Hoe lang moet je je administratie bewaren?
Voor de basisgegevens van je onderneming geldt een fiscale bewaarplicht van zeven jaar. Denk aan je verkoop- en inkoopadministratie, grootboek en overzichten van klanten die nog moeten betalen en leveranciers die jij nog moet betalen. Voor bepaalde gegevens geldt tien jaar.
| Soort gegevens | Bewaartermijn |
|---|---|
| Basisadministratie, waaronder inkoop, verkoop, grootboek en debiteuren en crediteuren | 7 jaar |
| Gegevens over onroerende zaken en rechten daarop | 10 jaar |
| Gegevens van leveringen en diensten onder de Unie- of Invoerregeling van het eenloketsysteem | 10 jaar |
| Overige administratieve gegevens | In beginsel 7 jaar; een kortere fiscale termijn alleen als die met de Belastingdienst is afgesproken |
Gebruik deze tabel als vertrekpunt. De termijn gaat niet voor ieder stuk direct op de factuur- of ondertekeningsdatum lopen. En een fiscale minimumtermijn betekent niet dat je een document daarna zonder verdere controle kunt verwijderen. De Belastingdienst licht de termijnen en uitzonderingen toe.
Wanneer begint de bewaartermijn?
Zolang gegevens nog actueel zijn voor je onderneming, blijven ze deel van je administratie. De bewaartermijn begint pas wanneer die actualiteit vervalt. De datum waarop je een document ontvangt, is dus niet altijd de startdatum.
Voorbeeld: een contract dat meerdere jaren loopt
Stel dat je een leasecontract vier jaar gebruikt. Het blijft tijdens die looptijd actueel. Na afloop begint de bewaartermijn van zeven jaar. Je bewaart dat contract dus gedurende de looptijd én daarna nog zeven jaar. Dit voorbeeld laat zien waarom ‘alles zeven jaar na ontvangst weggooien’ niet werkt.
Maak bij je jaarlijkse archiefcontrole onderscheid tussen afgesloten jaarstukken en doorlopende documenten. Noteer bij contracten de einddatum en bij fiscale uitzonderingen de reden voor de langere termijn. Laat bij twijfel de startdatum vaststellen voordat je iets vernietigt.
Welke documenten en gegevens horen bij je administratie?
Bewaar niet alleen de eindtotalen, maar ook de stukken waarmee je die totalen kunt verklaren. Een jaaroverzicht zonder onderliggende facturen is geen volledige administratie.
- Omzet en kosten: verstuurde en ontvangen facturen, creditfacturen, kassabonnen en inkoop- en verkoopoverzichten.
- Betalingen: bankafschriften, kasadministratie en relevante betaaloverzichten.
- Afspraken: contracten, opdrachtbevestigingen en zakelijke berichten die de inhoud van een transactie onderbouwen.
- Aangiften en controles: aangiftegegevens, jaarcijfers en berekeningen die de aansluiting met je boekhouding verklaren.
- Ondersteunende registraties: bijvoorbeeld voorraadgegevens, uren, ritten en agenda’s die voor je administratie of fiscale aanspraken van belang zijn.
- Digitale administratie: de bestanden en gegevens waarmee de boekingen controleerbaar blijven.
Welke registraties je nodig hebt, hangt af van je bedrijf en de regelingen die je gebruikt. De Belastingdienst geeft voorbeelden van administratieve gegevens. Voor uren vind je meer uitleg in ons artikel over urenregistratie voor zzp’ers.
Mag je facturen en bonnetjes digitaal bewaren?
Ja. Ontvang of verstuur je een factuur digitaal, bewaar dan ook het digitale bestand. Alleen een print bewaren en het oorspronkelijke bestand verwijderen is daarvoor niet de juiste standaardwerkwijze.
Papieren facturen en bonnen mag je scannen. De scan moet het origineel juist en volledig weergeven, inclusief relevante echtheidskenmerken. Pas als je aan de voorwaarden voldoet, hoef je het papieren origineel niet meer te bewaren. Een onscherpe foto met een afgesneden datum of bedrag is dus geen goede vervanging.
Controleer bij het scannen alle pagina’s, bijlagen en de leesbaarheid. Sla het bestand op bij de bijbehorende boeking. De regels voor het bewaren van facturen gelden ook als je een app of boekhoudpakket gebruikt.
