Creating a credit note: when and how?

 

Wat is een creditfactuur?

Een creditfactuur, ook wel creditnota, legt vast welk deel van een eerdere factuur vervalt. Moet je eerst een gewone factuur opstellen? Bekijk dan het voorbeeld en de uitleg over factuur maken. Je noemt de oorspronkelijke factuur en maakt zichtbaar welk bedrag, inclusief de bijbehorende btw, je corrigeert. De oorspronkelijke factuur en de correctie vormen samen het overzicht van wat de klant uiteindelijk verschuldigd is. Met een creditfactuur gaat er nog geen geld terug naar de klant. Is de originele factuur al betaald, dan leg je apart vast of je terugbetaalt of een afgesproken verrekening toepast. Is nog niet betaald, dan verlaagt de creditnota het openstaande bedrag.

Wanneer maak je een creditfactuur?

• Je hebt te veel uren of een te hoge prijs gefactureerd.
• De klant retourneert goederen en heeft recht op terugbetaling.
• Je spreekt na het factureren een prijsvermindering af.
• Een opdracht wordt geheel of gedeeltelijk geannuleerd en de eerder gefactureerde vergoeding vervalt.
• Je hebt dezelfde levering per ongeluk tweemaal gefactureerd.

Crediteer alleen het bedrag dat daadwerkelijk wordt verminderd. Een oorspronkelijke conceptfactuur die nog niet is uitgereikt, kun je eerst corrigeren voordat je die verstuurt. Bij een al uitgereikte factuur moet de wijziging voor jou en de klant navolgbaar blijven. Volgens de regels voor aanvullende facturen en creditfacturen kan een apart correctiedocument samen met de oorspronkelijke factuur de juiste factuur vormen.

Een klant die niet betaalt, is een andere situatie

Verzend niet alleen vanwege een te late betaling een creditnota waarmee je de verschuldigde prijs verlaagt. Bepaal eerst of de factuur inhoudelijk moet worden aangepast of dat je nog steeds betaling verlangt. Voor btw op oninbare vorderingen bestaat een afzonderlijke teruggaafregeling. Een correctie in je boekhoudprogramma is daarbij niet vanzelf een commerciële kwijtschelding aan de klant.

Voorbeeld: een factuur gedeeltelijk crediteren

Je hebt in dit fictieve voorbeeld 8 uur advieswerk à € 85 gefactureerd. De factuur bedraagt € 680 plus € 142,80 btw: samen € 822,80. Na overleg geef je een prijsvermindering ter waarde van 2 uur. Je maakt de volgende creditnota. De velden tussen blokhaken vul je met de echte gegevens in. Het bedrag dat na de correctie overblijft is € 822,80 − € 205,70 = € 617,10. Is niets betaald, dan kan de klant dit resterende bedrag voldoen. Is € 822,80 al betaald, dan heeft de klant € 205,70 te veel betaald. Vermeld op de creditnota hoe je dat bedrag afhandelt.

Wat verandert er bij volledige creditering?

Vervalt de hele factuur, dan crediteer je in dit voorbeeld € 680 exclusief btw en € 142,80 btw: totaal € 822,80. Daarmee wordt het resterende factuurbedrag nul. Moet je daarna een nieuwe factuur voor andere werkzaamheden maken, geef die een eigen nieuw nummer en voorkom dat je dezelfde correctie tweemaal boekt.

Creditfactuur maken in vijf stappen

1. Stel de reden en het bedrag vast. Bewaar de afspraak over de korting, retour of annulering. Controleer of je gedeeltelijk of volledig moet crediteren.
2. Neem de juiste oorspronkelijke factuur erbij. Controleer klant, factuurnummer, datums en btw-behandeling. Zorg dat de stukken over en weer naar elkaar verwijzen: noem het oorspronkelijke factuurnummer op de creditnota en leg ook bij de oorspronkelijke factuur vast welk creditfactuurnummer erbij hoort. Bewaar de oorspronkelijk verzonden versie.
3. Maak een apart document. Gebruik een eigen nummer uit een opeenvolgende reeks en een passende actuele uitgiftedatum. Zet duidelijk ‘Creditfactuur’ boven het document en verwijs naar het oorspronkelijke nummer.
4. Vul de correctieregels in. Vermeld welke hoeveelheid of vergoeding vervalt en de bijbehorende btw. Bij een normale prijsvermindering keer je de juiste oorspronkelijke btw-behandeling om. Was juist de btw-behandeling fout, laat die dan inhoudelijk corrigeren.
5. Verstuur en verwerk de creditnota. Stuur de klant het correctiedocument. Controleer het resterende openstaande bedrag en leg een eventuele terugbetaling of overeengekomen verrekening afzonderlijk vast.

Op een creditnota zijn negatieve bedragen een duidelijke manier om de vermindering te tonen. Voorkom dat zowel aantal als tarief negatief zijn: min maal min wordt plus. In het voorbeeld is alleen het aantal negatief en blijft het uurtarief € 85.

Verrekenen of terugbetalen?

Gebruik een korte, ondubbelzinnige toelichting die past bij de betaalstatus:

• Origineel nog niet betaald: ‘Deze creditnota vermindert factuur 2026-044 met € 205,70. Het resterende te betalen bedrag is € 617,10.’
• Origineel volledig betaald: ‘Je hebt factuur 2026-044 al betaald. We betalen € 205,70 terug volgens onze afspraak van [datum].’
• Verrekening afgesproken: ‘Zoals afgesproken op [datum] verrekenen we € 205,70 met factuur [nummer]. Na verrekening resteert daarop € [bedrag].’

Controleer eerst of er al deelbetalingen, eerdere creditnota’s of terugbetalingen zijn. Een creditnota mag niet zowel worden terugbetaald als nogmaals van een volgende factuur worden afgetrokken. Bewaar het betaalbewijs bij de verwerking.

Hoe verwerk je de btw van een creditfactuur?

Bij een prijsvermindering achteraf verwerk je de bijbehorende btw-teruggaaf in het aangiftetijdvak waarin de vermindering plaatsvindt. Voor gewone binnenlandse omzet tegen 21% of 9% vermindert de correctie de betreffende omzet en btw in rubriek 1a of 1b. Dat is dus niet automatisch het tijdvak van de oorspronkelijke factuur. In het voorbeeld is de prijsvermindering € 170 en de btw-correctie € 35,70. Verwerk die bedragen eenmaal in de administratie. De Belastingdienst legt de aangifte bij prijsvermindering uit. Een fout in een eerder ingediende btw-aangifte kan een andere correctieroute vragen. Controleer dan of een suppletie btw nodig is. Bij KOR, vrijgestelde omzet, verlegging of buitenlandse transacties neem je niet klakkeloos de 21% uit dit voorbeeld over.

Heb je zelf een creditfactuur ontvangen?

Controleer dan of je de btw op de oorspronkelijke inkoopfactuur hebt afgetrokken. Als de uiteindelijke vergoeding lager wordt en je te veel voorbelasting hebt afgetrokken, moet je die aftrek corrigeren. De Belastingdienst beschrijft wanneer je eerder afgetrokken btw moet terugbetalen.

Bewaar de samenhang in je administratie

Bewaar de oorspronkelijke factuur, creditnota, afspraak en eventuele betaalbewijzen bij elkaar. Je moet later kunnen uitleggen waarom het gefactureerde bedrag veranderde en welk bedrag werkelijk is ontvangen of terugbetaald. Controleer vóór je VAT return of zowel de correctie als de betaalstatus goed zijn verwerkt.

Frequently Asked Questions