Wat hoort er in een projectadministratie?
Een projectadministratie brengt de afspraken, uren, kosten en facturen van één opdracht bij elkaar. Daardoor zie je wat een klus hoort op te leveren, wat je al hebt besteed en hoeveel werk nog overblijft. Alleen uren schrijven is daarvoor te weinig.
Voor een kleine opdracht kan één overzicht met een vaste projectcode voldoende zijn. Bij meerdere lopende projecten helpt een koppeling met je boekhouding. Het belangrijkste is dat je offerte, uren, inkoopfacturen, wijzigingen en verkoopfacturen dezelfde opdracht herkenbaar volgen.
Maak onderscheid tussen drie vragen: is het werk rendabel, wat mag je al factureren en wat heeft de klant werkelijk betaald? Een project kan op papier goed lopen terwijl je nog maanden op geld wacht.
Begin met een duidelijke opdracht en begroting
Leg vóór de start vast wat je oplevert, welke onderdelen buiten de opdracht vallen, wanneer het klaar moet zijn en wie namens de klant wijzigingen mag goedkeuren. Noteer ook of je op uurbasis, met een vaste prijs of met een richtprijs werkt.
Begroot je eigen uren per taak. Splits bijvoorbeeld voorbereiding, uitvoering, overleg en oplevering. Neem ook direct toerekenbare inkopen en inhuur mee. Het aantal productieve uren is niet automatisch het aantal uren dat je apart aan de klant kunt berekenen.
Fictief voorbeeld. Een ontwerper spreekt voor een zakelijke opdracht een vaste prijs van €4.800 exclusief btw af. Ze begroot 50 eigen uren en €600 directe externe kosten. Voor haar eigen beoordeling rekent ze met €60 per uur. Dat interne rekentarief is een planningskeuze, geen extra factuurpost en bij een eenmanszaak geen loon voor de eigenaar.
Het interne budget bedraagt dan 50 × €60 + €600 = €3.600. De ruimte boven dat budget is €1.200. Of dat genoeg is, hangt ook af van algemene bedrijfskosten, risico en het inkomen dat de ondernemer nodig heeft.
Leg uren en kosten vast terwijl je werkt
- Uren: datum, taak, tijdsduur en of de tijd binnen de afspraak factureerbaar is.
- Inkopen en inhuur: leverancier, bedrag, bewijsstuk en projectcode.
- Bestelde maar nog niet gefactureerde kosten: houd ook deze verplichtingen in beeld.
- Voortgang: wat is af en hoeveel uren en kosten verwacht je nog?
- Facturen: factuurnummer, projecttermijn, bedrag, vervaldatum en betaalstatus.
Schrijf herkenbare omschrijvingen, zoals ‘tweede correctieronde presentatie’ in plaats van ‘werkzaamheden’. Dat helpt bij een vraag van de klant én bij je volgende offerte. Gebruik dezelfde tijdseenheid en voorkom dat een uur in twee projecten wordt meegeteld.
Bij aftrekbare btw beoordeel je de projectkosten doorgaans exclusief die btw. Niet-aftrekbare btw hoort wel bij de kosten of investering. Gebruik in begroting en nacalculatie dezelfde basis. Meer over het vastleggen van je tijd lees je bij urenregistratie voor zzp’ers.
Kijk ook naar wat het project nog gaat kosten
Halverwege het voorbeeldproject zijn 32 uur besteed en is €500 aan externe kosten gemaakt. De ontwerper verwacht nog 24 uur en €200 aan externe kosten. Het actuele beeld wordt dan:
| Section | Oorspronkelijk budget | Besteed | Nog nodig | Verwachte eindstand |
|---|---|---|---|---|
| Eigen uren | 50 uur | 32 uur | 24 uur | 56 uur |
| Waarde eigen uren à €60 | €3.000 | €1.920 | €1.440 | €3.360 |
| Directe externe kosten | €600 | €500 | €200 | €700 |
| Totaal intern budget | €3.600 | €2.420 | €1.640 | €4.060 |
| Ruimte bij vaste prijs €4.800 | €1.200 | — | — | €740 |
Alleen naar de bestede €2.420 kijken geeft een te gunstig beeld. Inclusief het resterende werk loopt het interne budget naar €4.060 en daalt de verwachte ruimte met €460. Zo kun je tijdens de opdracht bijsturen.
