Creating an invoice as a sole trader: explanation and example

Voorbeeldfactuur voor een zzp’er

In dit fictieve voorbeeld richt een zelfstandige presentatiesjablonen in voor een Nederlandse zakelijke klant. Voor dit werk geldt 21% btw. De bedragen en datums zijn ingevuld; vervang de velden tussen blokhaken door de juiste bedrijfsgegevens. De rekensom is: 8 × € 85 = € 680; € 680 × 21% = € 142,80 btw. Gebruik het voorbeeld alleen met het btw-tarief of de regeling die voor jouw werkzaamheden geldt.

Wat moet er op een factuur staan?

Voor een gewone Nederlandse btw-factuur neem je deze gegevens op:

• De volledige namen en vestigingsadressen van jou en je klant. Alleen een postbus is niet voldoende.
• Je btw-identificatienummer en, als je bent ingeschreven, je KVK-nummer.
• De factuurdatum en een uniek, opeenvolgend factuurnummer.
• Wat je hebt geleverd en hoeveel: bijvoorbeeld uren, aantallen of de omvang van een project.
• De leverdatum of datum van de vooruitbetaling.
• Het bedrag exclusief btw, de eenheidsprijs waar van toepassing, het btw-tarief en het btw-bedrag. Splits bedragen met verschillende tarieven.

Dit volgt uit de factuureisen van de Belastingdienst. Gebruik je handelsnaam alleen als die met het adres en de plaats bij KVK is geregistreerd.

Welke gegevens zijn vooral praktisch?

Je IBAN, betaaltermijn, contactpersoon en een bestel- of projectnummer helpen de klant bij de betaling. Een logo is een keuze in de vormgeving. Deze onderdelen staan niet in de algemene lijst met btw-factuureisen, maar een opdrachtgever kan een inkoopnummer of urenstaat wel als afspraak verlangen. Vraag dat vooraf na. Gebruik voor klanten je btw-id. Het omzetbelastingnummer is bedoeld voor contact met de Belastingdienst. Lees meer over het verschil tussen btw-id en OB-nummer.

Maak je factuur in vijf stappen

1. Pak de gemaakte afspraken erbij. Controleer de opdracht, het tarief, eventueel goedgekeurd meerwerk en het factuuradres. Vermeld de juridische klant die de opdracht heeft gegeven.
2. Gebruik het volgende factuurnummer. Bijvoorbeeld 2026-031, 2026-032 en 2026-033. Je mag meer dan één reeks gebruiken, zolang nummers uniek en opeenvolgend zijn. Begin dus niet bij elke klant opnieuw met hetzelfde nummer.
3. Schrijf herkenbare factuurregels. ‘Werkzaamheden september’ zegt weinig. ‘Testen en opleveren van drie presentatiesjablonen, 2 uur op 11 september’ maakt duidelijk wat is gedaan. Een time registration helpt bij de onderbouwing.
4. Controleer bedragen en btw. Bereken aantallen × tarief, eventuele afgesproken korting en de btw per tariefgroep. Controleer ook het totaal dat de klant moet overmaken.
5. Verstuur en bewaar dezelfde versie. Gebruik het afgesproken kanaal, bijvoorbeeld een pdf per e-mail. Noteer de vervaldatum en bewaar de verzonden factuur bij de opdracht.

Wanneer stuur je de factuur?

Bij de normale factuurplicht verstuur je de factuur uiterlijk op de 15e dag van de maand na de levering. Werk je bijvoorbeeld in september, dan is de uiterste verzenddatum 15 oktober. Eerder factureren kan natuurlijk ook. Deze datum is iets anders dan de betaaldatum die je met je klant afspreekt. Een factuur is doorgaans verplicht bij levering aan andere ondernemers. Bij particuliere klanten en bepaalde vrijstellingen gelden uitzonderingen; een zakelijke betaling betekent dus niet altijd dezelfde factuurplicht. Ook een vooruitbetaling kan een factuur vereisen. De Belastingdienst beschrijft de hoofdregels en uitzonderingen bij facturen maken.

Factureren met btw, zonder btw of met btw verlegd

Je kiest het tarief niet op basis van het feit dat je zzp’er bent. De levering, afnemer en eventuele regeling bepalen de btw-behandeling. Het algemene tarief is 21%; voor bepaalde prestaties geldt 9%, 0% of een vrijstelling.

• KOR: pas je de kleineondernemersregeling toe, dan breng je geen btw in rekening. Stuur je wel een factuur, vermeld dan de vrijstelling, bijvoorbeeld ‘Vrijgesteld van btw wegens toepassing van de kleineondernemersregeling’. Gebruik hiervoor geen btw-regel met 0% alsof het een levering tegen het nultarief is. Zie de uitleg over de KOR.
• Andere btw-vrijstelling: controleer of jouw prestatie daadwerkelijk is vrijgesteld. Alleen ‘zorg’ of ‘onderwijs’ als omschrijving is onvoldoende om dat vast te stellen.
• Btw verlegd: bereken geen btw en vermeld ‘btw verlegd’ plus het btw-identificatienummer van je afnemer als de verleggingsregeling geldt. Lees wanneer je btw verlegt.
• Buitenlandse klant: controleer afzonderlijk de plaats van de levering of dienst en de factuureisen. Het buitenlandse adres op zichzelf maakt een factuur niet automatisch vrijgesteld.

Controleer bij twijfel de btw-tarieven en vrijstellingen voordat je de factuur verstuurt.

Word, Excel of een factuurprogramma?

De keuze hangt vooral af van je werkwijze. Met Word of Excel kun je een factuur opstellen, maar je bewaakt zelf de nummering, berekeningen, verzonden versie en openstaande bedragen. Een factuurprogramma kan die stappen ondersteunen. Controleer ook daar de klantgegevens en btw-keuze: een automatisch berekende uitkomst is alleen bruikbaar als de invoer klopt. Verstuur je digitaal, dan moet je afnemer daarmee instemmen en moet de herkomst, inhoud en leesbaarheid betrouwbaar zijn. Bewaar digitale facturen digitaal. Voor gewone facturen geldt doorgaans zeven jaar bewaarplicht; voor onroerende zaken en bepaalde eenloketregelingen geldt tien jaar. Bekijk de bewaarregels voor facturen.

Laatste controle vóór verzending

Ontdek je na verzending een fout in het bedrag? Bewaar de oorspronkelijke factuur en leg de correctie vast met een passende aanvullende factuur of creditfactuur. Maak de wijziging ook voor je klant duidelijk. Zo blijven beide administraties op elkaar aansluiten.

Frequently Asked Questions