Leesbaar is meer dan ‘ik heb ergens een pdf’
Je moet documenten kunnen terugvinden en verbinden met je boekingen. Ook digitale gegevens moeten binnen een redelijke termijn controleerbaar zijn. Bij een softwarewissel moet de administratie bruikbaar blijven; alleen een screenshot van de jaaromzet is niet voldoende. Zie hoe je de administratie volgens de Belastingdienst bewaart.
Zo richt je een bruikbaar digitaal archief in
- Kies een vaste indeling. Bijvoorbeeld per boekjaar, met aparte mappen voor inkoop, verkoop, bank, aangiften en doorlopende overeenkomsten. Gebruik namen waarin datum, wederpartij en factuurnummer terugkomen.
- Bewaar bestanden met hun verband. Zorg dat je vanuit een boeking de factuur kunt vinden, en andersom. Bewaar naast een leesbaar rapport ook de relevante boekhoudexport en bronbestanden.
- Maak een afzonderlijke back-up. Een tweede map binnen hetzelfde account helpt niet als dat hele account ontoegankelijk wordt. Kies opslag waarbij verlies van één account of apparaat niet meteen je hele archief raakt.
- Test het terughalen. Open enkele oudere facturen, zoek een betaling op en controleer of de bijbehorende boeking en aangiftegegevens terug te vinden zijn.
- Houd een bewaarlijst bij. Noteer per categorie de termijn, de startdatum en eventuele lopende afspraken of vragen waardoor verwijderen nog niet kan.
Deze werkwijze is een praktisch voorstel voor je archief, geen verplichte mappenstructuur. Het doel is dat jij en je boekhouder begrijpen wat er is vastgelegd en dat een controle mogelijk blijft.
Wat regel je bij overstappen of stoppen?
De bewaarplicht verdwijnt niet wanneer je een ander boekhoudpakket kiest, je boekhouder opzegt of stopt met je onderneming. Ook administratie die een ander voor je bijhoudt, valt hieronder. De Belastingdienst benoemt dit uitdrukkelijk.
Regel vóór het beëindigen van de toegang:
- een volledige export van de boekingen en bijbehorende documenten;
- de jaarcijfers, aangiften en relevante controleberekeningen;
- een uitleg van bestandsformaten en hoe je de gegevens later opent;
- schriftelijke afspraken over wie welke stukken bewaart en hoelang je toegang houdt;
- een controle of het geëxporteerde archief werkelijk volledig en leesbaar is.
Ga er niet van uit dat een opgezegd abonnement onbeperkt leesbaar blijft. Controleer de voorwaarden en test je eigen export vóór je de toegang verliest. Als een bestand alleen met specifieke software geopend kan worden, moet je ook de toekomstige raadpleegbaarheid regelen.
Wat als er stukken ontbreken?
Maak eerst een lijst: welk document ontbreekt, uit welk jaar en bij welke boeking? Vraag ontbrekende facturen bij de afzender op en controleer beschikbare bank- en softwarearchieven. Leg vast wat je hebt teruggevonden en welke hiaten blijven bestaan.
Een bankbetaling laat zien dat er geld is overgemaakt, maar vervangt niet automatisch de factuur met alle gegevens over de aankoop. Vul ontbrekende stukken daarom niet zelf in op basis van vermoedens. Bespreek met je boekhouder wat het ontbreken betekent voor de administratie en eventuele aangiften.
Frequently Asked Questions
Do I also need to keep records if I use the VAT exemption scheme (KOR)?
The KOR does not abolish your statutory record-keeping obligation. Keep the data necessary to substantiate your turnover, costs and application of the scheme. Which filing obligations you have is a different question to how long you keep your records.
Is a bank statement alone sufficient if I have lost a receipt?
No, a payment does not automatically prove what you bought and the VAT that was charged. Request a copy of the receipt or invoice and make a record if that is not possible. The tax treatment depends on the available data.
Can my accountant keep everything for me?
You can make arrangements about that, but you must ensure yourself that the required administration remains available. Record access, export options, retention periods and the transfer upon termination of the cooperation.
Should I delete every file after seven years?
No. First check whether the correct retention period has expired and when it started. A longer fiscal term, a still ongoing contract or another relevant obligation may mean that you need a document for longer.
