen, maar vormen ze op zichzelf geen zakelijke opbrengst of aftrekbare kosten.
Waarom is het banksaldo dan geen €40.000?
Winst en geld volgen verschillende bewegingen. Klanten moeten nog €6.000 betalen, er staat €2.000 aan leveranciersfacturen open, de ondernemer heeft €32.000 privé opgenomen en €2.000 gestort. Ook de lening en afschrijving beïnvloeden geld en winst verschillend.
Een lening ontvangen verhoogt bijvoorbeeld het banksaldo én de schuld, maar is geen omzet. Aflossen verlaagt de bank en de schuld, maar is geen bedrijfskostenpost. Zakelijke rente kan wel een kostenpost zijn. Meer uitleg vind je in het artikel over turnover, profit and cash flow.
Welke controles doe je vóór je jaarcijfers gebruikt?
Een boekhoudprogramma kan rapporten uitdraaien, maar ontbrekende of verkeerd geboekte gegevens worden daardoor niet vanzelf juist. Controleer in elk geval:
- Bank en kas: sluiten de saldi op de balans aan op de werkelijke saldi op de einddatum?
- Outstanding invoices: bestaan de vorderingen en schulden nog? Zijn ontvangsten, betalingen en creditfacturen verwerkt?
- Bedrijfsmiddelen: zijn aankopen, verkopen en afschrijvingen verwerkt en zijn de resterende boekwaarden verklaarbaar?
- Juiste periode: horen de kosten en opbrengsten bij dit jaar? Controleer onder meer vooruitbetalingen en werk rondom de jaargrens.
- Privé en zakelijk: zijn privéopnamen en stortingen apart geboekt en niet als omzet of bedrijfskosten?
- Belastingen en leningen: zijn de openstaande saldi afgestemd met aangiften, aanslagen en leningoverzichten?
- Aansluiting: sluit de beginbalans aan op vorig jaar en verklaart de vermogensmutatie de eindbalans?
Een sluitende balans is een noodzakelijke controle, maar geen bewijs dat iedere boeking juist is. Een aankoop op de verkeerde kostenrekening kan nog steeds een balans opleveren die in evenwicht is.
Van jaarcijfers naar inkomstenbelasting
De boekhoudkundige winst is het startpunt voor de fiscale uitwerking. Correcties en aftrekposten kunnen maken dat het bedrag waarover je uiteindelijk inkomstenbelasting betaalt anders is. Je persoonlijke aangifte bevat bovendien meer dan alleen je onderneming.
Vul daarom niet simpelweg je banksaldo of privéopnamen in als winst. Lees hoe income tax for the self-employed works.
Frequently Asked Questions
Zijn een jaarrekening en een aangifte inkomstenbelasting hetzelfde?
Nee. De jaarcijfers beschrijven de financiële positie en resultaten van je bedrijf. De aangifte gebruikt die informatie, met de nodige fiscale verwerking, en bevat daarnaast persoonlijke gegevens. Een pdf met jaarcijfers vervangt dus niet de aangifte.
Wat als mijn balans sluit, maar de bedragen niet kloppen?
Dan kan er nog steeds een fout in de administratie zitten, zoals een dubbele factuur of een verkeerde indeling. Controleer de onderliggende stukken en aansluitingen. Voeg geen willekeurige sluitpost toe om een verschil weg te werken.
Welke jaarcijfers vraagt een bank of hypotheekverstrekker?
Dat verschilt per aanvraag en geldverstrekker. Vraag vooraf welke perioden, toelichting en eventuele verklaring nodig zijn. Een uitdraai uit je boekhoudpakket is niet automatisch gelijk aan alle documenten die de geldverstrekker verlangt.
Moet ik als startende zzp’er wachten tot december?
Nee. Tussentijdse cijfers helpen om de ontwikkeling van omzet, kosten en openstaande bedragen te volgen. Vermeld daarbij duidelijk welke periode het overzicht omvat. Een resultaat over drie maanden is geen volledig jaarresultaat.