Verwar deze interne berekening niet met de winst-en-verliesrekening. De €3.360 voor de eigen uren is geen loonkostenpost van de eenmanszaak. Na €700 directe externe kosten blijft van de €4.800 omzet €4.100 over voor de eigen inzet, algemene bedrijfskosten en uiteindelijk winst. Dat is dus geen €4.100 netto privé-inkomen.
Meerwerk: eerst de afspraak, dan de factuur
Meer tijd nodig hebben is niet hetzelfde als meer mogen factureren. Bij een vaste prijs ligt een tegenvallende eigen inschatting doorgaans bij jou. Vraagt de klant iets aanvullends, beschrijf dan de wijziging en de gevolgen voor prijs en planning voordat je ermee begint.
Voorbeeld van een wijzigingsbevestiging
Voor project [nummer] vraagt u aanvullend om [concrete uitbreiding]. Dit onderdeel valt buiten de opdracht van [datum]. De extra prijs is [bedrag en btw-behandeling]. De opleverdatum wordt [datum]. Na uw akkoord voegen wij dit toe aan de opdracht. Wilt u per e-mail bevestigen dat u akkoord gaat met deze uitbreiding, prijs en planning?
Bewaar het akkoord bij het project en pas daarna je budget aan. Een intern label ‘meerwerk’ of een regel in je urenstaat bewijst op zichzelf geen prijsafspraak. Bij consumenten gelden bovendien beschermende regels. De uitleg van ACM ConsuWijzer over meerwerk maakt duidelijk waarom de oorspronkelijke prijsafspraak en een tijdige waarschuwing belangrijk zijn. De voorbeeldtekst hierboven is geen vervanging voor passende contractvoorwaarden.
Factureren en betalingen volgen
Neem afgesproken termijnen op in je overzicht: bijvoorbeeld een aanbetaling, een factuur na een tussenoplevering en de eindfactuur. Controleer wat je volgens de opdracht mag factureren en voorkom dat je een eerder berekende termijn nogmaals meeneemt.
Zet openstaande facturen apart van nog te factureren werk. Beide kunnen op een projectoverzicht staan, maar betekenen iets anders. Ook goedgekeurd meerwerk is pas betaald zodra het geld is ontvangen.
Loopt een project over de jaargrens? Bij onderhanden werk moet je de winst in beginsel nemen naarmate het werk vordert; wachten tot de eindfactuur is dus niet de standaard. Zorg dat je boekhouder de voortgang, afspraken en kosten kent en de toepasselijke waarderingsregels controleert. Lees de uitleg van de Belastingdienst over onderhanden werk.
Sluit af met een korte nacalculatie
- Controleer of alle uren, inkopen en creditfacturen aan het juiste project hangen.
- Vergelijk de oorspronkelijke afspraak met goedgekeurde wijzigingen en de uiteindelijke facturen.
- Bereken hoeveel eigen uren werkelijk nodig waren en welke directe kosten zijn gemaakt.
- Noteer één concrete verbetering voor de volgende offerte: een extra correctieronde, een realistischer urenbudget of een duidelijkere afbakening.
Gebruik vervolgens niet alleen je succesvolste opdracht als maatstaf. Vergelijk ook soortgelijke projecten die veel overleg, herstelwerk of reistijd vroegen. Zo wordt je volgende uurtarief of prijsberekening gebaseerd op je echte werkwijze.
Frequently Asked Questions
Can I keep track of my project administration in Excel?
That is possible with a limited number of straightforward projects. Work with fixed project codes, input fields and a saved version of the budget. Check the reconciliation with your bookkeeping; a standalone spreadsheet does not replace invoices and other supporting documents.
Do I still need to log hours on a fixed project price?
That is useful for your own assessment. You can see how much time the agreed price actually takes and better budget a subsequent quote. Whether you need to account for your hours to the client depends on your arrangements.
How do I allocate general overheads per project?
For your internal calculation, you can choose an allocation key, for example a markup per hour spent. Apply this consistently and state the assumption. Do not book the same overhead costs again in your financial administration by allocating them internally to projects.
What do I do with a cancelled project?
Leg vast welk werk al is uitgevoerd, welke kosten en verplichtingen bestaan en wat contractueel over beëindiging is afgesproken. Maak vervolgens een eindafrekening op basis van die afspraken en het toepasselijke recht. Het volledige offertebedrag is niet automatisch altijd verschuldigd.
